Professzionális e-mailek írása és küldése

Akár munkát keres, akár új hálózati kapcsolatokat létesít, vagy egyszerűen csak a jelenlegi munkahelyén szeretne kiváló lenni, elengedhetetlen, hogy tudjon professzionális e-mail üzeneteket írni és küldeni.

Ez nehezebb lehet, mint amilyennek hangzik. Sok szakember hozzászokott ahhoz, hogy az e-mailekkel kapcsolatban nagyon lezser megközelítést alkalmazzon magánéletében. Míg a szleng, a hangulatjelek és a szöveges beszéd általában elfogadható, ha közeli barátoknak e-mailt küld, a munkahelyi levelezésben nem repülnek el. Fontos tudni, hogyan tisztítsa meg a kommunikációt, amikor szükséges.

Mikor kell szakmai e-mailt küldenie? Számos lehetőség kínálkozik. Lehet, hogy el kell küldenie kísérőlevelét egy potenciális munkáltatónak, a köszönőlevél kolléganőnek, aki vállalta, hogy referenciának, felmondási levélnek vagy ajánlólevélnek a megszerzésére kéri a jelenlegi főnökét.

Amikor professzionális e-maileket küld, nagyon fontos, hogy az üzenet tökéletes legyen. Nem akarja elrobbantani a lehetőséget azzal, hogy hibázik – akár az e-mailek küldésében, akár a nyomon követésében.

Ismerje meg, mit tartalmazhat az üzenetekben, mit nem, és hogyan zárhatja be, írja alá és küldje el az e-mail üzeneteket.

Szakmai e-mail irányelvek

Tekintse át ezeket a lépéseket, hogy kiváló minőségű professzionális e-mailt írjon, és mindig nagy benyomást kelt a címzettben.

Mit kell feltüntetni az e-mailben

• Tárgysor: A tárgysornak tömören kell kifejeznie az írás célját. A tárgysor lehet olyan egyszerű, mint „Köszönöm” vagy „Ajánláskérés”.
• Üdvözlet: Még ha nagyon rövid e-mailt ír is, tartalmazzon egy üdvözletet. Ha tudja az illető nevét, írja be. Hacsak nem utónevén áll az illetővel, nevezze a címén.
• Hossz: Legyen olyan tömör, amennyire csak lehetséges. Az emberek hajlamosak átfutni a hosszú e-maileket, ezért csak a lényeges információkat adják meg.
• Záró: Jelentkezzen egy rövid „Köszönöm”, „Legjobb” vagy más egyszerű üzenettel, majd a nevével. A legtöbb e-mail fiók lehetővé teszi, hogy minden e-mailbe aláírást ágyazzon be, amely tartalmazza a nevét, beosztását és elérhetőségeit. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy minden levelezést professzionálisabbá tegyen.

Mit ne tartalmazzon e-mail üzenetében

• Betű stílus: Kerülje a díszes, játékos vagy színes betűtípusokat; ezek egyszerűen elvonják a címzett figyelmét a tényleges üzenetről. Kerülje a félkövér és a dőlt betűk túlzott használatát, mert ezek az e-mailek zsúfoltnak tűnnek.
• Nagybetűs: Ne írjon csupa nagybetűvel sem; ez dühösnek vagy túlizgatottnak tűnik egy e-mailben.
• Hangulatjelek: Professzionális e-mailekben ne helyezzen el hangulatjeleket; őrizze meg ezeket személyes levelezéshez.

Tippek a tökéletes professzionális e-mailek biztosításához

Miután megírta az e-mailt, végezze el az összes alábbi lépést, mielőtt a „Küldés” gombra kattintana:

• Győződjön meg róla, hogy az üzenete teljes: Ellenőrizze még egyszer, hogy az e-mail tárgya ki legyen töltve aláírást tartalmazott, Ön a megfelelő kapcsolattartónak küldi el az üzenetet, és kitöltötte a Titkos másolat mezőbe, hogy másolatot küldhessen magának, hogy rögzítse az e-mail üzenetet.
• Igazolja e-mail üzenetét: Mielőtt megnyomná a küldést, ellenőrizze a helyesírást, valamint a nyelvtant és a nagybetűket is. Ugyanolyan fontosak az e-mail levelezésben, mint a papír levélben.
• Teszt e-mail küldése: Mielőtt ténylegesen elküldené az e-mailt, először küldje el magának az üzenetet, hogy ellenőrizze, működik-e a formázás, és semmi sem tűnik ki a helyéről. Ha minden rendben van, küldje el az e-mailt annak a cégnek vagy magánszemélynek, akivel kapcsolatba lép.
• Küldje el magának az e-mail üzenet másolatát: Használja a Titkos másolat mezőben elküldheti magának az e-mail üzenet másolatát, így nyilvántarthatja, hogy mikor és kinek küldte az üzenetet. Ezeket az információkat az elküldött mappában is megtalálhatja.
• Nyújtsa be a másolatait: Számos levelezőprogrammal beállíthat mappákat, hogy könnyebben megtalálja a fontos korábbi e-maileket. Állítson be mappákat az összes számára álláskeresési e-mailek és egyéb szakmai e-maileket, és az üzenetek elküldése után küldje el másolatait.

Tekintse át a professzionális e-mail-példákat