A legtöbb szakember a napjának jó részét e-mailekkel tölti. Az, hogy mit ír, és hogyan formázza és küldi el az üzenetet, különbséget tehet az e-mailek elolvasása, megválaszolása vagy a kukába kerülés között. Míg néhány embernek szüksége van egy ecsetelésre alapvető e-mail etikett, mások egyszerűen azért követnek el hibákat, mert túlterhelték őket a rengeteg kommunikáció.
Álláskeresése során valószínűleg sok e-mailt fog küldeni, beleértve kísérőleveleket, köszönőleveleket és üzeneteket az álláskereséssel kapcsolatos kapcsolatoknak.
Szánjon időt arra, hogy elkerülje a kínos hibákat, például valaki nevének elírását, és olyan megjegyzéseket írjon, amelyekre választ kapnak.
Tekintse át az e-mailek indításához használható üdvözléseket, az üzenetek indításának módját és a professzionális e-mailek küldésekor elkerülendő hibákat.
Tiszta tárgysort használjon
Törekedjen a tárgysor egyértelműségére. Válasszon valami közvetlenet, amely azonosítja az e-mail célját, például „megváltozott a találkozó időpontja” vagy „gyors lekérdezés az ajánlattal kapcsolatban”.
Kerülje el, hogy egy sárgarépát lelógatjon egy „informálnom kell...” jellegű ugratással, amely megpróbálja rávenni az olvasót, hogy nyissa meg az e-mailt, hogy elérje szándékát. Az emberek gyakran a tárgysor alapján döntik el, hogy megnyitnak-e egy e-mailt, ezért válasszon olyat, amely egyértelműen meghatározza a célját.
Használjon professzionális üdvözlést
Tartalmazzon egy megfelelő üdvözlés a körülményeknek és a címzettnek. Egyes üdvözletek e-mailben működnek, de normál levélben nem, míg néhány üdvözlet mindkettőnél működik.
Válasszon üdvözletet az alapján, hogy mennyire ismeri azt a személyt, akinek ír, és milyen típusú üzenetet küld. Például, ha ír valakinek, akit ismer, a „Szia Jim” megfelelő. A "Kedves Smith úr/Ms." megfelelő lenne állásra jelentkezéshez vagy üzleti levél írásához.
Ne nyisson meg egy e-mailt a "hé" szóval, amely nagyon informálisan hangzik, és általában nem használják a munkahelyen. Ezenkívül kerülje a "Sziasztok" vagy a "Sziasztok srácok" kifejezést, még akkor is, ha e-mailjei jellege hétköznapi.
Példák e-mail üdvözlésre
Íme néhány példa a professzionális e-mailek írásakor használható üdvözlésre.
- Kedves Keresztnév Vezetéknév (ez jól működik, ha nem ismeri annak a személynek a nemét, akinek ír)
- Kedves Keresztnév (ha e-mailt küld valakinek, akit ismer)
- Szia Keresztnév (Ha e-mailt küld valakinek, akit ismer)
- Tisztelt Mr./Asszony! Vezetéknév
- Tisztelt Mr./Asszony! Keresztnév családnév
- Kedves Dr. Vezetéknév
- Tisztelt Emberi Erőforrás Menedzser!
- Tisztelt munkaerő-felvételi vezető!
- Kit érinthet
Használja a megfelelő írásjeleket az üdvözlés után. Formálisabb e-mailekhez használjon pontosvesszőt a név után. Ismerősök vagy hétköznapi levelezés esetén használjon vesszőt az üdvözlő név után.
Kerülje el a gyakori hibákat
E-mail írásakor a következő hibák fordulnak elő, amikor az emberek gyorsan elsietnek egy üzenetet. Szánjon időt az üzenet áttekintésére, és hajtsa végre a következő lépéseket, mielőtt a küldés gombra kattintana, hogy elkerülje a könnyen elkövethető hibákat.
- Utoljára adja hozzá az e-mail címet. Ha nincs lehetősége egy e-mail elküldésének visszavonására, a címet adja hozzá utoljára, ha általában gyors ravasztja van. Csak akkor írja be a címzett nevét, ha biztos benne, hogy az e-mail készen áll.
- Kerülje el a "válasz mindenkinek" hibát. Vigyázzon a ravaszt ujjára, amikor megnyomja a „Válasz mindenkinek”. Gondolja át, hogy a listán szereplőknek valóban el kell-e olvasnia a mondanivalóját. Ügyeljen a lánc régebbi e-mailjeire is, amelyeket esetleg nem szeretne, hogy valaki a Válasz mindenkinek lássa.
- Lassan a humorral. A humort nehéz észrevenni egy e-mailben, mivel a hangnem nem feltétlenül fog átütni. Testbeszéd, arckifejezés vagy ütemezés nélkül a humor eldőlhet, vagy akár akaratlanul is megsértheti az olvasót. Játssz nyugodtan, és hagyd ki.
-
Lektorált. Ne essen abba a hibába, hogy azt gondolja, hogy az emberek megbocsátják az informális e-mailekben elgépelt hibákat, vagy hogy a hibákat tolerálják, ha a telefonján gépel. Az e-mailjei hibái miatt keményen ítélhetik meg Önt, különösen, ha azok elterjedtek. Ne hagyatkozzon a helyesírás-ellenőrzőre, amely gyakran rossz szót tud kiválasztani az Ön számára.
Lektorált e-mailjeit akárcsak bármely fontos dokumentumot. Különösen mindig ellenőrizze és ellenőrizze, hogy helyesen írta-e le az emberek nevét.
- Ne használjon hangulatjeleket vagy hangulatjeleket. Az e-mail üzenetek egyre inkább hasonlítanak a szöveges üzenetekre. A munkahelyi üzenetek manapság időnként felfelé mutató emojikat vagy mosolygós arcokat is tartalmaznak. Noha egyre gyakoribbak, kerülje a hangulatjeleket és hangulatjeleket a hivatalos levelezésben. Ha az e-mailben kapott üdvözlő üzenetben szerepel egy személy vezetékneve, ez biztos jele annak, hogy hagyja el a hangulatjeleket és a hangulatjeleket.
- Ne feledje, hogy az e-mail örökké tart. Gondolja meg kétszer, mielőtt valami személyes vagy bizalmas e-mailt küldene, kirúgna valakit e-mailben, becsmérelne valakit vagy haraggal válaszolna. Még a törölt e-maileket is fel lehet támasztani az adatmentésekből. Az ilyen jellegű interakciókat jobb lenne személyesen megtenni. Egy jó hüvelykujjszabály: Ne írjon olyan e-mailbe semmit, amelyet nem szívesen osztana meg nyilvánosan, például egy nyilatkozatban vagy a közösségi médiában.
Alkalmazza a 24 órás szabályt. Ha nem biztos abban, hogy el kell-e küldenie az üzenetet, várjon másnapig a döntéssel.
