A projektek egyik meghatározó jellemzője, hogy meghatározott ideig tart. Ez néhány héttől több évig terjedhet, és bizonyos esetekben nagyszabású építkezések vagy közmunkák esetén akár évtizedek is lehetnek.
A projektmenedzserek mérföldköveket használnak, hogy nyomon kövessék az előrehaladást, és biztosítsák, hogy a kulcsfontosságú eredményeket az ütemterv szerint érjék el.
A projekt mérföldköve nulla időtartamú feladat, amely a projektben elért eredményt jelöli. Arra használják őket, hogy megmutassák az előrehaladást és a haladást, és megmutassák az embereknek, hogy mi történik, még akkor is, ha nincsenek részletes ismereteik az oda vezető feladatokról. Ebből a szempontból nagyon hasznosak az érintettekkel való kommunikációban és az elvárások megfogalmazásában.
Mikor kell használni a projekt mérföldköveit?
A projektmenedzsment mérföldkövei a következők megjelölésére szolgálnak:
- A munka jelentős szakaszainak kezdete
- A munka jelentős szakaszainak vége
- Határidők
- Amikor egy fontos döntés születik
- Egyéb rögzített időpontok, amelyeket külön kell hívni
Milyen gyakran tegyen mérföldköveket tervébe
Egy képzés javasolhatja, hogy körülbelül havonta egyszer helyezzen el mérföldköveket a tervében. Ez rendben van, és jó hüvelykujjszabály, de használnod kell a szakmai megítélésedet. Néhány hónapban sok tevékenység lehet, a fontos találkozókat mérföldkőként jelölik meg, döntéseket hoznak és az egyik fázis lezárása és egy másik kezdete.
Más hónapokban előfordulhat, hogy a végrehajtásra koncentrálsz, de nagyon kevés dologgal, amihez mérföldkőhöz köthetsz.
Jelentéskészítési célból célszerű létrehozni egy okot arra, hogy minden jelentési ciklusban legalább egyszer legyen mérföldkő.
Hogyan jelennek meg a mérföldkövek a Gantt-diagramon
A mérföldkövek az egyik egy Gantt-diagram összetevői és gyémántként jelennek meg a diagramon. Nem normál feladatként jelennek meg, mert nulla az időtartamuk: más szóval nem vesznek igénybe időt. A Gantt-diagramon való tervezés céljából ezek egyszerűen megtörténnek.
Ha nem használ Gantt-diagramokat, akkor is használhat mérföldköveket. Itt vannak 5 alternatíva a Gantt-diagramokhoz: ezek használatával továbbra is beépíthet mérföldköveket a tervébe.
Ha személyesen szeretne rendszert maradni, és a projektmenedzsment szoftvere nincs teljesen integrálva a naptárába, kimásolhatja és beillesztheti a legfontosabb dátumokat a naplójába. Attól függően, hogy szeret dolgozni, ez emlékeztetheti arra, hogy mi várható.
Hogyan nevezzük el a mérföldköveket
A mérföldköveknek világos leírást kell tartalmazniuk a projekt ütemtervében, de nem olyannak, amely azt sugallja, hogy feladatról van szó. Tehát nem úgy kellene őket nevezni, hogy „megegyezés a 2. fázisba lépéshez”, hanem „kezdődik a 2. fázis”. Ha tükrözni szeretné a megállapodás megszerzésének erőfeszítéseit a 2. fázisba lépéshez, akkor adjon hozzá egy feladatot közvetlenül a mérföldkő előtt, hogy lefedje azt.
A mérföldköveknek így kell leírniuk az általuk képviselt időpontot:
- A tesztelési szakasz befejeződött
- PID jóváhagyva
- Szerződés aláírása
Sok projektmenedzser úgy dönt, hogy megszámozza a mérföldköveket a könnyebb áttekinthetőség érdekében. Ha munkalebontási struktúrát használ, akkor abból a számozást használhatja. Ellenkező esetben érdemes az M1-et, M2-t és így tovább használni, hogy egyértelmű legyen, mire gondol. Az egyértelmű elnevezési struktúra egyre fontosabbá válik a mérföldkövek számának növekedésével, ezért gondolja át, hogyan fogja ezt megtenni, ha projektje több hónapig tart.
A mérföldkövek aláírása
A mérföldkövek a projekt ütemtervének részét képezik, ezért ha az ütemterv kiindulási állapotú, fontolja meg a mérföldkövek aláírását.
Ha módosítania kell a mérföldkövek dátumát, használja a szabványt változás ellenőrzési eljárás a terv módosításához. Ez olyan egyszerű lehet, mint beszélgetni a projekt szponzorával, és tudatni velük, miért kell módosítani a dátumokat, vagy olyan formális, mint egy új ajánlott ütemterv összeállítása és egy tervezési bizottság elé adása ratifikálta.
A legjobb, ha használat előtt kitalálja, hogy mi lesz a mérföldkő kijelentkezési folyamata, ha van ilyen, hogy ne veszítsen időt a változtatásra.
Mérföldkövek használata a kommunikációhoz
A mérföldkövek hasznosak a kommunikációhoz és a jelentésekhez, mert a terv minimális ellenőrzési pontjait jelentik. Más szóval, ha kiveszi az összes többi feladatot, akkor is láthatja, hogy mi történik, és csak a mérföldkövek segítségével haladhat tovább a projekt.
Képesnek kell lennie arra, hogy kihúzza a mérföldköveket, és elhelyezze őket egy műszerfalon vagy projektjelentésben. Elég részletesen kell elmesélniük a projekt történetét ahhoz, hogy kielégítsék azokat az embereket, akiknek jelentést készítenek, általában a projekt szponzorát vagy egy másik végrehajtó csoportot, például az irányító csoportot (vagy projekt tábla). Minden hónapban vagy az Ön által használt jelentési gyakorisággal megmutathatja, hogy mely mérföldköveket sikerült elérni.
A mérföldkövekre vonatkozó jelentés meglehetősen egyszerű, és gyakran táblázatként történik. Felsorolja a mérföldkő leírását, az esedékesség dátumát, majd az új előre jelzett dátumot. Amikor a mérföldkő elérte és befejezettként jelölhető meg, akkor ezt a dátumot is hozzáadja. Remélhetőleg ugyanaz lesz, mint az előre jelzett dátum, de a projektek nem mindig működnek így.
Egy ilyen táblázat nyilvánvalóvá teszi, hogy mi készült el és mi a kiemelkedő. Képes lesz megtervezni a választ arra a kérdésre: „Miért nem értük el ezt a mérföldkövet?” mielőtt elmész és találkozna a szponzoroddal, vagy elküldöd a jelentést.
Ha a projektterv nagyon hosszú, és sok mérföldköve van, könnyebb lesz minden jelentési ciklusban leadni a teljesített mérföldköveket. Csak az abban a hónapban közelgő vagy befejezett mérföldkövekről számoljon be: a következő hónapban vegye le mindazt, amit utoljára teljesített hónapban, így nem növeli folyamatosan a jelentés hosszát azzal, hogy olyan munkáról mesél az embereknek, amelyről már tudják befejezett.
A mérföldkövek egy igazán hasznos projektmenedzsment eszköz a tervezéshez, ütemezéshez és jelentéskészítéshez, és könnyen használhatóak. Tegyen néhányat a következő projekttervébe, kövesse nyomon őket, és azon kapja magát, hogy megtanulja, melyik frekvencia működik a legjobban az Ön számára.
Mint minden projektmenedzsmentben, rugalmasan használja őket a kívánt eredmény eléréséhez, és használja ezeket a tippeket és iránymutatásokat saját döntéseihez.
