Az időgazdálkodás az egyik 10 tudásterület hogy a projektmenedzsereknek el kell sajátítaniuk, hogy megszerezzék a Project Management Professional (PMP)® minősítés a Projektmenedzsment Intézettől. Ez elengedhetetlen része a projekt menedzselésének, mert segít a projekt időben történő befejezésében.
A Project Management Body of Knowledge (PMBOK)® útmutató keretet kínál a projektidő-menedzsmenthez, amelyet azok számára, akik szeretnének megszerezni PMP® minősítés, és minden projektmenedzser számára hasznos lehet. Hét folyamatból áll:
- Tervezze meg az ütemtervet
- Határozza meg a tevékenységeket
- Sorozati tevékenységek
- Becsülje meg a tevékenységi erőforrásokat
- Becsülje meg a tevékenység időtartamát
- Alakíts ki ütemtervet
- Ellenőrzési ütemterv
Nézzük meg mindegyiket mélyebben.
Tervezési ütemezés kezelése
Ehhez a lépéshez létre kell hoznia a projekt ütemezésének kezeléséhez szükséges összes szabályzatot, eljárást és dokumentációt. A cél az, hogy útmutatást adjon a projekt ütemtervének kezeléséhez a teljes folyamat során.
Valószínűleg azonban nem lesz külön terve az ütemterv kezelésére. Amit itt dolgozol, annak nagy része a tiédbe kerül projektmenedzsment terv.
Határozza meg a tevékenységeket
Itt azonosíthatja és felsorolja azokat az egyes feladatokat, amelyeket a projekt során el kell végezni annak érdekében, hogy az összes teljesítendő eredmény teljesüljön. Ezt úgy teheti meg, hogy megnézi az egyes nagyobb projektek mérföldköveit, és azokat kisebb tevékenységekre bontja, amelyeket meg kell tenni a mérföldkő eléréséhez. A következő folyamathoz való továbblépéshez szüksége lesz a projektfeladatok eredménylistájára.
Sorozati tevékenységek
Ez a folyamat segít abban, hogy projektmunkáit a megfelelő sorrendbe állítsa, hogy hatékonyan tudja kihasználni a projekt erőforrásait, és a lehető leggyorsabban teljesíteni tudja. Ez magában foglalja a korábban létrehozott projekttevékenységek listáját, és az egyes feladatokat a megfelelő sorrendbe állítja. A folyamat végén áttekintheti a projektfeladatok közötti kapcsolatokat.
A PMBOK® Guide arról beszél, hogy ennek a folyamatnak a kimeneteként hálózati diagramot kell készíteni, de ez ritkán szükséges, és természetesen semmi olyan, amit kézzel kell megtennie. Ha hálózati diagramot szeretne készíteni, használhatja projektmenedzsment szoftverét. Végső soron azonban a függőségek listája, valamint a feladatok lehetséges kezdési és befejezési dátumai ugyanolyan jó és kevésbé időigényesek lesznek.
Tevékenységi erőforrások becslése
Miután a feladatokat a megfelelő sorrendben lefektette, a következő lépés az, hogy kitalálja, milyen erőforrások állnak rendelkezésére eléréséhez szükséges, beleértve az emberi erőforrásokat, a felszerelést és a kellékeket, valamint a szükséges mennyiséget minden egyes. Általában célszerű megkeresni egy szakembert ezen a területen, hogy pontos becslést kapjon a projektről.
A tevékenység időtartamának becslése
Ez az a lépés, ahol a kemény munka kiszámítja, hogy mennyi ideig tartanak az egyes feladatok. A folyamat során kiszámítja, hogy mennyi ideig tart az egyes tevékenységek elvégzése az Ön által azonosított erőforrások felhasználásával. Ne felejtse el figyelembe venni az erőforrások rendelkezésre állását és az ünnepeket. Legyen realista is: Csak azért, mert úgy becsüli, hogy egy feladat nyolc órát vesz igénybe, még nem jelenti azt, hogy reggelre elkészül.
Ütemezés kidolgozása
Végül összeállíthatja a projekt ütemezését. Az ütemterv kidolgozása a PMBOK® Guide egyik bonyolultabb folyamata. 13 részből áll, beleértve a fentieket, valamint a kockázatokat, a terjedelmet és a projektkörnyezethez kapcsolódó elemeket. Az ütemterv elkészítéséhez projektmenedzsment szoftvert is használhat.
Ellenőrzési ütemterv
Ez a folyamat biztosítja a projekt ütemtervének figyeléséhez és frissítéséhez szükséges eszközöket. Segít abban, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a változtatásokat megfelelően kezeli, és hogy kézben tartsa a projekt időzítését.
A projekt ütemtervének elkészítése és az azt követő nyomon követése sok munka, de érdemes tudni, hogy van egy ütemterve, amiben biztos lehet.
