A tapasztalt projektmenedzserek és a nagyvállalatoknál dolgozók szoftverrel és könyvelőkkel segítik őket a projekt költségvetésének összeállításában. De mi van, ha nem? Ha egy üres táblázatot vagy a projekt szponzorától kapott e-mailt bámulja, amelyben arra kéri, hogy állítsa össze a projekt pénzügyeit, akkor ez a cikk neked szól.
Megnézzük azt az öt dolgot, amit meg kell tennie az alapvető projektköltségvetés létrehozásához.
Használja a feladatlistáját
Először vegye fel a projekt feladatlistáját. Lehet, hogy van egy munkalebontási struktúra is, és ha van ilyen, akkor a legjobb, ha ezt használja. De a feladatlista addig működik, amíg átfogóan lefedi mindazt, amit a projektben meg kell tennie.
Ha nincs feladatlistája, ideje létrehozni egyet. Írjon le mindent, amit meg kell tennie, és azokat a dolgokat, amelyeket meg kell építenie, elkészítenie vagy befejeznie kell a projekt befejezése előtt. Nem kell bizonyos sorrendben lennie, de mindent tartalmaznia kell.
Végül ebben a lépésben adjon ötleteket a projektcsapatával, mert biztosan van valami, amit elfelejtett. Sok fej jobb, mint egy!
Becsülje meg az egyes összetevőket
Most nézze át a listát, és számítsa ki az egyes tételek árát. Például egy olyan feladat, amely azt mondja, hogy „találkozók létrehozása a követelmények megvitatására”, magában foglalhatja a beszerzést és a bérbeadást, a tárgyalótermek lefoglalását vagy a szükséges erőforrások, például kivetítő vagy flipchart tollak vásárlását. Ennek költsége van, ezért kérjen árajánlatot szobabérlésére és a többi felszerelésre, és jegyezze fel.
Csináld ezt a feladatlistán szereplő összesnél, így végül minden tételhez árat kell fizetni. Előfordulhat, hogy egyes projektfeladatokhoz nincs ára csatolva, és ez rendben van.
Adjon hozzá becsléseket együtt
Ezután adja össze az összes becslést. Ezt a legegyszerűbb úgy megtenni, ha elkészít egy listát az elemekről egy táblázatban, hozzáadja a költségeket a következő oszlopban, majd összegzi az oszlopot az alján. Hagyja, hogy a táblázat kiszámolja helyetted! Ez lesz az Ön költségvetési táblázata.
Célszerű a költségeket is kategóriákba csoportosítani, így könnyen láthatja, hová megy a pénz nagy része. Használjon olyan kategóriákat, mint a „Projektindítás”, „Infrastruktúra” vagy „Képzés” – válasszon olyan csoportosításokat, amelyek jelentenek valamit a projekt kontextusában.
Adja hozzá a rendkívüli eseményeket és az adókat
Jó lenne, ha lenne kristálygömbje, és 100%-os pontossággal meg tudná jósolni ezeket a költségeket, de valószínűleg nem érzi magát biztosnak a képességében! Itt jön be az esetlegesség. Ez egy pénzalap, amely azon alapul, hogy mennyire érzi magabiztosnak a becsléseket. Nem kapcsolódik semmilyen konkrét feladathoz. Ez egy általános „vészhelyzeti pot” arra az esetre, ha valamit rosszul csinálna, vagy tévedésből kihagyott valamit.
Ha nem tudja, mennyi feltételt kell hozzáadnia, használja a harmadik lépésben létrehozott teljes összeg 10%-át. Ez egy nem tudományos feltételezés, amelyet sok projektmenedzser használ, és egy kis tompítást ad a költségvetésben, ha szüksége lenne rá.
Adjon hozzá egy sort a költségvetési táblázatához az alján, amelyen a „Választhatóság” felirat szerepel, és adja meg a felhasznált százalékot.
Ne felejtsen el hozzáadni minden olyan forgalmi adót vagy egyéb adót, amely még nem szerepel kifejezetten az egyes sorokra vonatkozó becslésekben.
Mindezt összeadva ez lesz a végső költségvetési összeg.
Szerezzen jóváhagyást
Az utolsó lépés az, hogy a menedzserét vagy a projekt szponzorát hagyja jóvá költségvetése. Beszélje meg velük, hogyan állítja össze, és milyen elemek alkotják a teljes költségvetését.
Ez az! A projektköltségvetés alapvető projektmenedzsment készség, és ez az útmutató segít Önnek a projekt költségvetésének elkészítésében.
