A nulla alapú költségvetés úgy hangzik, mint az egyik olyan ötlet, amelyet a kezdő vállalkozók bevezetnek egy beszélgetésbe, amikor le akarják nyűgözni az ipar kapitányait és az angyal befektetőket. De ennek a koncepciónak nem kell elriasztania vagy arra késztetnie, hogy minden hálózati eseményen használja. Ehelyett értse meg, hogy ez az üzleti menedzsment kezdetleges megközelítése, amelyet a vállalatok minden esetben alkalmaznak léptékű, a mikrovállalkozásoktól a multinacionális vállalatokig, és ez is segítheti vállalkozásának növekedését fenntarthatóság.
Nulla alapú költségvetés
A „nulla alapról” indulva (azaz egyenlegek vagy átvitt kiadások nélkül) a vállalat naptárában minden egyes időszak teljes egészében az adott időszak szükségleteihez és költségeihez viszonyítva kerül költségvetésbe. Legyen szó akár egy hónapról, egy negyedévről vagy évente, egy időszak bármely olyan időmérés lehet, amely a legjobban működik az Ön vállalkozása számára.
Új időszak kezdetén a pénzügyi igények és az indokolt kiadások az elsődlegesek ráfordításokat a vállalat költségvetésére, függetlenül attól, hogy a költségvetés magasabb vagy alacsonyabb volt az előzőnél időszak. Amikor a következő időszak kezdődik, visszatér a nulla bázishoz, és megismétli a folyamatot.
Hogyan működik
A hagyományos költségvetés-tervezés vagy költségalapú költségvetés-tervezés magában foglalja a vállalat működésének irányítását a korábbi időszakok költségvetése alapján. Például, ha egy vállalat 5 százalékos termelésnövekedéssel számol egy új ügyfél megszerzésének köszönhetően, akkor egyszerűen hozzáad 5 százalékkal a költségvetést az előző időszakhoz képest. A költségalapú költségvetés azt feltételezi, hogy minden korábbi termelési és működési kiadás szükséges, és további elemzés nélkül folytatja e funkciók költségvetésének fenntartását.
A nulla alapú költségvetésben minden kiadást minden időszakban indokolni kell, így a visszatérő kiadásokat felülvizsgálják, majd szükség szerint jóváhagyják, módosítják vagy megszüntetik. Az új kiadásokat pedig ugyanolyan figyelemmel elemezzük, mint a hagyományos költségvetés-tervezésben, de mindig annak tudatában, hogy a költségeket a hatékonyság és az érték szempontjából optimalizálni kell.
Például, ha Ön egyéni vállalkozó, aki kreatív papíráru-céget vezet otthonából, akkor dönthet úgy, hogy nulla alapú költségvetést valósítson meg a hatékonyság növelése érdekében, miután úgy döntött, hogy nemzetközivé teszi és szállítja vállalkozását tengerentúli. Az egyik terület, amelyet ez érinthet, a nyomtatási költségek. Egy átfogó felülvizsgálat után rájött, hogy ellensúlyozhatja a hozzáadott szállítási költségeket és lerövidítheti az átfutási időt két új nyomtató vásárlása és a nyomtatótinta tömeges vásárlása, köszönhetően egy helyi partnerrel támogató. Minden időszakban át kell tekintenie az összes kiadást vagy kiadásait annak megállapítása érdekében, hogy a költség indokolt-e a költségvetésben, és megtérül-e a befektetés értéke.
Hogy kezdjed
A nulla alapú költségvetési módszer elindításának lépései egyszerűek:
- Határozza meg a célját. Reméli, hogy 10 százalékkal növeli a bevételt? Szeretné 2 százalékkal csökkenteni a költségeket? A célnak mérhetőnek és elérhetőnek kell lennie a kiválasztott időkereten belül.
- Gondolja át, hogyan érheti el ezt a célt. Mi van az arzenáljában, amivel módosíthatja a költségeket, a hatékonyságot vagy az erőforrásokat a cél elérése érdekében?
- Tekintse át a lehetőségeit a 2. lépéstől kezdve. Egy feladat végrehajtása segítene a cél elérésében? Vagy több lépést kell végrehajtania? És ha igen, idővel külön-külön, vagy egyszerre dobja ki őket?
- Rögzítse új feladata(i) prioritásait, és dokumentálja a megvalósításhoz szükséges költségeket.
- Értékelje minden az elkövetkező időszakban szükséges költségeket és kiadásokat az Ön vállalkozásának (vagy annak a részlegnek, amelyet a cél elérése érdekében módosítani kíván) minden területén. Tartalmazza a 4. lépésben dokumentált új feladat(ok) szükséges költségeit.
- Ha az értékelés megfelel az Ön jóváhagyásának, és minden kiadás indokolt, vegyen részt a végrehajtásban, és kövesse a költségvetését.
- Az időszak végén vizsgálja meg méréseit, és állapítsa meg, hogy elérte-e a kitűzött célt. Gördülékenyen ment a megvalósítás? Ha hibákat követtek el, szeretne-e kiigazodni és továbblépni a folyamatban a következő időszakban? Vagy teljesen megszakítja a feladato(ka)t?
- Kezdje elölről az 1. lépéssel egy új időszak elején.
Miért lehet megfelelő az Ön számára
Részletes felépítésének köszönhetően a nulla alapú költségvetés-tervezés lehetővé teszi a vállalkozások tulajdonosai számára, hogy új stratégiákat építsenek be egy bizonyos időn keresztül anélkül, hogy félnének a fenntarthatóság elvesztésétől. A gyakran gördülő alapon beállított folyamat lehetőséget kínál a cégtulajdonosoknak, hogy elmélyüljenek saját tevékenységükben megvalósítási terveket, és kerülje el a carte blanche költségvetés-emeléseket, amelyek esetleg sokáig nem térülnek meg időszakok.
További előnye ennek az üzletvezetési módszernek, hogy hatékonyan csökkenti a napi működés költségeit. Az erőforrásokat csak akkor osztják ki, amikor szükség van rájuk, ami csökkenti a pazarlást és a redundanciát, miközben növeli a kommunikációt a részlegek között, amelyek jobb koordinációt igényelnek a költségvetésben maradáshoz.
Miért nem megfelelő az Ön számára
Igaz, a módszer csökkentheti a működési költségeket a nagyvállalatok számára, de ez gyakran azt jelenti, hogy a nem bevételt termelő részlegek rövidre cserélhetők vagy alulfinanszírozottak lehetnek. Ahol a költségvetés egyes területei, például a termelés vagy az értékesítés könnyen indokolják a kiadásaikat, más szükséges funkciókat mint például az ügyfélszolgálat vagy a kutatás-fejlesztés, nehezebb dolga van a kiadásaikat túlzottan igazolni minimális.
A nulla alapú költségvetés másik hátránya, hogy időigényes lehet a költségalapú költségvetéshez vagy a tevékenységalapú költségvetéshez képest. Ez különösen igaz a nagyobb cégekre, de igaz a kisvállalkozások tulajdonosaira is. Minden soron végigmenni minden időszakon, ami indokolja annak szükségességét, munkaigényes és nem hatékony időfelhasználás lehet.
Ahova elvihet
Vállalata méretétől függetlenül a nulla alapú költségvetés-tervezés megköveteli, hogy közelebbről megvizsgálja, mi generál értéket a folyamatában. Bár időigényes, ez egy olyan módszer, amely helyesen alkalmazva nagyobb fenntarthatóságot és kiegyensúlyozott növekedést eredményezhet.
Végső soron minden vállalkozó, aki úgy dönt, hogy nulla alapú költségvetést használ a működéséhez, ezt megteszi minden bizonnyal megtanulják, hogy milyen fontos időt és erőforrásokat fektetni vállalkozásuk hatékonyságának növelésére érték.
