A kormányzati szervezetek akkor vállalnak projekteket, amikor az emberek munkájának bizonyos szempontjait meg kell változtatni. Szerint a Projektmenedzser intézet, a projekt „ideiglenes csoportos tevékenység, amelynek célja egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény létrehozása”. Amikor egy projekt megváltoztatja, hogyan egy A szervezet üzleti tevékenységet folytat, a projekt végtermékei beépülnek a napi munkába, és ezáltal javítják a szervezet munkáját örökkévalóság.
Lehet, hogy könnyűnek hangzik, de nem az. A változás nehéz, és a projektek nagyon könnyen kifuthatnak a sínekről. Minden nap olyan kihívásokat hoz, amelyek veszélyeztetik a projekt előrehaladását és végső sikerét. E veszély leküzdéséhez a projekteknek bizonyos létfontosságú elemekre van szükségük. A következő elemek betartásával egy projektnek nagy esélye van a sikerre.
Elkötelezett projekttámogató
A projekt szponzora a szervezet azon magas szintű személye, aki a projekt tulajdonjogával rendelkezik. Egy elkötelezett projektszponzor elvárja a projekt sikerét, és mindent megtesz annak érdekében, hogy a siker megvalósuljon.
A projekt szponzorának négy elsődleges feladata van a projekttel kapcsolatban. Először is a szponzor támogatja a projektet. Nyilvánosan és magánéletben szurkol a projektcsapatnak. Másodszor, a szponzor támogatja a projekt menedzser. Amikor a projektmenedzsernek el kell távolítania az akadályokat, segítségül hívja a szponzort, mert a szponzornak megvan a szervezeti befolyása ahhoz, hogy a dolgok megtörténjenek. Harmadszor, a szponzor összehangolja az erőforrásokat azáltal, hogy közvetlenül biztosítja azokat, vagy más magas szintű emberekkel együttműködve szerez erőforrásokat. Ha a szponzor egy projekt erős bajnoka, a szponzor társai nagyobb valószínűséggel járulnak hozzá jelentős forrásokkal. Negyedszer, a szponzor megkönnyíti a döntéshozatalt. Amikor a projektcsapat elakad, a szponzor közvetítheti a döntést, vagy meghozhatja a döntést.
A szponzor folyamatosan tájékoztatja a projektvezetőt. A kettő együtt dolgozik annak megállapításán, hogy a szponzornak mikor kell közbelépnie, és erőteljesebben gyakorolnia kell a szponzor felelősségét a projektmenedzser támogatása érdekében. Például egy projektmenedzsernek gondot okozhat az információszerzés a szervezet pénzügyi osztályától. A projekt szponzora megkeresheti a pénzügyi vezetőt a helyzettel kapcsolatban, és kérheti, hogy az információszerzési feladat prioritást élvezzen a versengő feladatoknál.
Világos célok és hatókör
Mielőtt egy projekten munkát végeznének, vagy akár megterveznék, a projektszponzornak meg kell fogalmaznia a projekt céljait és hatókörét. A célok azok a nagy dolgok, amelyeket a projektnek el kell érnie. Vegyünk például egy szoftverfejlesztési projektet. Az emberi erőforrások osztálya jól ismert testreszabható üzleti szoftvert használ a bérszámfejtéshez. A szervezet a tanulásmenedzsmenthez szeretne modult hozzáadni. A projekt célja a tanulásmenedzsment szoftver testreszabása a szervezet üzleti igényeihez, és integrálása a meglévő bérszámfejtési rendszerbe.
A hatókör határozza meg a projekt paramétereit. Folytatva a szoftverprojekt példájával; ennek a projektnek a hatóköre a tanulásirányítási rendszer bevezetésére és a bérszámfejtési rendszerbe való integrálására korlátozódik. Sokszor hasznos lehet azonosítani azokat a dolgokat, amelyek kívül esnek a hatókörön, hogy megértsük, mi tartozik a hatókörbe. Ehhez a projekthez nem lehet további modulokat hozzáadni. A számviteli osztály nem tud eljönni a projektmenedzserhez, és nem kérhet számlázási, kintlévőségi vagy szállítói modulokat.
Modul hozzáadása a projekt meghatározása után lehetővé teszi körkúszás. A jó projektszponzorok és projektmenedzserek óvakodnak a hatókör elcsúszásától, és nagyon vonakodnak hozzáadni a hatókört a projekt közepén. A projekt hatókörének növelése növeli a projekt erőforrás-igényét, például időt és pénzt. Ezenkívül a további hatókörön végzett munka veszélyezteti a munkatermékek minőségét.
Jó projektmenedzser
A projektmenedzser megtervezi a munkát és megszervezi az erőforrásokat a projekt megvalósításához. Ez a személy a kapcsolat a projekt szponzora között, aki a jövőképet meghatározza, és a projektcsapat között, aki azt megvalósítja. Adott esetben és időben a projektmenedzser behozza érdekeltek bemenetet ajánlani.
A projektmenedzserek általában a következő tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek segítik őket a projekt megvalósításában:
- A projektmenedzserek tervezők. Átgondolják a munka sorrendjét, és tudják, minek kell történnie, miután a csapat befejezte az adott feladatot. Jó terveket készítenek, de azt is tudják, mikor kell rugalmasnak lenni, és mikor kell eltérni a tervtől.
- A projektmenedzserek megbízhatóak. A mások munkájától függő sikerük miatt a projektmenedzsereknek szükségük van az emberekre, akik bíznak jó szándékukban és hozzáértésükben. A bizalom különösen fontos a projektmenedzser és a projektszponzor közötti kapcsolatban.
- A projektmenedzserek általában azok extrovertált mert munkájuk túlnyomó többsége a kommunikációból áll.
Elszámoltatják az embereket kötelezettségeikért. Íme egy példa. A projektcsapat egyik tagjának felügyelője elmondta a projektmenedzsernek, hogy a csapattag heti négy órát tud a projektnek szentelni. Ez a csapattag egymás után két heti értekezletről hiányzott, és nem ért előre a munkalebontási struktúrában kijelölt feladatai teljesítésében. Az első elmulasztott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapattaggal, hogy megbeszéljék a hiányzást és az elmulasztott határidőket. A csapattag azt mondta, hogy sokkal sürgetőbb prioritásai vannak. A projektmenedzser gyanította, hogy ez nem igaz, ezért a második elmaradt találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapattag felettesével. A felügyelő azt mondta a projektvezetőnek, hogy gondoskodik arról, hogy a csapattag viselkedése megforduljon.
Elkötelezett érintettek
Az érintettek egy projektben olyan emberek, akiknek érdekük fűződik a projekt sikeréhez, de nem tagjai a projektcsapatnak. Nem gondolnak napi szinten a projektre, mint a projektmenedzser vagy a projektcsapat tagjai megtenni, de szeretnének nyomon követni a kritikus döntéseket és az általános előrehaladást a projekt irányába célokat.
Az érdekelt feleknek megvan a motivációjuk, hogy lépést tartsanak a projekttevékenységekkel, de ez a projekt a menedzser felelőssége, hogy olyan módon hozza őket a körbe, amely elősegíti a munkát a projekt felé célokat. Ez sok esetben kényes egyensúlyt igényel a túl sok és a túl kevés bevitel között. Az érintettek nem tudnak minden döntést mérlegelni. Ez megzavarná a projektet, és minden döntést harcba hozna. Ezzel szemben az érdekelt feleket nem lehet kizárni, mert szinte minden projekt fontos szempontja kielégíti az érintetteket.
Elkötelezett projektcsapat-tagok
A projektcsapat tagjai elvégzik a projekt munkáját. Sokszor a projektcsapat tagjait a szokásos feladataik mellett rendelik egy projekthez, ami azt jelenti, hogy nem csökken az egyéb munka, amely kompenzálja a projekt által okozott többletmunkát. A projektmenedzserek segíthetnek a csapattagoknak tárgyalni feletteseikkel ebben a kérdésben, de a projektmenedzsernek nincs befolyása a projektcsapat tagjainak projekten kívüli felelősségére.
Nagyon értékes a csapattagok elkötelezettsége a projekt iránt. Elhivatottság nélkül csúsznak a határidők, a munkatermékek pedig nem jó minőségűek. Az elkötelezett csapattagok motiváltak abban, hogy a projekt céljait időben, a költségvetésen belül és a minőségi elvárásoknak megfelelően teljesítsék.
