Az egyik fontos tény az emberi erőforrásokkal kapcsolatban, hogy rengeteg papírmunkája van. Tonna és tonna és tonna. Igaz, manapság sok minden elektronikus, de az elv megmarad. A HR nyilvántartást vezet. És meg kell őriznie ezeket a nyilvántartásokat. De az alapvető kérdés, hogy mennyi ideig kell a HR-nek megőriznie az alkalmazottak iratait?
Íme a HR nyilvántartás vezetésének alapvető irányelvei. Ne feledje azonban, hogy az állam törvényei eltérhetnek ezektől az irányelvektől. Ha az állami törvények és a szövetségi törvények ütköznek egymással, mindig őrizze meg a nyilvántartást a hosszabb követelmény alapján. Jobb túl sokáig tartani valamit, mint nem elég sokáig.
A következő rekordmegőrzési szabványok az Emberi Erőforrás Menedzsment Társaság (SHRM) információin alapulnak.
Meddig kell vezetnie a felvételi nyilvántartást
El kell mentenie az összes önéletrajzot, interjúfeljegyzést, jelentkezést és álláshirdetést, sőt még a a pályázók nyomkövető rendszerében végzett keresései az állásajánlat meghozatala után egy évig készült. Tehát, ha interjút készít egy jelentkezővel, és az egész folyamat három hónapig tart, akkor csak a
Miért kell ezt tennie? Ha valaki megkérdőjelezi felvételi döntését, meg kell mutatnia, hogy az volt nem diszkriminatív illegálisan bármilyen módon, formában vagy formában. Olyan törvények, mint a Amerikai fogyatékossággal élők törvénye, VII. cím és még sok más bizonyítania kell, hogy megfelel a követelményeknek. Ezen nyilvántartások vezetése segít ebben.
Meddig kell vezetnie a kábítószerteszt-nyilvántartásokat
Ha igényli drogteszt előfoglalkoztatás esetén a teszteredmények a felvételi jegyzőkönyv részét képezik, és ezek egy példányát egy évig meg kell őrizni. Ha további drogtesztet végez, akár munkahelyi incidens miatt, akár véletlenszerű ellenőrzés részeként, ezeket a nyilvántartásokat is meg kell őriznie egy évig.
Ha azonban Önre a Közlekedési Minisztérium előírásai vonatkoznak, akkor a drogteszt-nyilvántartások minimális időtartama öt év.
Meddig kell megőrizni a bérszámfejtést/órakártyát stb.?
A törvény megköveteli, hogy ezeket a nyilvántartásokat három évig megőrizze, de a közelmúltbeli perek azt jelentik, hogy okosabb lenne hosszabb ideig megőrizni őket. Nyilvántartást szeretne vezetni arról, hogy az egyes alkalmazottak mennyi fizetést kaptak, és hány órát dolgoztak a vállalatnál töltött teljes időtartama alatt. Őrizze meg nyilvántartását legalább öt évig a munkavállaló távozása után, függetlenül az októl.
A felmentett munkavállalók esetében természetesen nem kell munkaidő-nyilvántartást vezetni, hiszen a fizetésük a ledolgozott órák számától függetlenül azonos.
Ha azonban valaha tévesen minősített egy alkalmazottat mentesítettnek, amikor nem kellett volna mentesülnie, ezek a ledolgozott órák nyilvántartása segítséget nyújthat a túlórák kifizetéséhez. Ne felejtse el feltüntetni, hogy a vállalat hogyan számította ki a fizetést. Például nyomon kell követnie, hogy egyenes fizetés, fizetés plusz jutalék, túlóra, darabmunka vagy egyenes órabér volt-e.
Ezt nem csak fizetési és adózási kérdésekben kell megtennie, hanem sok más döntés is a ledolgozott órák számától függ. Például az FMLA-ra való jogosultság az egy évben ledolgozott órák számától függ. Ha részmunkaidős mentesített alkalmazottja van, érdemes megfontolni az időrögzítés előírását az FMLA jogosultságának megállapításához. Azt is be kell tudnia bizonyítani, hogy fizetett a dolgozóinak minden ledolgozott óráért.
Meddig kell megtartania az I-9 űrlapot
Őrizze meg az alkalmazotti I-9 nyomtatványt, amelyet a személyzeti nyilvántartásaitól elkülönítve tárolnak, a munkavállaló felvételét követő három évig és a munkaviszony megszűnését követő egy évig, attól függően, hogy melyik következik be.
Ezeket az űrlapokat a személyzeti aktáktól elkülönítve tárolja, így ha a kormány kéri az ellenőrzésüket, a dolgozók nem férhetnek hozzá az alkalmazottak személyzeti nyilvántartásában lévő többi információhoz.
Mennyi ideig kell megőrizni az egészségügyi/nyugdíjellátási információkat
Legalább hat évig meg kell őriznie az összes juttatásra vonatkozó tervét. A bíróságok úgy ítélték meg, hogy ha egy alkalmazott beperli Önt, mondván, hogy például magasabb nyugdíjat érdemel, az a munkáltató felelőssége annak bizonyítása, hogy nem tartozik többel, nem pedig a munkavállaló felelőssége annak bizonyítása, hogy van csináld. Őrizze meg az összes összefoglaló tervleírást.
Ha vannak korábbi alkalmazottai, akik jogosult COBRA-ra, meghosszabbítva egészségügyi előnyeiket, ezeket a nyilvántartásokat is meg kell őriznie hat évig, csak a biztonság kedvéért. A törvény nem határozza meg a megőrzést, de mivel ez a munkavállalói nyugdíjjövedelem biztonságáról szóló törvény (ERISA) alapján alkalmazható, ez a törvény hat évig megőrzést ír elő. A biztonság kedvéért ne dobja ki ezeket a lemezeket.
A pontosításért lásd a Cornell Law School Legal Information Institute for the Employee Retirement Income Security Act (ERISA) törvényt.
Meddig kell megőriznie az FMLA-rekordokat
Amikor egy alkalmazott FMLA-t kér, meg kell őriznie ezt a papírnyomot, még akkor is, ha három évig megtagadja a szabadságot. Ügyeljen arra, hogy nyomon kövesse az egyes alkalmazottak szabadságát – mikor kezdődött és mennyi időt vett igénybe. Ha a munkavállalónak időszakos FMLA-ja van, ügyeljen arra, hogy kövessen minden szabadságot és dokumentálja az órák számát használt. A dátumokat és az órák számát dokumentálni kell. Ne feledje, hogy az időszakos szabadság napi néhány órára, vagy heti néhány napra is igénybe vehető. Dokumentálja az egészet, és őrizze meg ezeket a feljegyzéseket.
Ne feledje, ez nem egy átfogó lista, és csak a szövetségi törvényekre vonatkozik. Önre további iratmegőrzési törvények vonatkozhatnak, ha például Ön szövetségi vállalkozó, vagy ha az Ön állama eltérő szabványokat alkalmaz. Ha kétségei vannak, ne dobja ki.
A nyilvántartás vezetésével és a kötelező jelentéstétellel kapcsolatos további forrásokhoz férhet hozzá az Emberi Erőforrás Menedzsment Társaságnál (SHRM).
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk hitelesek, de nem garantálják a pontosságot és a jogszerűséget. Az oldalt világszerte széles közönség olvassa ésmunkaügyi törvények és a szabályozás államonként és országonként eltérő. Kérem kérjen jogi segítséget, vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati források segítségét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései megfelelnek az Ön tartózkodási helyének. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.
