Egy rendezvény egyik legfontosabb szórakoztató eleme a nagyszerű kiválasztása vezérszónok és más előadók napirendre. Amikor külső előadót alkalmaz a szerep betöltésére, rendezvényszervezők vagy közvetlenül szerződhet egy professzionális előadóval, vagy támaszkodhat egy előadóiroda szakértelmére. Legyen szó belső vezetőről, iparági vezetőről vagy professzionális előadóról, egy sikeres program a tervezési folyamat korai szakaszában azonosítja az előadókat.
Tanács egy szakértőtől
Diane Goodman, elnöke A Goodman Speakers Bureau, Inc. Windsorban a CT elismert iparági vezető szerepet tölt be abban, hogy professzionális és országosan elismert előadókat és előadókat biztosít vállalati és szervezeti eseményekhez. Szakértő szerzője Túlélni a keresést: Hogyan célozzuk meg és válasszuk ki a legjobb professzionális hangszórót, 12 oldalas alapozó találkozó- és rendezvényszervezőknek.
Goodman az útmutatót egy ellenőrző listaként építette fel, amely hasznos tippeket és kérdéseket tartalmaz, amelyekkel a kezdő és tapasztalt találkozószervezőknek belsőleg kell foglalkozniuk, mielőtt felvesznek vagy kiválasztanak egy előadót.
Mi a teendő a vitaindító hangszóró kiválasztása előtt
Mindenekelőtt, mint minden eseménynél, az előzetes tervezés mindig hasznos, és időnként kritikus ahhoz, hogy a rendezvény legjobb előadóját találhassuk meg. Sokkal könnyebb megszerezni a legjobb előadókat, ha legalább 6-12 hónappal az esemény előtt tervezel. A profi vagy ismert előadók lefoglalásának normája egy év volt. Természetesen ez nem mindig ésszerű vagy reális, és ma már ismert, hogy a foglalás csak néhány hónappal korábban történik. Ha tudsz segíteni, ne ess pánikba a válság idején. Később meghálálod magadnak.
Annak érdekében, hogy elég felkészült legyen a vezérszónok keresésének megkezdésére, Goodman azt tanácsolja, hogy a következő lépéseket tegye minden esemény- és értekezlet-tervező kezdeti belső ellenőrzőlistájába:
- Határozza meg a találkozó logisztikáját/ütemezését
- Értsd meg a közönséget
- Rögzítse a találkozó célját
- Határozza meg a beszélő elvárásait
- Benchmark siker
Csak miután ezeket a feladatokat átgondolta (és esetleg más, az eseményre vagy találkozóra jellemző feladatokat), akkor kezdje meg a kulcsszó keresését. Egy főelőadó több különböző szerepet is betölthet egy konferencián vagy értekezleten. A találkozóhoz szükség van egy vállalati előadóra, vagy a közönségét jobban szolgálná egy inspiráló vagy motiváló előadó? Ezen ellenőrzőlista végighaladása nem csak jobb keretet biztosít a hangszórók vezetéséhez keresést, de időt takarít meg a háttérben, amikor belső jóváhagyást kap az első választása esetén hangszóró.
Mi a teendő a vezérszónok keresése közben
Ha ismeri a találkozó koncepcionális irányát, jobb élményben lesz része megfelelő előadót találni. A legtöbb rendezvényszervező nem maga a keresési és kiválasztási folyamatban akad el, hanem a főelőadók díjának megtárgyalásában.
A megjelent könyvekkel rendelkező professzionális előadók akár 10 000 és 20 000 dollár között is irányíthatnak cégeket, nem számítva az események utazási költségeit. Ezzel szemben a New York Times bestseller-írója akár 40 000 dollárt is beszedhet beszédjegyenként. Noha ezek a számok rendkívül magasnak tűnhetnek azoknak a rendezvényszervezőknek, akik még csak most ismerkedtek a főelőadói térrel, a díjakat viszonylagosan meg kell közelíteni. Hogyan viszonyul az előadó díja, mondjuk a reggeli ellátás költségeihez vagy a találkozón várható létszámhoz?
Alsó vonal
Mivel a rendezvényszervezők a belső és külső arculatként szolgálnak üzleti találkozó, az előadóválasztás ilyen típusú strukturált megközelítése segít a költségvetéshez szükséges belső jóváhagyások megszerzésében, valamint a program előremozdításában.
Amikor találkozó tervezése, két forgatókönyv egyike fordul elő: az üzleti megbeszélés dátumát tartalom nélkül hagyják jóvá, vagy az üzleti megbeszélés dátumát nem hagyják jóvá megerősített tartalom nélkül.
Goodman megközelítése azt javasolja, hogy a rendezvényszervezőknek alaposan ismerniük kell a találkozót, és ki fogja részt venni, milyen üzeneteket kommunikálnak, milyen típusú előadóra van szükség, és mi vált be múlt.
Ezek a lépések, némi ütemezési rugalmassággal és előzetes tervezéssel kombinálva sikeres programot eredményeznek.
