Ha összetett üzleti követelményt határoztak meg, a vállalat készen áll arra, hogy találjon szállítót a követelmények teljesítésére. Az első lépés eladót találni az ajánlatkérés (RFP) létrehozása és kiküldése. Az RFP dokumentumnak részletesen tartalmaznia kell az üzleti követelmény minden aspektusát, és azt, hogy a vállalat mit vár el egy potenciáltól eladó hogy teljesítse az ajánlatkérőben meghatározott követelményeket. Az eladó ajánlatot készít az ajánlattételi felhívásban meghatározott követelmények ismeretében, és a versengő ajánlatok úgy értékelik, hogy elkészítsék a nyertes szállító kiválasztását vagy a szállítók rövid listáját, akik ezután prezentációkat tartanak a vállalat.
Az ajánlatkérés dokumentumának meghatározása
Az RFP dokumentum kulcsfontosságú egy olyan szállító megszerzéséhez, aki képes teljesíteni az ügyfél üzleti követelményeit. Ha a dokumentum hibás, kétértelmű követelmények, hiányzó követelmények vagy ésszerűtlen a szállítóra vonatkozó követelményeket, akkor az ajánlatkérési folyamat hiányos ajánlatokhoz, vagy bizonyos esetekben semmilyen ajánlathoz vezet. egyáltalán. A szállítóknak nem kell minden beérkezett ajánlattételre ajánlatot benyújtaniuk, és még ha teljesíteni is tudnák az ajánlatkérési követelményeket, előfordulhat, hogy nem lesz elegendő kapacitásuk a követelmények időben történő teljesítésére. Az utóbbi gyakran előfordul, amikor az ügyfél ajánlattételi ajánlatokat küld kisebb szállítóknak, akik vezető szerepet tölthetnek be a szakterületükön, de nem rendelkeznek az ügyfél igényeinek kielégítéséhez szükséges eszközökkel vagy kapacitással.
Minden RFP eltérő lesz a meghatározott követelmények és az ügyfél speciális igényei alapján. Még ugyanazon a cégen belül is előfordulhat, hogy az RFP-dokumentum fókusza eltérő lehet az elsődleges követelményektől függően. Egyes ajánlatkéréseknél a hangsúly az árra, míg mások a szállítási időre vagy a szükséges cikkek minőségi követelményeire összpontosíthatnak.
Az RFP-dokumentum sajátos jellemzői
Az RFP-dokumentum néhány funkciója szükséges. Például minden RFP-nek rendelkeznie kell egy adott dátummal és időponttal, amikor a vevő minden lehetséges szállítónak ajánlatot kell benyújtania. Ha az ajánlatokat ezen időpont után nyújtják be, azokat el kell vetni. Ha egy szállító nem tud időben ajánlatot benyújtani, ez a szervezettel kapcsolatos lehetséges problémára és szállítási aggályokra utalhat.
Az ügyfélnek azonban elegendő időt kell adnia az eladóknak az ajánlat benyújtására. Ha a követelmények különösen összetettek, előfordulhat, hogy a szállítóknak össze kell állítaniuk egy válaszcsapatot, amely a követelményeket érthető területekre bontja, majd összeállít egy ajánlatot. Ha az ajánlatkérőben meghatározott idővonal túl rövid, akkor a válaszok elsiethetnek, és a szállítók inkább sejtik a projekt összetettségét, nem pedig teljesen megértik azt. Ez pontatlan ajánlatokhoz és elpazarolt RFP-folyamathoz vezet.
Az RFP-dokumentumnak jeleznie kell a folyamatot, ha a szállítóknak további kérdéseik vannak az ajánlatkérőben meghatározott követelményekkel kapcsolatban. Az eladók nem hívhatják fel az ügyfelet, mivel ez ahhoz vezethet, hogy az egyik szállító további információkat kaphat, amelyek a versenyelőny. A legjobb egy konferenciahívás megszervezése, hogy az egyes szállítók képviselői feltehessék és meghallgathassák az ügyfélhez intézett kérdéseket. Ez biztosítja a tisztességes ajánlattételi eljárást.
Az RFP dokumentumnak egyértelműen meg kell határoznia a szállító RFP válaszának formátumát is. Ha ez nincs egyértelműen meghatározva, akkor különböző formátumú válaszokat küldünk, és lehetetlen lenne összehasonlítani a szállító ajánlatait. A válaszformátumnak meg kell határoznia, hogy az egyes szakaszokban mi szükséges a szállítótól, például hivatkozások, önéletrajzok a potenciális csapattagokról, egy dokumentumot, amelyben a szállítók megértik a követelményeket, és egy formátumot árazás. Ha minden szállító betartja a megfelelő válaszformátumot, ez megkönnyíti az ajánlatok összehasonlítását.
