Ha az elsőt tervezi közösségi rendezvény, nagy eséllyel nem lesz olyan cél, mint a The Taste of Chicago elnevezésű, hatalmas éves fesztivál. Aztán ez az esemény, Amerika egyik legnagyobb élelmiszerfesztiválja 1980-ban kezdődött egynaposként. esemény 36 élelmiszerárussal.
Most több mint 3,5 milliót vonz több nap alatt, és évente körülbelül 12 millió dollár bevételt hoz. A Polgármesteri Hivatal különleges eseményekkel és az Illinois Restaurant Association együttműködik az esemény megtervezésében és lebonyolításában.
Ha szeretne közösségi ételfesztivált tervezni, legyen bármennyire is szerény léptékű Chicagóhoz képest, nem tévedhet, ha követi a jól bevált tervüket.
A fő feladatok
Mielőtt elkezdené, segít meghatározni a legfontosabb felelősségi területeket. A Taste of Chicago vagy bármely közösségi ételfesztivál elsődleges funkcionális területeinek tartalmazniuk kell a következőket:
- Tevékenységek
- Élelmiszer árusok
- Programozás
- Szponzorálás
- Marketing és PR
- Számvitel és szerződéskezelés
A fentiek mindegyike ugyanazt az általános menetrendet követi a fesztivál tervezése során.
Fesztivál idővonala
A fesztivál tervezése egy teljes évvel a sátrak felállítása előtt kezdődik. Ez az ütemterv, amelyet a Polgármesteri Hivatal különleges eseményekkel követ az egyes éves Taste of Chicago-ban betöltött szerepére vonatkozóan:
- 12 hónap: Határozza meg a helyszínt és a dátumokat, és készítsen hozzávetőleges vázlatot a fesztiváltérképről
- 9 hónap: Frissítse a fesztiváltérképet és azonosítsa a szállítókat
- 6 hónap: A szállítók, szponzorok, programozás és beszállítók megerősítése
- 4 hónap: Végezze el a szórakoztatást, és erősítse meg újra a funkcionális területet
- 3 hónap: Fesztivál marketing anyagok készítése
- 1 hét: A műveletek betöltésének kezelése
- 1 nap: Kezelje a szállítói betöltést
- Esemény következtetése: A műveletek kitöltésének kezelése
- 1 hét után: tartsa meg a záró megbeszélést, és tegyen javaslatokat
Fesztiválmenedzsment
Kormányhivatalként a Polgármesteri Hivatal különleges eseményekért felelős a Chicago ízéért és a a Chicago tópartján és a város számos részén zajló egyéb események hosszú listája városrészek. Az Ízből származó bevételből fedezik a legtöbb egyéb, az iroda által kezelt rendezvényt.
Mivel az ügynökség 1980 óta végzi ezt a munkát, a Polgármesteri Hivatal és az Illinois Restaurant Association legtöbb funkcionális csapata nagy tapasztalattal rendelkezik a saját területén. Az eseménynek van egy vezérigazgatója, aki a menetrend követésére összpontosít.
A vezérigazgató a hivatal tagjain kívül legalább 20 városi hivatallal és ügynökséggel dolgozik együtt, köztük a rendõrséggel, ill. tűzoltóság, az Egészségügyi, Utcai és Közegészségügyi Minisztérium, a Park District és a Vészhelyzeti Iroda Kommunikáció.
Egy másik fontos funkcionális terület a számvitel és a szerződéskezelés. Mivel ez egy kormányhivatal, követnie kell a város beszerzési eljárását és más városi irányelveket.
Tevékenységek
A tevékenységek terület felelős a helyszín előkészítéséért, a színpad és a produkció, a rendezvények támogatásáért és a biztonságért. Feladata annak biztosítása, hogy a rendezvényt megfelelően építsék fel az elején, majd a fesztivál végén szétszereljék.
A munka sok városi ügynökséggel való koordinációt igényel a folyamat korai szakaszában.
Chicagóban ezek a folyamatok magukban foglalják az utcalezárásokat, a sátorépítést, az asztalos- és villanyszerelési munkákat, a biztonságot, a beszállítói teherautók logisztikáját és még sok mást.
Fontolja meg, hogy az üzemeltetési csapata mit fog megoldani saját maga, és mit kell szerződtetni az eseményre. Kezdjen el hívni, hogy megtalálja a megfelelő embereket. Milyen helyi ügynökségekkel kell együtt dolgoznia a csapatának? Lépjen kapcsolatba velük a lehető leghamarabb.
Éttermek és árusok
A 2015-ös Taste of Chicago keretében az esemény több mint 60 élelmiszer-eladóval működött együtt, köztük legalább 19 új étteremmel, amelyek Chicago számos jellegzetes negyedét képviselik. Természetesen Chicagóban bizonyos tételeknek szerepelniük kell az étlapon, beleértve a pizzát, a tarját, a fagylaltot és a sajttortát.
Saját tervezése során gondolnia kell arra, hogy milyen ételeket és finomságokat részesít a közösségben.
Chicagóban a fesztiválhelyek áhítoztak, és az eladóknak tudniuk kell kezelni a hangerőt, és teljesen tiszta státusszal kell rendelkezniük a városban. Még egy állami Nyári Fesztivál közegészségügyi bizonyítvány tanfolyamot is el kell végezniük.
Át kell gondolnia, hogy milyen kritériumokat követelhet meg a résztvevő élelmiszer-eladóktól, és hányat szeretne.
Megjegyzés: Az első év nehéz lehet, de minden év sikerével egyre több készséges résztvevője lesz.
Programozás
A Taste of Chicago-ban az ételek vonzzák a tömeget, de sok más tevékenység is ott tartja az embereket, még akkor is, ha jóllaktak. Az évek során a programozó csapat a következő elemek mindegyikét beépítette a teljes programba:
- Ingyenes koncertek több színpadon
- Főzési bemutatók csúcsszakácsokkal és szakácskönyv-írókkal
- Családi falu gyermekszínpaddal
- Környezetvédelmi sátor a zöld oktatáshoz
- Sportpavilon
- Nemzetközi bevásárlópavilon
- A Budweiser Clydesdales és dalmát társai
- Szórakoztató túrák
- Tűzijáték
Gondolja át, milyen egyéb programokat és tevékenységeket szeretne beépíteni az ételfesztiváljába.
Szponzorálás
A Taste of Chicago számos kategóriát hozott létre szponzorálás, és a finanszírozás és a természetbeni támogatás fő forrásává váltak. A vállalati marketingszakemberek és a vállalati rendezvényszervezők részt vesznek a közösségi eseményeken, hogy megerősítsék márkájukat és ismertségre tegyenek szert.
Viszont kapnak néhány jutalmat, például egy csak szponzorok által biztosított vendéglátó sátrat a rendezvényen.
Gondolja át, milyen helyi vállalati szponzorok érdeklődhetnek a közösségi rendezvény finanszírozásában, és gondolja át, milyen csomagokat és jutalmakat biztosíthat.
Marketing és PR
Marketingesek akik a Taste of Chicago-n dolgoznak, irigylésre méltó helyzetben vannak, mert az esemény automatikusan felkelti a média figyelmét Chicagóban és máshol. A Polgármesteri Hivatal Kiemelt Rendezvényeknek nem kell túl sokat költenie a hagyományos reklámozásra, hogy elterjedjen és reklámozza az eseményt.
A marketingszakemberek feladata azonban, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az eseménnyel kapcsolatos összes releváns információ elérhető és pontos. Fenntartják az esemény weboldalát és a közösségi médiában való jelenlétet, és népszerűsítik a webes tartalmakat a média és a nyilvánosság számára egyaránt. Mint minden esetben, az utolsó pillanatban bekövetkező változások gyakoriak.
Kezdetben a közösségi ételfesztiválok számára nehéz lehet olyan megjelenést elérni, mint a nagyobb és ismertebb rendezvények. Ne habozzon kapcsolatba lépni a helyi médiával, és tájékoztassa őket az eseményről.
És ne feledd, az ételfesztiválok rendkívül fotogének! Az idei publicitás még nagyobb sikert arat a jövő évi fesztiválon.
