Az iratkezelők rendszerint numerikus vagy ábécé rendszert használnak a papír vagy elektronikus nyilvántartások vezetésére, beleértve levelezés, nyugták, szerződések és számlák, hogy az információ könnyen megtalálható legyen, amikor szükséges. Dokumentumokat rendeznek és iktatnak, adatokat kérnek le és elektronikus fájlokat töltenek fel.
Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala 2018-as frissítése szerint kb 110 020 ügyintéző az Egyesült Államokban dolgoztak. Az egészségügyben, a szociális szolgáltatásokban, a tudományos életben és különféle szakmai irodákban, például ügyvédi irodákban dolgoznak. Minden olyan szervezet, amely nagy mennyiségű papírmunkát vagy elektronikus dokumentumot állít elő, irattartókat alkalmaz.
Irattári kötelezettségek és felelősségek
A kis- és nagyvállalkozások külön szerverekkel, szekrényekkel, fiókokkal, helyiségekkel és raktárakkal rendelkeznek, ahol ügyiratokat, dokumentumokat és egyéb információkat tárolnak. Az irattartók felelősek ezen helyek karbantartásáért. Ez a munka általában megköveteli a következő munka elvégzésének képességét:
- Szervezett iktatórendszerek fejlesztése.
- Fájlrekordok létrehozása, feldolgozása és karbantartása.
- Dokumentumok iktatása és lekérése más személyzet számára.
- Készítsen feljegyzéseket a telephelyen kívüli tároláshoz.
- Karbantartson fájlszoba naplókat a fájlok helyének nyomon követéséhez.
- Az akták selejtezése a megállapított dokumentummegőrzési ütemterv szerint.
A szervezet iratainak kezelésén túlmenően az ügyintézők számos más területen is segítséget kérhetnek, beleértve a látogatók üdvözlését; telefonok fogadása és hívások irányítása; jegyzetek, e-mailek és más típusú dokumentumok gépelése; felvételek átírása; formák tervezése; irodai berendezések üzemeltetése; és bizalmas anyagok kezelése.
Irattartói fizetés
Az ügyintéző fizetése a tapasztalattól, a helytől és az egyéb szerepkörökben való többfeladatos munkavégzés képességétől függően változik:
- Éves medián fizetés: 31 700 USD (15,24 USD/óra)
- Legjobb 10% éves fizetés:Több mint 50 230 USD (24,15 USD/óra)
- Alsó 10% éves fizetés: Kevesebb, mint 21 390 USD (10,28 USD/óra)
Forrás: Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala, 2018.
Oktatás, képzés és minősítés
Az oktatási követelmények alapvetőek ehhez a szakmához, és a legtöbb képzés a munkahelyen történik.
- Oktatás: Általában középiskolai végzettség vagy azzal egyenértékű végzettség szükséges, bár egyes irattartóként dolgozók alap- és felsőfokú végzettséggel rendelkeznek. Ról ről 11% posztszekunder bizonyítvánnyal rendelkezik.
- Kiképzés: Némi hasonló területen szerzett munkatapasztalat hasznos. A munkahelyi képzés gyakran azt jelenti, hogy néhány héttől néhány hónapig egy tapasztaltabb hivatalnok mellett dolgoznak.
Irattartói készségek és kompetenciák
Az irattartói munkavégzés erős szervező- és kommunikációs készségeket, valamint a részletekre való aprólékos odafigyelést igényel. Előfordulhat, hogy az irattartóknak időnként nehéz emelniük kell az irattartókat és hasonlókat. Egyéb létfontosságú készségek és képességek:
- Számítógépes és szoftveres ismeretek: Kellemesen érezheti magát az internet és a szövegszerkesztő, táblázatkezelő és e-mail alkalmazások használata során. Előfordulhat, hogy ismernie kell a dokumentumkezelő szoftvereket, például az eFileCabinetet vagy a felhőben tárolt fájlokat.
- Szövegértési készség: Ennek a pozíciónak a nagy része abból áll, hogy egy dokumentum természetét a tartalmából levezetjük, és olyan logikus helyre helyezzük, ahol mások elvárják, hogy megtalálják.
- Hallási képességek: A meghallgatás fontos a munkatársak igényeinek megértéséhez, valamint kéréseik és javaslataik megvalósításához.
- Kritikus gondolkodási képességek: A logikai és a döntési készségek kulcsfontosságúak a különféle dokumentumok gyors rendezéséhez és annak meghatározásához, hogy mit kezdjünk velük.
Állás Outlook
Az irattartók foglalkoztatása várhatóan kb 10% 2016 és 2026 között, amikor a szervezetek egyesítik az adminisztratív funkciókat, például a fogadást és az irattárat, és a technológiai adattárolás képessége és könnyű használhatósága tovább növekszik.
Munkakörnyezet
Az iratkezelőket irodai környezetben alkalmazzák, ahol idejük nagy részét azzal töltik, hogy lekérjék és átadják a fájlokat más alkalmazottaknak, vagy számítógép előtt üljenek. A nagyobb irodában dolgozó irattartóknak lehetőségük van több szinten találkozni és kapcsolatba lépni a vállalati személyzettel.
Munkarend
Az irattartók főszabály szerint a normál munkaidőben dolgoznak. Ha egy iroda nyitva áll az ügyfelek előtt, és más alkalmazottak is dolgoznak, akkor egy irattartó is ott van. Mivel a szervezet méretétől és jellegétől függően az előállított dokumentumok mennyisége jelentős lehet, előfordulhat, hogy az irattartónak teljes munkaidőben kell dolgoznia, hogy lépést tudjon tartani az áramlással. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne lennének elérhetők állásmegosztási lehetőségek vagy részmunkaidős pozíciók. Általában nincs szükség túlórára.
Hogyan szerezz munkát
FRISSÍTSD FEL AZ ÖNÉLETRAJZOT
Mielőtt önéletrajzot küldene a leendő munkáltatóknak, felülvizsgálja és frissíti annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy aktuális, és nem tartalmaz elírási hibákat és pontatlanságokat. Ha nincs felsorolható önéletrajza vagy semmilyen munkatapasztalata, használja szakértői tippeket és egy szilárd példát a nyerő első önéletrajz elkészítéséhez.
KÉSZÜLÉS AZ INTERJÚRA
Az interjú előtt tájékozódjon a cégről, és kérje meg egy barátját, hogy segítsen gyakorolni a leggyakoribb interjúkérdések megválaszolását. Minél többet gyakorol, annál kényelmesebben érzi magát, amikor a munkaerő-felvételi vezetővel szemben ül.
Hasonló munkák összehasonlítása
Az irodai munka iránt érdeklődők más típusú irodai munkákat is fontolóra vesznek. Ezen munkák némelyike további oktatást és képzést igényelhet. Íme a hasonló munkák listája az éves átlagfizetésükkel együtt:
- Adminisztratív asszisztens: $38,880
- Könyvelő: $40,240
- Orvosi átíró: $34,770
Forrás: Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatalának Foglalkozási kilátások kézikönyve, 2018.
