Míg a rendezvényszervezők általában jól ismerik az eseménytervezés minden aspektusát, néha segítségre van szükségük hivatalos levelek, e-mailek vagy egyéb anyagok megírásában egy közelgő eseményhez. A rendezvényszervezők egyik legfontosabb eleme egy üdvözlőlevél a vendégek számára ösztönző utazás.
Az üdvözlő levél pontosan azt teszi, amit mond: Üdvözli a vendégeket az eseményen. Semmiképpen sem kell bonyolultnak felfogni. Valójában, ha helyesen van megírva, az üdvözlőlevélnek egyszerűnek és lényegre törőnek kell lennie. Ideális esetben az üdvözlő levelet a szervezet hivatalos fejlécére írják.
Egy ösztönző utazás részletei
Az ösztönző utazás egy tervezett esemény vagy utazás, amelyet arra használnak, hogy rávegyék az embereket meghatározott üzleti célok elérésére. Az ösztönző utazás gyakran jutalom egy értékesítőnek vagy más típusú szakembernek egy adott mérföldkő eléréséért. A kitűzött célok általában az értékesítéshez és az üzletfejlesztéshez kapcsolódnak, de a vezetők és menedzserek felhasználták az ilyen típusú ösztönzőket tetszőleges számú nyereséges üzleti cél érdekében.
Az üdvözlő levél elemei
Az ösztönző utazásra szánt üdvözlőlevél nem különbözik annyira a többi hivatalos üdvözlőlevéltől, hanem az után elolvasva a vendégnek tudnia kell, mire számíthat, és kihez fordulhat kérdéseivel vagy bármilyen problémájával felmerülhet.
A jó üdvözlőlevél tartalmazza a megírásának dátumát és a megfelelő üdvözletet (az, hogy mennyire formális, az az üzlet vagy a levél írójának a címzetthez fűződő kapcsolatától függ).
A levél első bekezdése üdvözölje, a második bekezdés tartalmazza a napirendre vonatkozó információkat és minden fontos részletet a helyről vagy a követelményekről, amelyeket a vendégnek tudnia kell (például, hogy meg kell-e kapnia a útlevél?).
Végül a záró bekezdésnek (a levél írója vagy a cég részéről) elismerését kell kifejeznie a vendégnek/címzettnek. Ismételten a körülmények határozzák meg, hogy formális-e vagy alkalmi. Ezt a bekezdést az esemény házigazdája aláírási sora követi, beleértve a címet is.
Általában, ha a levél személyre szabása mellett dönt, hasznos, ha a levélbe beilleszti az esemény programját. Ez nem kötelező. Ha igen, győződjön meg arról, hogy ezeket az adatokat beilleszti és felsorolja a második bekezdés után, és ekként hivatkozik rájuk.
Üdvözlő levél minta
[INSERT DATE]
Kedves [NAME vagy EVENT TITLE résztvevő]
Örülünk, hogy csatlakozhat hozzánk, és reméljük, hogy a [RESORT]-ban való tartózkodása [DESTINATION]-ban egyszerre fiatalító és tanulságos.
Teljes napirendünk van a következő [NUMBER] napra, ezért kérjük, szánjon néhány percet a csomagban található információk átolvasására. Tartalmazza az útvonalunkat és egyéb fontos információkat.
Bízunk benne, hogy ezt az időt Önnel tölthetjük itt: [RÖVID KIFEJEZÉS AZ ÚTICÉL LEÍRÁSÁHOZ].
Ha bármit tehetünk annak érdekében, hogy kellemesebbé tegyük tartózkodását, kérjük, jelezze felénk. Köszönjük, hogy csatlakozott az [EVENT TITLE] eseményhez.
Tisztelettel,
[OFFICIAL HOST NAME]
[CÍM]
[SZERVEZET]
Az ösztönző események egyik leggyakoribb hibája az, hogy nem követik nyomon a résztvevőket. Egy hatékony ösztönző esemény megtartása szilárd taktika lehet az alkalmazottak moráljának és teljesítményének növelésére, nem csak a korábbi jó munkák jutalmazására. Ezért fontos a visszajelzés kérése a jövőbeli utazások sikerességének biztosítása érdekében.
