Noha a kifejezés az, hogy „betegként telefonálunk”, az e-mail gyakran elfogadható módja ennek tájékoztassa vezetőjét, hogy beteg és nem fog tudni dolgozni. Mielőtt azonban megnyomná a „küldés” gombot, győződjön meg arról, hogy e-mailje helyesen van megfogalmazva, hogy elkerülje a negatív következményeket – Önre, csapatára vagy főnökére nézve. Ezenkívül érdemes ellenőrizni az alkalmazottak kézikönyvét, hogy tudja, mikor van szükség orvosi megjegyzésre.
Beteg hívás lehetőségei
Mielőtt e-mailt küldene főnökének arról, hogy beteg, győződjön meg róla, hogy így kell értesítenie arról, hogy nem lesz az irodában, vagy online, ha távolról dolgozik. Azt is feltétlenül adja meg, hogy készen áll-e dolgozni.
Sok szervezetnél a betegnapok „otthonról válaszolni kell az e-mailekre” napokká.
E-mailjében egyértelműen jelezze, hogy nem vagy túl beteg ahhoz, hogy válaszoljon az e-mailekre, vagy tervezi-e a rendszeres bejelentkezést.
Tájékoztassa felettesét is, ha készen áll a távolléte során felmerülő kérdések megválaszolására.
Ha túl beteg vagy fertőző ahhoz, hogy dolgozzon, de úgy érzi, hogy vannak olyan feladatok, amelyeket otthon is meg tudna végezni, mindenképpen kérdezze meg felettesét, hogy aznapi távmunka megoldás-e. Ezzel elkerülhető, hogy ne kelljen fizetett vagy fizetetlen betegnapot tölt ki. A legrosszabb, amit a menedzser mondhat, hogy nem (talán csak azért, mert jobban szereti, ha szánja a napot a teljes felépülésre, hogy mielőbb visszatérhessen dolgozni).
Bár csábító lehet az e-mailek felett maradni még egy betegnapon is, ne feledje, hogy néha pihenésre van szükség a felépüléshez. Az időjárás viszontagságai mellett végzett munka hanyag hibákhoz vezethet. Tehát, ha ki kell húznia az e-mailt, és el kell kerülnie minden munkát, tegye meg.
Példa betegnapi e-mail üzenetekre
Használja ezt a minta betegnapi e-mail üzenetet, amikor betegnapot vesz igénybe, és ha az e-mail – a telefonhívással vagy szöveges üzenettel ellentétben – elfogadható módja annak, hogy értesítse felettesét.
Tantárgy: A neved – Betegnap
Tisztelt Felügyelő Név:
Személyi betegség miatt nem tudok ma dolgozni. Az egyik betegnapomat a munkából való távolmaradás fedezésére fogom fordítani.
Kérem jelezze, ha tudok további információval szolgálni. Egész nap nézem az e-mailjeimet.
Tisztelettel,
A neved
Tantárgy: Michael Doring távolléte
Kedves Kelly asszony!
Kérem, fogadja el ezt a 2020. augusztus 27-i távollétemről szóló írásos értesítést. Betegség miatt nem tudtam dolgozni.
Ha további információra van szüksége, kérem jelezze.
Tisztelettel,
Michael Doring
Mit kell feltüntetni az e-mailben
Adja meg felettesének fontos információkat arról, hogy miért nem fog részt venni, de ne osszon meg túl sok részletet betegsége pontos természetéről. Senki nem akarja elképzelni a konkrétumokat! Íme néhány részlet, amelyeket érdemes belefoglalni a jegyzetébe:
Függetlenül attól, hogy megnézi-e az e-mailjeit. Telefonszámát is megadhatja, ha valami sürgős lenne.
Ha fizetett szabadságot vesz ki. Említse meg, hogy fizetett vagy nem fizetett betegnapot tervez-e vállalni.
Magyarázd el, miről fogsz hiányozni. Ha éppen egy projekt kellős közepén van, vagy lemarad egy fontos találkozóról, érdemes megosztani ezt az információt. Mondhat valami olyasmit, hogy "Marisának naprakésznek kell lennie, ha bármilyen kérdése van a Richardson-javaslattal kapcsolatban", vagy "megteszem a magamét. legjobb, ha délben behívom a csapatértekezletet”, vagy „E-mailt is fogok küldeni Tanishának, hogy beszámolhasson a közösségi médiámról felelősségek."
Mikor küldje el az e-mailt
Legyen udvarias felettesével, munkatársaival és adott esetben ügyfeleivel. Amint megtudja, értesítse őket, hogy beteg lesz. Elküldheti az e-mailt az éjszaka közepén vagy reggel, amikor megszólal az ébresztő, és rájön, hogy nem fog tudni kikelni az ágyból.
Mindenképpen el kell kerülnie, hogy akkor küldje el e-mailjét, amikor munkahelyére érkeznie kellene – vagy ami még rosszabb, a kezdési időpont után. Úgy tűnhet, mintha átaludta volna az ébresztőt, és előfordulhat, hogy a munkatársak igyekeznek fedezni a munkáját, amíg a felettesének kell helyettesítőt találnia.
E-mailt is küldhet csapatának, amelyben tájékoztatja őket, hogy beteg lesz; ha mindenkit a hurokban tart, az segít nekik a lehető legzökkenőmentesebben és leggyorsabban alkalmazkodni a távollétéhez.
Állítson be egy „Irodán kívül” üzenetet
Helyezzen el az irodán kívüli választ munkahelyi e-mail- és/vagy telefonfiókjába. Ebben tudathatja az Önnel kapcsolatba lépő emberekkel, hogy aznap nem fog válaszolni az e-mailekre.
Az is jó ötlet, ha valaki máshoz irányítja őket, aki sürgős kérdéseivel és aggályaival tud segíteni távollétében. Ezenkívül törölje vagy helyezze át azokat a megbeszéléseket, amelyeket nem tud majd megtartani.
Kulcs elvitelek
E-mailben értesítse felettesét a betegség napjáról. Üzenetében említse meg, hogy meg fogja-e nézni az e-maileket, vagy teljesen offline lesz.
Ne ossza meg túl sok részletet. Egyszerűen kimondhatja, hogy „betegnap vagyok” vagy „rosszul érzem magam”. Nem szükséges megosztani a betegség természetével kapcsolatos részleteket.
Időzítse az e-mailt megfelelően. Győződjön meg arról, hogy a kezdési időpont előtt megérkezik.
Legyen tartalék a helyén. Ha sürgős projekteken dolgozik, vagy olyan e-maileket fog kapni, amelyek azonnali választ követelnek, gondoskodjon arról, hogy egy másik alkalmazott fedezze a munkáját a betegnapja alatt.
