Az új megbízások és feladatok útmutatása az a felügyelő vagy menedzser. Az, hogy a hangszíned, a szóválasztásod és a testbeszéd segítségével útmutatást adsz, nagyban hozzájárul a támogatás megszerzéséhez és az egészséges munkahely előmozdításához.
A hatékony felügyelők és menedzserek keményen dolgoznak azon készségeik fejlesztésén, hogy irányítsák csapattagjaikat. Számos kommunikációs módszer létezik, de van néhány általános gyakorlat, amelyet a vezetőknek alkalmazniuk kell annak biztosítására, hogy a csapattagok világos útmutatást kapjanak.
7 Pozitív kommunikációs gyakorlatok
- Mindig biztosítson kontextust az elvégzendő feladathoz. Az emberek akkor teszik meg a legjobb munkájukat, ha megértik a feladat fontosságát a nagyobb működés szempontjából. Amikor időt szán arra, hogy elmagyarázza a befejezni kívánt feladat üzleti jelentőségét, akkor tanít, és tiszteletet tanúsít a munka elvégzésére felkért személy iránt.
- Legyen konkrét a feladatok kiosztásánál. Vázolja fel, mikor kell elvégezni a feladatot, és ossza meg a minőségi előírásokat
- Kérd meg a csapattagot, hogy végezze el a feladatokat. Válasszon tiszteletteljes hangnemet, udvarias szavakat, és adja át az üzenetet a megfelelő hangerővel. Állítsd szembe ezeket az állításokat: "Menj, rakod le azt a teherautót" és "John, a szállítmány azon a teherautón szükséges a gyártósoron. Kérem, segítsen dél előtt kipakolni a teherautót." Nem kétséges, hogy az utóbbi megközelítést pozitívnak, az előbbit pedig negatívnak értékelnék.
- Adjon lehetőséget csapatának, hogy kérdéseket tegyen fel. A feladat elvégzésére felkért egyén(ek)nek lehetőséget kell adni kérdéseik tisztázására. Ez a lépés segít megerősíteni a kommunikációt a munkavállaló és a felettes között, és növeli a sikeres eredmény valószínűségét. A munkavállalónak lehetősége van megerősíteni, hogy valóban megérti, amit kérnek tőle
- Bízzon alkalmazottaiban. Álljon ellen annak a késztetésnek, hogy felügyelje vagy mikroirányítsa az alkalmazottak által a kért feladat elvégzését. A hatékony vezetés része az, hogy megtanulsz bízni abban, hogy csapatod nélküled is el tudja végezni a feladatokat
- Erősítse meg alkalmazottja bizalmát. Adjon megfelelő köszönetet és pozitív visszajelzést a megfelelően elvégzett munkákért
- Ügyeljen arra, hogy konstruktív visszajelzést adjon. Nyújtson világos, viselkedésalapú, koncentrált visszajelzést minden olyan feladatra, amelyet nem megfelelően végeztek el
Hangsúlyozza a tanítást az útmutatásokkal együtt
A menedzser feladatai közé tartozik annak felmérése, hogy a feladat új vagy bonyolult-e, és megérdemli-e a képzést. Ha a csapattagok még soha nem végeztek el egy bizonyos feladatot, akkor érdemes lehet képzést tartani.
Adjon oktatást, majd kínáljon lehetőséget az egyénnek a feladat gyakorlására az Ön segítőkész felügyelete mellett. Ha az egyén magabiztossá vált a feladat iránt, engedje meg, hogy az Ön felügyelete nélkül végezze el a munkát. Térjen vissza egy későbbi időpontban, hogy ellenőrizze a befejezést, az időszerűséget és a minőséget.
Ajánljon feljavító képzést, ha az egyén nehezen tudja teljesíteni a feladatot időben vagy a megfelelő minőségi szinten.
Szempontok a kommunikációhoz
Törekedjen arra, hogy nem agresszív hangnemben adjon utasításokat. Noha bizonyos körülmények megkövetelhetik a parancsot, álljon ellen a késztetésnek, hogy ugatja csapatát. Mindig gondolj vissza azokra az időkre, amikor utasításokat kaptál, és milyen érzéseket keltett benned, amikor megugatták.
Próbálj meg nem válaszolni a "Miért?" a "Mert azt mondtam." Az alkalmazottak szeretnek tájékozódni. Az információ nemcsak a saját munkaprioritásaik megszervezésében segíti őket, hanem lehetővé teszi számukra, hogy beszálljanak a feladataikba. A vásárlás arra utal, hogy érzi, hogy az, amit csinálnak, az fontos, és az, amit a vállalat csinál, az fontos.
Ne legyen homályos, amikor utasításokat ad ki. A csapattagok feladatainak ellátása során a világos utasítások elősegítik a csapat termelékenységét, és később megoldják a teljesítménnyel kapcsolatos konfliktusokat.
Az emberek egyéniek, és életükben más körülmények is hatással lehetnek rájuk. Ezek lehetnek személyes vagy munkával kapcsolatos problémák. Ha nem veszik észre, hogy az egyének érdekei ellentétesek lehetnek a munkával és a feladatokkal kapcsolatban, az megnehezítheti a kommunikációt.
Ha világosan kommunikál, és kifejezi elismerését csapata és az általuk elvégzett munka iránt, a csapat tagjai tudni fogják, hogy nagyra becsüli őket, és ennek megfelelően reagálnak.
