telefon idő beosztás azért fontos, mert a legtöbb kisvállalkozás számára továbbra is a telefon az elsődleges kommunikációs eszköz. De a vállalkozások által eltöltött idő nagy részét a telefon használatával időpocsékolás. Ahelyett, hogy azokkal az emberekkel kommunikálnánk, akikkel kommunikálni akarunk, amikor kimenő hívásokat kezdeményezünk, azzal fetrengünk, hogy más emberekkel vagy gépekkel beszélgessünk, és végtelen körben lejátsszuk a telefoncímkéket.
De mi lenne, ha egyszerűen felhívhatnánk és beszélhetnénk azokkal az emberekkel, akikkel beszélni akartunk, elmondhatnánk, amit mondani akartunk, és továbblépnénk? Képzeld, mennyivel több termelő lehetnénk, és mennyi időnk lenne más dolgokra.
Nos, megtehetjük – és ehhez csak egy kis előzetes felkészülés kell.
Tartsa naprakészen kapcsolatfelvételi adatait
Legyen szó beszállítóról, rendszeres ügyfelek, vagy vállalkozók, sokan ugyanazokat az embereket hívják többször is. Tartsa naprakészen elérhetőségeit időtakarékos részletekkel, így nem vesztegeti az idejét azzal, hogy elérje azokat, akik nem állnak rendelkezésre.
Például, ha tudja, hogy egy adott személy, akit el szeretne érni, 13 és 2 óra között ebédel. miért pazarlom az időmet minden nap arra, hogy felhívjam őt ebben az időben?
Programszámok, amelyeket gyakran hív
Programozza be a telefonjába azoknak a számokat, akiket rendszeresen hív, hogy időt takarítson meg a keresésükkel.
Tervezze meg kimenő hívásait
Mielőtt telefonálna, jegyezze fel a hívás fő célját és azokat a legfontosabb pontokat, amelyeket le kíván fedni. Ez segít ragaszkodni a lényeghez, amikor telefonál, és biztosítja, hogy mindent lefedjen le kell fedni, időt takaríthat meg a hívás közben, és elkerülheti, hogy újra telefonáljon, mert elfelejtette valami.
Tartsa a kapcsolattartó adatait maga előtt
Ha valakit hív, aki szerepel a névjegyadatbázisában, akkor a hívott személlyel kapcsolatos összes információ legyen előtte hívás közben. Függetlenül attól, hogy asztali számítógépet, mobileszközt vagy Rolodexet használ, ez nagyszerű memóriasegítő a hívás során. Ráadásul, ha nem kell utánanéznie, például az ügyfél férjének nevének, akkor lehetősége van feljegyzéseket készíteni a hívás közben, így még több időt takaríthat meg.
Használjon kihangosítót vagy fejhallgatót
Természetesen, ha jegyzetelni szeretne hívás közben (vagy bármi mást csinálni, miközben telefonál), elengedhetetlen egy jó kihangosító vagy headset. A kezek felszabadítása sok időt szabadíthat fel.
Hagyjon részletes üzenetet
Ha eléri valakinek az üzenetrögzítőjét vagy hangpostáját, hagyjon egy teljes üzenetet, amelyben kétszer megadja telefonszámát, és közli a hívás okát. Például: „Ez Susan Ward itt: (telefonszám). Hívok, hogy megbeszéljük a projekt becslését. Ma délután elérhetsz a (telefonszám) telefonszámon."
Ha kétszer megadja a számát, akkor az üzenet címzettje sokkal nagyobb esélyt ad arra, hogy helyesen válaszolja meg, és leírja az üzenet újrajátszása nélkül.
Ne engedj a telefonkényszernek
Amikor megpróbálsz elérni valakit, de nem sikerült, nagy a kísértés, hogy visszahívd – talán félóránként! De ha megfelelő üzenetet adott meg, akkor nem kell ismételt üzenetek hagyására (és a személy üzenetrögzítőjének vagy hangpostájának feltöltésére) pazarolni az idejét. Adjon a hívott személynek ésszerű időt a visszahívásra, például a következő munkanapig.
Zárja le a telefonhívások idejét
Ütemezze be telefonhívásait, és ha lehetséges, egyetlen időpontban intézze őket. A legtöbben nem olyan jók a többfeladatos munkavégzésben, és nagymértékben veszítünk termelékenységünkből, amikor egyik feladatról a másikra váltunk. Tehát ha egy adott napon tucatnyi hívást kell kezdeményeznie, hatékonyabb, ha mindegyiket egy óra alatt intézi. mint egy-kettőt kezdeményezni, majd egy órával később újabb három hívást kezdeményezni, és 45 perc múlva újabb kettőt hogy.
Foglalja le kimenő telefonhívásait, ha lehetséges
Ha nem lesz gyors hívás, amikor először hívsz valakit, mutatkozz be, mondd el neki, hogy miért vagy hívja fel, majd kérdezze meg tőle, hogy alkalmas-e a beszélgetésre, vagy szeretne-e inkább időpontot foglalni a megbeszélésre azt. Akkor intézd el, hogy akkor hívd fel. Ezzel nem csak a helyszínen takaríthat meg időt, hanem időt takaríthat meg, amikor visszahívja a személyt, mert mindketten készek lesztek megbeszélni azt a problémát, amelyről eredetileg hívtak.
Kimenő telefonhívásait "főműsoridőben" intézheti
Kutatások kimutatták, hogy többen vannak az irodáikban kora reggel, és reggel 8 és 11 óra között érhetők el.
