Ha megvásárolja a Neat Receipts Scanalizert, egy kompakt, könnyű szkennert kap, valamint szoftvert a digitális képek rendszerezésére, USB-kábelt és tárolóeszközöket.
A Neat Receipts Scanalizer a szkennelésre és a nyugták képeinek és adatainak tárolása, névjegykártyák és bármilyen akár 8,5 hüvelyk széles papíralapú dokumentáció. Olvassa be a nyugtát, és a szoftver beolvassa a tranzakció dátumát, összegét és forgalmi adóját a szoftverbe, majd kategorizálja a tranzakciót. A rendezett bizonylatokon még azt is jelezni lehet, hogy a bizonylat összege visszatérítendő vagy levonható-e az adóból.
A beszkennelt elemek mappákba vannak rendezve, amelyekben külön rendszerezők találhatók a nyugták, adózási dokumentumok, névjegykártyák és egyéb dokumentumok számára. A nyugták kinyomtathatók, e-mailben elküldhetők vagy PDF-be vagy számos más formátumba exportálhatók.
A Neat Receipts azoknak szól, akik szeretnék a papíralapú dokumentációt digitálisan rendezve tartani, csökkenteni a papír mennyiségét fizikailag fájlokban (vagy halmokban) tárolja, vagy a nyugtaadatokat táblázatba vagy pénzügyi szoftverbe exportálja TurboTax.
Neat nyugták szoftver
A Neat Receipts szoftver négy részből áll:
Bizonylatszervező: Az ebben a részben található mappák elválasztják az üzleti nyugtákat a személyesektől. A vásárlásokat kategóriák szerint is lebonthatják. A beszkennelt dokumentumokat a rendszer képként menti, és a szoftver automatikusan lekéri a dátumot, a vásárlás összegét és egyéb részleteket.
Adószervező: Ez a rész 116 adókategóriát tartalmaz, amelyek megkönnyítik a vásárlások szervezését és bejelentését az adószezonban. A felhasználók jövedelemadó-információkat állíthatnak össze a szoftveren belül, vagy adódokumentumokat hozhatnak létre, beleértve az 1040-es űrlapot és az A mellékleteket. Az adóadatok exportálhatók TurboTax, Microsoft Excel és más fájltípusokba.
Névjegykártyák és névjegyek: Az ebbe a szakaszba beírt dokumentumokat a rendszer automatikusan beszkenneli kapcsolatfelvételi adatokért. A dokumentumból való kihúzás után az információk egy névjegyek lapra rendeződnek, ahol kereshetők, szinkronizálhatók más szoftverekkel, vagy fájlként exportálhatók.
Dokumentumrendező: Ez a mindenre kiterjedő szakasz lehetővé teszi leíró mappák létrehozását, amelyek testreszabják a szervezési élményt. Itt tárolhatók a biztosítási kötvények, munkavállalói szerződések és egyéb különféle dokumentumok, amelyek könnyen elérhetők a keresőn keresztül.
Tiszta nyugták szkenner
A Neat Receipts Scanalizer kompakt mérete és 10,6 uncia súlya ideálissá teszi az üzleti utazók számára. A szkenner képes a tisztázatlan vagy gyűrött nyugták teljes beolvasására. Az elhasználódott nyugták esetében a Kép beállítása funkció segíthet a szöveg sötétítésében és javíthatja az olvashatóságot.
A szkenner kalibrálása gyors és egyszerű, csak olvassa be a mellékelt mintapapírt fekete jelzésekkel. A szkennerhez mellékelt szoftver lépésről lépésre magyarázza el a kalibrálási folyamatot, bár a beállítás kissé bonyolult lehet. A beállítást követően azonban nem kell újra kalibrálnia, és a lapolvasó összes funkciója teljes mértékben elérhetővé válik. Ezek a funkciók közé tartozik az automatikus méretezés, az automatikus kivágás és az automatikus elforgatás.
Telepítés és első lépések a rendezett nyugtákkal
A szoftverkérések végigvezetik a telepítési folyamaton. Csak kövesse az utasításokat, és használja a parancsikonokat a Neat Receipts telepítése során, hogy elkerülje a későbbi esetleges problémákat.
Amikor először csatlakoztatja a Neat Receipts szkennert, meg kell adnia, hogy csak személyes használatra használja-e a szkennert (személyes és háztartási kiadások, levonható kiadások intézése, bizonylatok mentése) vagy üzleti célra is (vállalkozási kiadások szervezése, költségelszámolások készítése). Ezt a beállítást módosíthatja, ha később úgy dönt, hogy bővíti vagy csökkenti a szoftver használatát.
A Neat Receipts lehetővé teszi egy gyors oktatóanyag megtekintését, amely elmagyarázza a szoftver és a szkenner általános használatát, valamint azt, hogy hogyan működnek a legjobban a nyugták, adóbevallások, névjegykártyák és dokumentumok esetében.
Az oktatóanyag azt is elmagyarázza, hogyan kell kalibrálni a szkennert a kalibrációs lap segítségével. A Neat Receipts szkenner minden kalibrálása kevesebb mint egy percet vesz igénybe, bár néha többszöri kalibrálásra van szükség. Ha elveszíti a szkennerhez mellékelt kalibrációs lapot, kinyomtathatja a sajátját.
Tiszta nyugták adatainak exportálása más alkalmazásokba
A nyugták, dokumentumok és a rendezett nyugtákba szkennelt adatok többféle formátumban menthetők vagy exportálhatók. A formátumok a Microsoft Excel, a QuickBooks, a Quicken, a Microsoft Money vagy bármely olyan szoftverhez vannak optimalizálva, amely QIF, OFX és CSV adatformátumokat importál.
A PDF, HTML és Microsoft Word formátumba exportálása egyszerű, de az Excel-táblázatba való exportálás előtt az első alkalommal le kell képeznie az adatbázismezőket a Neat Receipts és a táblázat oszlopfejlécei között. Hasonlóképpen, ha a Neat Receipts szolgáltatásból importálja a nyugtaadatokat a pénzügyi szoftverbe, állítsa be felfelé kategóriákat a Neat Receipts-ben, amelyek megegyeznek a pénzügyi szoftver kategóriáival, amelyeket elkerülni kell problémák.
Az OFX-adatok exportálása a Neat Receipts-ből a Microsoft Money-ba meglehetősen egyszerű, de ha Quicken-t használ, ne feledje, hogy az csak QIF-adatokat importál készpénzszámlákra. A QIF tranzakciókat importálnia kell a Quicken készpénzszámlára, majd át kell helyeznie a tranzakciókat a megfelelő Quicken számlákra.
Tranzakció felosztása rendezett nyugtákon
Serkent, a Microsoft Money és más típusú pénzügyi szoftverek osztott tranzakciókat használnak fel, hogy egy tranzakciót több kategóriába soroljanak. A Neat Receipts több kategóriára osztja a bevételeket, de nem jeleníti meg a tranzakciós felosztásokat ugyanúgy, mint a pénzügyi szoftver a számlanyilvántartásban. Ehelyett minden kategóriában megjelenik a tranzakció egy példánya. Például előfordulhat, hogy egy boltban kutyaeledelt, fagylaltot és egy tekercs szalagot vásárolt, majd a nyugtát kategóriákra osztotta háziállatok, élelmiszerek és irodaszerek számára. A nyugtát háromszor láthatja a rendezett nyugták között, ugyanazzal a dátummal és szállítóval, de eltérő kategóriákkal és dollárösszegekkel.
A felosztott tranzakciók importálása a Neat Receipts szolgáltatásból pénzügyi szoftverbe történik, a felosztásban kategóriánként egy tranzakcióval. Lehet, hogy vizuálisan nem a legkényelmesebb módja az információk megjelenítésének, de nem veszélyezteti a pénzügyi jelentések pontosságát.
Ha Quicken-t vagy Microsoft Money-t használ, és azt szeretné, hogy az összes felosztott tranzakció ugyanazon a megjelenésen jelenjen meg a fiókjában regisztereket, hagyományos módszereket használjon a tranzakciók bevitelére, majd a nyugtákat a Neat Receiptsből digitális képfájlokba exportálja. Ezeket a fájlokat a Quicken (2007 és újabb) és a Microsoft Money Plus (2008 és újabb) tranzakcióihoz lehet csatolni.
Neat nyugták Súgó funkciók
Kattintson a Súgóra a Neat Receipts-ben a Gyors üzembe helyezési útmutató és a Neat Receipts súgó megtekintéséhez. Mindkét hivatkozás gyorsan elolvasható, és időt és zavart takaríthat meg, ha elolvassa őket a kezdés előtt, nem pedig a tanulás közben. A Súgó 2. szakasza PDFpéldául biztosítja a szoftver megfelelő beállítását. Mentse el a PDF-fájlokat az asztalra, hogy könnyen áttekinthesse, miközben először tanulja meg a szoftver használatát.
További hasznos linkek a PDF-ben:
- Hagyományos, kereshető súgófunkciók
- Szkennelési és képalkotási hibaelhárító
- Minta adatnézet
- IRS adóinformációk
- Ügyes nyugták online technikai és ügyfélszolgálat
Érvek és ellenérvek
A Neat Receipts technikai támogatása a termék kiemelkedő eleme. A technikai csapat gyorsan és alaposan megválaszolja a kérdéseket az online támogatási fórumokon, a technikai támogatási csevegés pedig nagyszerű valós idejű segítségforrás.
A szoftver leegyszerűsíti az adatbevitelt, így tökéletes az üzleti utazók és egyéni vállalkozók számára, akiknek bizonylatokra és költségadatokra van szükségük az adóbevalláshoz. A Neat Receipts hasznos az otthoni felhasználó számára is, aki a nyugtákon kívül biztosítási kötvényeket, bankszámlakivonatokat, számlákat és egyéb dokumentumokat szeretne tárolni.
Az egyetlen jelentős hátrány az, hogy a Neat Receipts hogyan exportálja a megosztott tranzakciókat, és hogy a Quicken-felhasználóknak több lépést kell tenniük az adatok megfelelő fiókba történő importálásához. A felhasználók késést tapasztalhatnak, amikor elindítják a Neat Receipts szoftvert, mivel az adatbázis minden alkalommal betöltődik a szoftver megnyitásakor (a háttérben való folyamatos futtatás helyett).
Néhány további funkció a szoftver "Lite" verziójában:
- Több dokumentum beolvasása és automatikus rendszerezése egyszerre
- Szkennelje be PDF-be, majd válassza ki és másolja a szerkeszthető szöveget abból a PDF-ből
- Intelligens válogatás
- Új adóösszesítő jelentések
- Továbbfejlesztett memóriakezelés, alkalmazásteljesítmény, OCR és elemzési pontosság
- Konvertálás szerkeszthető szöveggé
Tiszta nyugták szkennerek ára 134,99 dollár és feljebb. A szoftver "Lite" verziójának előfizetése évi 89,99 dollárba kerül.
Még mindig nem tudja eldönteni, hogy válassza-e a Neat Receipts szolgáltatást? Tanul további részletek a Neat Receipts honlapján vagy nézz meg többet nyugtaolvasó szoftver.
