Amikor interjút készít egy adminisztratív asszisztensi munkakör, a kérdező szeretné megtudni, mennyire releváns az Ön képesítése a pozíció szempontjából, és hogyan illeszkedne be a vállalathoz és az osztályhoz.
Mivel a munka adminisztratív és interperszonális készségeket is igényel, a felvételi menedzserek gyakran megkérdezik a specifikus tulajdonságokkal rendelkezik, amelyek alkalmassá teszik Önt a pozícióra, valamint a kevésbé számszerűsíthető emberek képességeit.
Felkészülés az interjúra
A felkészülés egyik módja a munkaköri leírás elemzése, hogy megpróbálja megérteni, van-e egy adott készségkészlet, amelyre a pozíció összpontosít.
Például van-e hangsúly az utazástervezésen, a projektkoordináción, a napi megbeszéléseken, a személyes segítségnyújtáson vagy bármi máson?
Ügyeljen arra, hogy kiemelje legrelevánsabb tapasztalatát, amikor megválaszolja az állásspecifikus interjúkérdéseket.
Készítsen listát az álláshirdetésben említett készségekről, és bátran adjon hozzá néhányat, amelyekről úgy gondolja, hogy alkalmazhatóak lennének. Ezután vessen egy pillantást saját adminisztratív és irodai készségeire, és állítsa össze képzettségét a munkával.
Ez segít abban, hogy válaszait a legrelevánsabb módon szabja az adott pozícióhoz.
1:14
Nézze meg most: Hogyan válaszoljon 4 gyakori kérdésre adminisztratív munkákkal kapcsolatban
Tippek az interjú kezeléséhez
Fontos tisztában lenni azzal, hogy a vita valószínűleg túlmutat az interperszonális puha készségeken, például kommunikációs képességein, szervezőkészségén vagy időszerűségén. Készen kell állnia arra, hogy a kemény képességekről is beszéljen.
Készüljön fel a szoftverprogramok megbeszélésére
Mivel sok adminisztratív asszisztensi pozíció megköveteli bizonyos szoftverek gyakori használatát, előfordulhat, hogy ezt kell tennie beszélje meg a különböző programokat, amelyekkel dolgozott, hogyan használta ezeket a programokat, és milyen szintű szakvélemény.
Szeretek technológiát használni és új programokat tanulni. Arra is van érzékem, hogy tanítsam azokat a munkatársakat, akik talán nem értenek annyira a rendszerek használatához. Legutóbbi munkahelyemen a Kent Associatesnél önként jelentkeztem projektmenedzsment rendszerek felülvizsgálatára az általam támogatott szakembercsapat számára. A főnököm jóváhagyta az ajánlásomat, és bevezettük a web alapú rendszert, az Asana-t, amely segít a projektek nyomon követésében és az információk megosztásában egy webes platformon.
Én vagyok az irodában a PowerPoint diák, és szívesen segítek értékesítőinknek, hogy prezentációikkal lenyűgözzék az ügyfeleket. Emellett haladó Excel-felhasználó vagyok, és komplex makrókat készítek projektjavaslatok költségvetési előrejelzéseinek elkészítéséhez.
Válaszai lenyűgözőbbek lesznek, ha konkrét anekdotákat közöl, amelyek példát mutatnak az adminisztrációs eszközök és folyamatok kezelésében.
Legyen kész az adminisztrációs folyamatok megbeszélésére
Fel kell készülnie arra, hogy korábbi pozícióiban megvitassa munkafolyamatait és adminisztrációs folyamatait. Adminisztratív szakemberként kétségtelen, hogy Ön szervezett és részletorientált. A kérdező tudni fogja hogyan ezeket a tulajdonságokat a mindennapi munkafolyamatban nyilvánítja meg.
A szervezési képességek és a részletekre való odafigyelés az egyik legerősebb tulajdonságom. Olyan helyzetekben boldogultam, amikor az összetett projektekben rendet tudok teremteni. Korábban például nyolc olyan szakembert támogattam, akik promóciós rendezvényeket terveztek az ügyfeleknek. Kidolgoztam egy sablont a célok és az előrehaladás nyomon követésére minden projekthez, és beállítottam egy megosztott meghajtón hogy az érintett személyzet minden tagja nyomon követhesse a csapat projektjeinek előrehaladását és eseményeket.
Amikor az Alfred Groupnál dolgoztam, elkészítettem egy eljárási kézikönyvet, amely felvázolta a feldolgozáshoz szükséges lépéseket hitelkérelmeket, majd feltöltötte az internetre, hogy az összes hitelügyintéző követhesse eljárások.
Mindig pozitívan válaszoljon
Az interjú során ügyeljen a viselkedésére. Mosolyogj, tarts szemkontaktust az interjúztatóval, és beszélj lelkes (de mégis nyugodt és magabiztos) hangon.
Mivel az adminisztratív asszisztensek gyakran nagyon szoros kapcsolatban állnak azokkal az egyénekkel, akiknek dolgoznak, elengedhetetlen, hogy mindig pozitívak, professzionálisak és udvariasak legyenek.
Szeretné, ha a kérdezőnek ne legyen kétsége afelől, hogy az Önnel való munka kellemes élmény lesz.
Az ügynökségünkben a recepción dolgoztam, és nagyon fontos volt, hogy pozitív első benyomást keltsek mind a jelenlegi, mind a leendő ügyfelek számára. Természetes "megtehetem" ember vagyok, és véleményeim rendszeresen dicsérik ügyfélszolgálati orientációmat.
A cég az interakciók után felméri az ügyfeleket, és folyamatosan felbukkan a nevem, mint segítőkész, kellemes és profi munkatárs. A főnököm megjegyezte, hogy az ügyfelek milyen gyakran kérnek tőlem segítséget, amikor segítséget hívnak az irodába.
Adminisztratív asszisztens interjú Kérdések és válaszok
A felkészülés során hasznos lehet áttekinteni a felmerülő kérdéseket. Gondolja át, hogyan fogalmazzon meg egy választ, kiemelve a korábbi munkahelyek konkrét tapasztalatait és sikereit.
- Milyen számítógépes ismeretekkel rendelkezik, és milyen programokat használ kényelmesen? - A legjobb válaszok
- Kényelmesen használja a többvonalas telefont, és nagy mennyiségű telefonhívást kezel? - A legjobb válaszok
- Ennél a cégnél szeretünk úgy gondolni magunkra, mint egy csapatra, amely ugyanazon célok érdekében dolgozik együtt. Milyen érzésekkel dolgozik csapatban? - A legjobb válaszok
- Mit érezne, ha két vagy három másik alkalmazottat felügyelne? - A legjobb válaszok
- Mi a legnagyobb erőssége, és hogyan segítené ez a teljesítményét ebben a pozícióban? - A legjobb válaszok
- Mi a legnagyobb gyengeséged? - A legjobb válaszok
- Hogy kezeled a stresszt és a nyomást? - A legjobb válaszok
- Milyen volt a felettesénél dolgozni? - A legjobb válaszok
- Mit vársz egy felügyelőtől? - A legjobb válaszok
- Önállóan vagy csapatban szeretne dolgozni? - A legjobb válaszok
- Jól dolgozol az emberekkel? - A legjobb válaszok
- Mondjon néhány személyes példát a csapatmunkára. - A legjobb válaszok
- A recepciós interjú kérdései: - Kérdések listája
Kérdések a kérdezőnek
Kutatást is kell végeznie a vállalattal kapcsolatban, és készen kell állnia arra, hogy megfelelő kérdéseket tegyen fel, amikor lehetőség adódik.
Hasznos lehet, ha előre feltesz néhány kérdést, amelyeket feltehetsz, vagy megbeszélheted a továbbiakat, ha nem volt lehetőséged korábban az interjúban.
Ez gyakran az interjú vége felé jár, ezért fontos, hogy jó benyomást keltsen a kérdező(k)ben. Ennek nagyszerű módja, ha érdeklődését és az állásinterjúra való felkészülését mutatja be úgy, hogy a feltett kérdéseket saját kérdéseivel összekapcsolja.
- Mik ennek a pozíciónak a feladatai?
- Le tudná írni egy tipikus napot (hetet) ezen a részlegen?
- Mik az erősségei ennek az osztálynak? Mik a gyengeségek?
- A korábbi asszisztensei szerint mi volt a legjobb része az Ön számára végzett munkának? Mit mondanának a legrosszabbnak?
- Milyen irányba halad a cég a következő öt évben? Úgy érzi, hogy vannak veszélyei a sikert illetően?
- Miért hagyta el a pozícióját utolsó asszisztense? Mik voltak az erősségei? Mik voltak a gyengeségei? Mit csinál most?
- Milyen tulajdonságokkal rendelkezik a legjobb asszisztens? Mi a helyzet a legrosszabb asszisztensével?
- Milyen gyakran végeznek teljesítményértékelést? Ki vezeti őket?
- Milyen készségek a legfontosabbak számodra adminisztratív asszisztensként?
- Hogyan jutalmazza és bátorítja az osztályán dolgozókat?
- Vannak folyamatban lévő termelési problémák ezen az osztályon?
- Hogyan kezelte a múltban a személyi problémákat?
- Melyek a legnagyobb kihívások egy ilyen pozíciót betöltő személy számára?
- Ön szerint mi a legkifizetődőbb szempont ebben a pozícióban?
- Támogatja-e Ön (a cég/részleg) a szakmai egyesületi tagságot és a folyamatos szakmai fejlődést?
- Mit írna le az adminisztratív személyzet szerepeként ebben az irodában?
- Túlóra vagy hétvége várható?
- Mit szeret a legjobban ennél a cégnél dolgozni? Vannak olyan változtatások, amelyeket végrehajtanál?
- Mit szeret a legkevésbé az itt végzett munkában?
- Ösztönzi az osztályt a csapatmunkára, vagy inkább az egyéni hozzájárulásokra koncentrál?
Készüljön fel az állásinterjúval kapcsolatos további kérdésekre
A munkakör-specifikus interjúkérdéseken kívül általánosabb kérdéseket is feltesznek a foglalkoztatási múltjával, végzettségével, erősségeivel, gyengeségeivel, eredményeivel, céljaival és terveivel kapcsolatban.
Íme a leggyakoribb interjúkérdések és válaszminták listája.
