Secara umum, memiliki buku pegangan karyawan atau panduan kebijakan adalah praktik bisnis yang baik, namun secara khusus, ada beberapa alasan bagus, dari sudut pandang hukum, untuk membuat buku pegangan karyawan:
Pertimbangkan ini: Bahkan satu karyawan pun dapat menimbulkan masalah bagi Anda.
Dan masalah berlipat ganda secara eksponensial semakin banyak karyawan yang Anda miliki.
Bayangkan skenario ini: Satu karyawan Anda selalu terlambat bekerja; terkadang dia menelepon untuk memberi tahu Anda bahwa dia akan terlambat, dan terkadang tidak. Anda ingin memecatnya karena terus absen, tetapi pengacara Anda mengatakan Anda tidak memiliki buku pegangan yang memberi tahu karyawan apa yang diharapkan tentang apa yang terjadi dalam kasus ketidakhadiran kronis.
Percayalah kepadaku; Jika Anda tidak memiliki sesuatu secara tertulis tentang situasi ini, karyawan tersebut dapat menuduh bahwa dia tidak tahu bahwa dia dapat dipecat karena tidak datang tepat waktu. Dan ini bisa berujung pada gugatan.
Tujuan Buku Pegangan Karyawan
- Karyawan ingin mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan mereka ingin tahu bahwa mereka diperlakukan sama seperti karyawan lainnya. Persepsi perlakuan tidak adil dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan, pada akhirnya, tuntutan hukum. Misalnya, jika semua karyawan mengetahui berapa hari libur yang mereka terima, mereka tidak akan bertanya-tanya apakah karyawan lain mendapatkan lebih banyak hari.
- Memiliki aturan yang sama untuk semua karyawan membuat menjalankan bisnis menjadi lebih mudah. Tidak perlu memikirkan apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu. Tentu, ada kalanya tidak ada kebijakan tertulis tentang suatu masalah, tetapi memiliki beberapa pedoman umum dapat membantu menangani situasi tertentu.
- Kebijakan tertulis menunjukkan hal itu kepada karyawan bisnis Anda ingin adil. Niat itu sangat membantu moral yang baik secara umum dan dalam berurusan dengan karyawan individu yang tidak puas.
- Terakhir, kebijakan dan prosedur tertulis dapat membantu Anda menangani tuntutan hukum. Manual kebijakan dapat digunakan sebagai bukti dalam gugatan diskriminasi; pada kenyataannya, manual semacam itu bahkan dapat mencegah tuntutan hukum.
Mengapa Buku Pegangan Karyawan Tidak Cukup
Setelah Anda menyiapkan buku pegangan karyawan untuk bisnis Anda, ada beberapa hal lagi yang harus Anda lakukan:
Peninjauan Kejaksaan
Mintalah seorang pengacara meninjau buku pegangan untuk bahasa, untuk bahasa yang bertentangan atau membingungkan, dan untuk masalah hukum. Misalnya, pengacara Anda dapat membantu Anda menyusun bahasa yang tidak akan membuat karyawan berpikir bahwa mereka memiliki pekerjaan seumur hidup.
Komunikasi
Pastikan semua karyawan saat ini mengetahui tentang buku pegangan dan tersedia bagi mereka. Berikan salinan kepada setiap karyawan (pastikan Anda mendapatkan tanda tangan sehingga Anda dapat menunjukkan bahwa semua karyawan telah menerima salinannya).
Letakkan salinannya di situs web perusahaan. Ingatkan karyawan tentang kebijakan tertentu. Dengan kata lain, pastikan tidak ada cara bagi karyawan untuk tidak mengetahui kebijakan dan prosedur dalam manual.
Melaksanakan
Ikuti buku pegangan. Ambil tindakan saat Anda membutuhkannya. Menggunakan buku pegangan untuk menangani masalah karyawan dengan cepat memperkuat niat Anda untuk bersikap adil dan niat Anda untuk mengikuti buku pegangan.
Merevisi
Kunjungi kembali buku pegangan secara berkala. Perbarui kebijakan yang telah berubah (pastikan Anda segera mengomunikasikan perubahan!) dan pertimbangkan perubahan lain untuk mengatasi masalah yang muncul. Jika Anda mengubah kebijakan dan tidak mengubah buku pegangan, Anda mengundang masalah hukum.
Susan Heathfield, pakar Sumber Daya Manusia, memiliki beberapa saran untuk mengelola masalah ketidakhadiran karyawan. Akankah buku pegangan karyawan menyelesaikan masalah Anda? Tidak, tapi itu akan membuat karyawan tahu apa yang diharapkan dan membuat asumsi bahwa Anda tidak akan mentolerir ketidakhadiran.
Tidak peduli berapa banyak karyawan yang Anda miliki, manual karyawan atau buku pegangan karyawan merupakan alat penting untuk menjalankan bisnis Anda.
Jadi, apakah Anda sudah membuat buku pegangan karyawan?
