Administrator tunjangan pemberi kerja biasanya mengelola campuran tunjangan karyawan yang diwajibkan dan tidak diwajibkan. Dari asuransi medis dan resep hingga tabungan pensiun dan tunjangan sukarela, perusahaan seringkali memiliki banyak pilihan untuk ditawarkan setiap tahun. Akhir tahun adalah waktu yang tepat untuk mengumpulkan semua data rencana manfaat yang diperlukan dan tidak diperlukan bersama-sama untuk mengevaluasi bagaimana semua ini manfaat memperbaiki kehidupan karyawan, jika masih hemat biaya, dan manfaat baru apa yang dapat ditambahkan untuk meningkatkan total kompensasi. Yang terbaik adalah memilah-milah tunjangan karyawan yang diperlukan terlebih dahulu, lalu mengerjakan tunjangan yang tidak diwajibkan.
Tunjangan Karyawan yang Dibutuhkan
Apakah Anda menjalankan bisnis kecil atau perusahaan multinegara besar, ada undang-undang tempat kerja yang berlaku untuk melindungi kesehatan karyawan dan kesejahteraan finansial. Salah satu undang-undang ini mengatakan bahwa pemberi kerja harus membawa setidaknya tunjangan karyawan minimum yang disyaratkan. Ini termasuk dalam beberapa mandat termasuk Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA), Undang-Undang Keamanan Pendapatan Pensiun Karyawan (ERISA), dan banyak lagi. Penting untuk membedakan antara manfaat yang dibutuhkan dan yang merupakan standar industri.
Asuransi disabilitas
Di beberapa negara bagian, program asuransi kecacatan jangka pendek dan jangka panjang mewajibkan tunjangan karyawan yang dibayar sebagian oleh pemberi kerja dan karyawan. Rencana tambahan umumnya ditanggung oleh pemotongan gaji karyawan. Administrasi Bisnis Kecil menyarankan bahwa negara bagian berikut sekarang memerlukan asuransi cacat untuk memberikan penggantian upah sebagian kepada karyawan yang memenuhi syarat jika mereka mengalami kecelakaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan atau penyakit:
- California
- Hawaii
- Jersey baru
- New York
- Puerto Riko
- Pulau Rhode
Cuti Keluarga dan Medis
Di semua negara bagian, Undang-Undang Cuti Medis Keluarga (FMLA) mengizinkan karyawan hingga 12 minggu cuti yang dilindungi pekerjaan tanpa dibayar jika mereka memenuhi persyaratan tertentu. Selama cuti, semua tunjangan karyawan grup dilanjutkan. Jika karyawan tersebut memilih untuk tidak kembali bekerja pada akhir cuti FMLA, dia mungkin masih memenuhi syarat untuk mendapat pertanggungan dan tunjangan perawatan kesehatan lanjutan berdasarkan undang-undang COBRA. Perusahaan harus mempekerjakan setidaknya 50 orang atau menjadi organisasi publik. Persyaratan kelayakan meliputi:
- Karyawan harus diminta untuk merawat kelahiran, penempatan asuh, atau adopsi anak.
- Karyawan harus merawat anggota keluarga dekat yang menderita penyakit serius atau cedera.
- Karyawan harus membutuhkan perawatan untuk kondisi kesehatannya yang serius.
- Karyawan tersebut harus merawat anggota militer aktif yang terluka atau sakit.
Dalam kebanyakan kasus, karyawan diminta untuk memberi tahu pemberi kerja mereka terlebih dahulu sebelum mengambil cuti FMLA yang disetujui, meskipun keadaan darurat dapat dan memang muncul. Baik pria maupun wanita berhak atas cuti FMLA penuh.
Cuti Berbayar dan Tunjangan Cuti Lainnya
Di luar cuti FMLA, pemberi kerja sebenarnya tidak diharuskan oleh undang-undang federal untuk memberikan cuti berbayar atau tidak berbayar kepada karyawan. Namun, merupakan praktik standar sebagian besar pemberi kerja untuk menawarkan setidaknya beberapa tunjangan hari cuti yang dibayar dan tidak dibayar bagi karyawan. Sebagian besar waktu, cuti berbayar terbatas pada hari libur dan liburan, waktu sakit, cuti pribadi, cuti pemakaman atau berkabung, dan cuti tugas juri.
Banyak perusahaan menawarkan karyawan kesempatan untuk mendapatkan cuti berbayar berdasarkan berapa jam mereka telah bekerja selama periode waktu tertentu, dan jam kerja ini bertambah. Perusahaan lain mungkin memilih untuk menawarkan waktu istirahat terbatas per tahun, dengan hari libur berikutnya tidak dibayar. Kebijakan cuti berbayar standar akan mencakup 5 hari liburan, 3 hari sakit, dan 1 hari pribadi.
Jaminan Sosial dan Pajak Medicare
Meskipun sebagian besar karyawan tidak secara otomatis menganggap Jaminan Sosial dan Medicare sebagai tunjangan, tetapi bukan sesuatu yang mereka peroleh, semua pemberi kerja diharuskan membayar pajak Jaminan Sosial dan Medicare. Pengusaha A.S. harus mencocokkan tarif yang sama dengan yang dibayarkan karyawan ke dalam sistem Jaminan Sosial, yang bervariasi berdasarkan usia setiap karyawan dan berapa penghasilan karyawan.
Setiap karyawan melengkapi formulir pajak tertentu pada awal pekerjaan, dan ini menjadi dasar formulir W-2 yang harus diajukan oleh pemberi kerja untuk melaporkan upah. Selain itu, pemberi kerja harus memverifikasi identitas dan nama semua karyawan menggunakan Sistem Verifikasi Nomor Jaminan Sosial (gratis) atau Layanan Verifikasi SSN Berbasis Izin (berbayar). Ini mencegah penggunaan identifikasi yang salah oleh pemberi kerja dan memastikan karyawan yang benar dikreditkan untuk tunjangan masa depan mereka.
Asuransi pengangguran
Semua perusahaan harus membayar pajak asuransi pengangguran untuk setiap karyawan, apakah mereka bekerja penuh waktu atau paruh waktu. Hal ini memastikan bahwa ada dana yang tersedia untuk menutupi masa pengangguran jika satu atau lebih secara paksa terpisah dari perusahaan. Setiap perusahaan akan diberi tahu tentang hal ini oleh negara tempatnya beroperasi dan berapa banyak asuransi yang dapat ditanggung perusahaan. Perusahaan mendaftar ke agen tenaga kerja negara dan pembayaran dikelola di sana. Jika seorang karyawan diberhentikan dan tidak ada penyebab yang pasti, maka dia dapat menerima tunjangan pengangguran untuk jangka waktu singkat. Jika tidak, karyawan tidak mendapat manfaat langsung dari asuransi wajib ini.
Manfaat yang Tidak Diperlukan
Semua tunjangan karyawan lainnya dianggap sebagai tunjangan yang tidak diwajibkan, kecuali tunjangan kesehatan minimum yang diwajibkan berdasarkan ACA. Ini hanya mempengaruhi perusahaan yang memiliki 50 atau lebih karyawan tetap atau setara dengan karyawan paruh waktu. Asuransi kesehatan harus memberikan perawatan pencegahan dasar, tetapi dapat membawa pengeluaran maksimum yang tinggi.
Tunjangan tidak wajib lainnya mencakup semua bentuk asuransi tambahan lainnya, rencana tabungan pensiun, asuransi jiwa, perawatan penglihatan dan gigi, kesehatan program, gaji, tunjangan perusahaan, pengembangan profesional dan manfaat pelatihan, program bantuan karyawan, hotline perawatan dokter dan perawat, pengobatan jarak jauh, dan banyak lagi. Tak satu pun dari tunjangan ini diwajibkan oleh undang-undang tetapi atas kebijaksanaan masing-masing pemberi kerja. Dalam kebanyakan kasus, manfaat yang tidak dibutuhkan membantu perusahaan menjadi lebih kompetitif dan seringkali ditentukan oleh norma kawasan dan industri.
