Rapat yang efektif adalah acara yang menarik dan berenergi tinggi di mana anggota tim bekerja sama untuk membuat keputusan atau memecahkan masalah. Sayangnya, terlalu banyak pertemuan yang kami hadiri tampaknya justru sebaliknya. Pertemuan terburuk membuat waktu merangkak membuat semua orang kelelahan secara mental dan emosional dan lebih dari sedikit frustrasi. Perbedaannya terletak pada bagaimana rapat direncanakan dan dijalankan.
Manajer terbaik memahami pentingnya acara ini, dan mereka memahami bahwa menghasilkan rapat yang hebat membutuhkan perencanaan dan upaya yang disengaja. Artikel ini menawarkan sepuluh kiat untuk membantu Anda memanfaatkan waktu kolaborasi yang berharga ini dengan tim Anda. Berikut adalah tips tentang cara memperkuat rapat tim Anda.
Miliki Sikap Positif Tentang Rapat
Ini adalah satu-satunya hal terpenting yang dapat dilakukan seorang manajer sebagai pemimpin untuk meningkatkan rapat tim. Mengejutkan betapa banyak manajer yang dengan bangga menyatakan ketidaksukaan mereka pada rapat, tetapi mencapai hasil yang signifikan hasil, memecahkan masalah, membuat keputusan, menginformasikan, menginspirasi, berkolaborasi, dan memotivasi, manajer perlu bekerja sama rakyat.
Itu berarti sesekali mengumpulkan orang-orang itu di sebuah ruangan atau dalam panggilan konferensi dan berbicara dengan mereka. Mengelola bukan tentang duduk di kantor dengan pintu tertutup mengirim email. Sebagai seorang pemimpin, cobalah memandang rapat sebagai manifestasi dari kepemimpinan. Ini adalah waktu pertunjukan kepemimpinan, bukan sesuatu yang menakutkan seperti perjalanan ke dokter gigi.
Ingat, Anda Pemilik Rapat
Jangan mendelegasikan perencanaan agenda ke asisten administrasi atau anggota tim lainnya. Sebagai pemimpin, itu milikmu pertemuan untuk merencanakan dan menjalankan. Untuk menempatkan diri Anda dalam kerangka berpikir yang benar, tanyakan dan jawab pertanyaan berikut: "Setelah pertemuan ini, apa yang saya ingin orang pelajari, capai, atau selesaikan?"
Selalu Siapkan Agenda
Semua yang pernah Anda baca tentang rapat tempat kerja yang efektif mencakup nasihat tentang menyiapkan agenda. Namun, kita semua datang ke pertemuan di mana tidak ada agenda yang ditemukan. Tindakan merencanakan agenda membantu memfokuskan dan mengidentifikasi topik prioritas untuk rapat.
Minta Masukan tentang Agenda
Meskipun merupakan tanggung jawab utama manajer untuk mengembangkan agenda, anggota tim dapat diundang untuk menyumbangkan item agenda. Kirim panggilan untuk ide beberapa hari sebelum rapat.
Bumbui
Taruh sedikit variasi dalam format. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan membumbui rapat tim Anda:
- Undang pembicara tamu
- Rayakan sesuatu
- Lakukan “meja bundar pembelajaran” — mintalah anggota tim bergiliran untuk saling mengajarkan sesuatu
- Tonton Ted Talk yang relevan dengan agenda rapat
- Jalankan aktivitas membangun tim
- Ubah lokasi (pertimbangkan untuk mengambil rapat di luar lokasi)
- Bawalah beberapa makanan yang menyenangkan atau menarik
- Adakan rapat “agenda tunggal”.
- Minta pembaruan putaran kilat
- Libatkan tim dalam brainstorming
- Ganti kursi atau ganti apa pun untuk memecah monoton
Izinkan Beberapa "Ruang Putih" untuk Kreativitas dan Keterlibatan Spontan
Jangan menjejalkan begitu banyak item dalam agenda sehingga Anda kesulitan untuk menyelesaikannya. Alih-alih, sisakan ruang di bagian akhir untuk diskusi spontan. Jika rapat berakhir lebih awal, biarkan semua orang pergi lebih awal. Semua orang juga menghargai waktu yang ditemukan.
Gunakan Rapat Tim untuk Berkolaborasi
Alih-alih hanya berbagi informasi, cobalah memecahkan masalah atau bekerja dengan kelompok untuk mencapai suatu keputusan. Ya, itu menantang dan bisa berantakan, tetapi di situlah kami mendapatkan nilai paling banyak dari rapat.
Meringankan
Menjadi pemimpin rapat bukanlah tentang memamerkan otoritas atau menyalahgunakan kekuasaan. Menghukum seseorang karena terlambat di depan tim adalah contoh melakukan hal ini. Pertahankan rasa humor dan kerendahan hati Anda.
Menindaklanjuti
Lacak item tindakan dan pastikan orang melakukan apa yang mereka katakan akan mereka lakukan. Sangat frustasi untuk muncul di pertemuan berikutnya dan menemukan setengah dari tim tidak mau repot-repot melakukan apa yang mereka janjikan di pertemuan terakhir. Tindak lanjut sebelum pertemuan dan meminta pertanggungjawaban individu atas komitmen mereka.
Jadilah Pemimpin Model Peran
Rapat tim bukanlah waktu untuk lengah dan bersantai bersama tim Anda. Pertahankan diri Anda dan tim Anda pada standar perilaku tertinggi, yang berarti tidak ada lelucon yang tidak sopan, mencela anggota tim, sinisme dan sarkasme, atau menghina departemen atau manajemen lain. Pikirkan tentang jenis pemimpin yang ingin Anda kenal, dan kemudian muncul di setiap pertemuan makhluk pemimpin itu.
Garis bawah
Kesempatan untuk bertemu dan bekerja dengan tim Anda adalah hal yang mengerikan untuk disia-siakan. Sangat penting bagi Anda untuk mengembangkan disiplin untuk merencanakan dan memimpin rapat yang dihargai orang dan mendorong inisiatif ke depan.
