Agar Anda dapat mengklasifikasikan seorang karyawan sebagai bebas gaji—yaitu, dibebaskan dari aturan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil, termasuk lembur—Anda harus memenuhi banyak persyaratan. Tugas aktual yang dilakukan karyawan harus termasuk dalam salah satu kategori pengecualian, seperti penjualan di luar, manajemen, atau pengecualian administratif.
Namun, uraian pekerjaan yang tepat bukanlah satu-satunya hal yang diperlukan agar karyawan dibebaskan dari pembayaran lembur: karyawan harus menerima gaji yang sama setiap periode pembayaran.
Ini berarti apakah seorang karyawan bekerja lima jam atau 55 jam seminggu, gajinya tetap sama. Manajer tidak dapat memotong gaji dari karyawan yang dikecualikan saat dia makan siang lama atau datang terlambat untuk bekerja.
Namun, karyawan tersebut tidak berhak atas satu sen lebih dalam gaji karena bekerja 80 jam seminggu untuk memenuhi tenggat waktu. (Perusahaan tentu dapat memberikan bonus kepada karyawan, dan dalam situasi yang melibatkan tenggat waktu yang dekat atau mengambil kendur untuk karyawan yang pergi, bonus dan pengakuan lainnya didorong.)
Aturan ini keras dan cepat. Begitu Anda mulai memotong dari gaji karyawan yang dikecualikan, Anda baru saja membuatnya tidak bebas. Mereka sekarang memenuhi syarat untuk upah lembur ke belakang dan ke depan. Ini bukan kesalahan yang ingin Anda buat.
Tapi, bisakah Anda memotong gaji dari gaji karyawan yang dikecualikan? Beberapa kali ada. Berikut adalah lima kali ketika Anda dapat memotong gaji dari gaji karyawan yang dikecualikan.
1. Minggu Pertama dan Terakhir
Anda hanya perlu membayar karyawan untuk hari-hari bekerja pada minggu pertama dan terakhir mereka. Jika periode pembayaran Anda berjalan Senin-Minggu, dengan akhir pekan dua hari, dan karyawan Anda mulai pada hari Rabu, Anda hanya perlu membayarnya untuk hari Rabu, Kamis, dan Jumat. Begitu juga jika hari terakhir dia bekerja adalah hari Rabu, Anda hanya perlu membayar untuk hari Senin, Selasa, dan Rabu.
Jika tidak, jika seorang karyawan bekerja setengah minggu, untuk alasan apa pun, Anda masih harus membayar untuk satu minggu penuh, kecuali memenuhi syarat berdasarkan pengurangan lain yang diperbolehkan.
2. Pengurangan yang Diperintahkan Oleh Pengadilan
Ini bukanlah potongan nyata—karyawan tersebut masih mendapatkan jumlah uang yang sama; hanya saja gajinya lebih kecil. Jika dia berada di bawah perintah pengadilan untuk tunjangan anak, tunjangan, atau untuk melunasi hutang, Anda dapat (dan harus) mengurangi apa yang diwajibkan oleh undang-undang dan memberikan uang itu ke mana pun pengadilan mengarahkannya.
Seringkali, dengan pemotongan yang diperintahkan pengadilan ini, karyawan tidak senang dengan apa yang Anda lakukan terhadap mereka. Pastikan Anda menjelaskan dengan sangat jelas kepada karyawan Anda bahwa Anda hanya mengikuti hukum dan harus melakukan apa yang diperintahkan pengadilan. Ingat, Anda tidak benar-benar mengurangi gajinya; Anda hanya membayar sebagian tagihannya secara otomatis.
3. Libur Sehari Penuh (Liburan)
Jika karyawan Anda telah menghabiskan seluruh waktu liburannya dan ingin mengambil hari libur, dia dapat mengambil hari libur tersebut. Anda tidak perlu membayarnya untuk hari itu jika waktu liburnya adalah untuk hari libur yang tidak berhubungan dengan penyakit. Ini setara dengan hari libur, bukan hari sakit.
Secara alami, apakah Anda mengizinkan hari libur yang tidak dibayar ini atau tidak, itu terserah Anda. Jika Anda memberikan hari (atau hari) libur yang tidak dibayar, ingatkan karyawan Anda bahwa mereka tidak boleh melakukan pekerjaan apa pun pada hari libur tersebut. Melakukan pekerjaan sebanyak 15 menit dapat memicu aturan touch the wall. Karena karyawan yang dikecualikan dibayar sama, terlepas dari jumlah jam mereka bekerja, melakukan 15 menit kerja berarti mereka dibayar sepanjang hari.
Jika Anda tidak percaya bahwa karyawan Anda akan menahan diri untuk menjawab email, menerima telepon, atau melakukan beberapa menit pekerjaan pada proyek yang jatuh tempo minggu depan, simpan laptopnya di kantor dan matikan emailnya untuk sementara waktu pertanyaan.
4. Libur Sehari Penuh (Lainnya)
Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, Divisi Upah dan Jam, Anda hanya dapat mengurangi hari libur penuh karena alasan selain sakit jika Anda tidak hanya memiliki “rencana, kebijakan, atau praktik yang bonafid dalam memberikan kompensasi atas gaji yang hilang karena sakit; untuk mengimbangi jumlah yang diterima karyawan sebagai biaya juri atau saksi, atau untuk gaji militer; untuk hukuman yang dijatuhkan dengan itikad baik atas pelanggaran peraturan keselamatan yang sangat penting; atau untuk penangguhan disipliner yang tidak dibayar selama satu hari atau lebih yang dikenakan dengan itikad baik untuk pelanggaran aturan perilaku di tempat kerja.”
Dengan kata lain, Anda tidak bisa begitu saja memutuskan dengan cepat untuk menghentikan gaji karyawan yang dikecualikan saat Anda menangguhkan karyawan karena pelanggaran peraturan.
Anda harus memiliki rencana yang menjelaskan kondisi di mana Anda tidak akan membayar karyawan yang dikecualikan. Jika tidak, itu merupakan pemotongan ilegal jika Anda memotong gaji karyawan yang dikecualikan dan karyawan tersebut telah bekerja sama sekali selama seminggu, Anda baru saja membatalkan pembebasan tersebut.
5. FMLA
Jika Anda memiliki karyawan yang keluar selama beberapa minggu di FMLA, cukup jelas bahwa Anda tidak perlu membayar karyawan yang dikecualikan selama waktu itu. Dia pergi berhari-hari penuh, dan itu bagian dari rencana yang bonafid. Tapi bagaimana dengan FMLA intermiten?
Saat itulah seorang karyawan disetujui untuk mengambil cuti beberapa jam sekaligus untuk menangani masalah medis — baik untuk masalah mereka sendiri atau masalah anggota keluarga yang memenuhi syarat. Undang-Undang Cuti Medis Keluarga secara khusus memungkinkan Anda untuk memotong gaji karyawan yang dikecualikan saat mereka menggunakan FMLA.
Jadi, jika karyawan Anda perlu mengambil cuti dua sore dalam seminggu untuk cuci darah, Anda tidak perlu membayar mereka untuk waktu itu.
Namun, inilah peringatan tentang pengurangan ini. Karena karyawan yang dikecualikan dibayar untuk pekerjaan itu dan bukan per jam, jika karyawan Anda masih bekerja 40 jam penuh dan Anda memotong gaji setengah hari setiap minggu ketika mereka pergi ke janji temu medis, Anda benar secara hukum, tetapi secara moral dan etis salah.
Aturan Umum Tentang Memasukkan Gaji Karyawan yang Dikecualikan
Sebagai aturan umum, ingatlah untuk tidak memotong apa pun dari gaji karyawan yang dikecualikan. Jika karyawan mengambil cuti beberapa jam di tengah hari, datang terlambat, atau pulang lebih awal, Anda dapat memotong dari bank PTO mereka, tetapi lanjutkan dengan hati-hati saat Anda melakukan ini. Jika karyawan tersebut sebaliknya adalah karyawan yang baik yang menyelesaikan pekerjaannya, jangan menghukumnya karena efisiensi penggunaan waktunya.
Jika Anda memutuskan bahwa Anda ingin kemampuan untuk memotong gaji untuk cuti seperti itu, ingatlah selalu legal untuk membayar orang per jam. Namun, jika Anda mengikuti rute itu, karyawan Anda sekarang memenuhi syarat untuk pembayaran lembur, terlepas dari apakah dia memenuhi kualifikasi lain untuk pengecualian. Jadi, keinginan Anda untuk menghemat beberapa dolar karena dia makan siang dalam waktu lama akan dikalahkan oleh gaji lembur yang besar yang akan dia terima selama musim sibuk.
Sangat penting untuk diingat bahwa karyawan yang dikecualikan dipekerjakan untuk melakukan pekerjaan itu, bukan untuk bekerja pada jam tertentu. Perlakukan mereka seperti profesional yang bertanggung jawab dan kemungkinan besar, semuanya akan beres pada akhirnya.
