Keseimbangan artikel ini menawarkan beberapa tambahan jenis pertemuan yang menyebarkan stres dan perselisihan. Sebagai manajer atau pemimpin yang bertanggung jawab untuk menyatukan orang-orang untuk berkomunikasi, berbagi, dan menghasilkan ide, Anda akan dilayani dengan baik dengan menghilangkan jenis rapat ini dari rutinitas Anda.
08:00 Senin Pagi Rapat Staf
Masalah dengan pertemuan ini adalah tidak ada yang siap untuk itu. Lagi pula, sekarang pukul 08.00 pada hari Senin pagi—belum ada yang terjadi dan apa pun yang terjadi minggu lalu sebagian besar adalah sejarah kuno. Masalah kedua dengan pertemuan ini adalah bagi siapa pun untuk bersiap, mereka harus bekerja pada Minggu malam yang baik-baik saja acara tetapi dijamin memberi Anda beberapa suara serius untuk "brengsek tahun ini" dari karyawan dan anggota keluarga karyawan.
Solusinya: Jika Anda harus mengadakan rapat tim pada hari Senin, dorong ke pagi atau sore hari. Lebih baik lagi, dorong ke Selasa pagi.
Rapat Status Meja Bundar
Anda tahu pertemuan ini. Itu adalah tempat orang-orang bergerak di sekitar ruangan berbagi pembaruan, saga, fantasi, dan impian terbaru mereka. Duduk di tempat yang salah dan Anda berakhir sebagai 22t orang untuk menawarkan pembaruan kepada kelompok yang kandung kemihnya terlalu tegang dan otak mati rasa dari pembaruan berorientasi politik yang berasal dari mulut rekan kerja dalam fungsi yang jauh.
Solusinya: Temui jika Anda harus, tetapi tetapkan beberapa aturan tentang pembaruan. Minta orang untuk fokus pada berita penting yang memengaruhi semua orang atau untuk mengidentifikasi tantangan yang membutuhkan bantuan dari berbagai fungsi. Lakukan apa saja untuk membatasi derap menyakitkan dari pembaruan status yang serampangan dan mementingkan diri sendiri yang dihasilkan dari rapat meja bundar yang tidak disiplin.
Pertemuan Berulang yang Kehilangan Tujuan
Setiap pertemuan berulang di mana tidak ada yang dapat mengingat mengapa pertemuan ini masih berlangsung adalah kandidat untuk segera dieliminasi. Hukum fisika beralih ke rapat dan rapat sesuai jadwal cenderung tetap sesuai jadwal lama setelah kegunaannya habis di tempat kerja.
Seorang manajer baru meninjau daftar rapat yang berulang pada jadwal timnya dan membatalkan dua di antaranya karena dia tidak dapat mengungkap alasan diadakannya rapat tersebut. Dia menerima lebih dari beberapa ucapan terima kasih dan beberapa komentar dari orang-orang yang bertanya-tanya bagaimana dia berhasil menghentikan pertemuan ini yang telah mereka coba singkirkan selama setahun terakhir.
Solusinya: Tinjau semua rapat berulang yang Anda jadikan tim Anda atau di mana Anda menjadi pesertanya, dan singkirkan mereka dari kehidupan Anda dan kehidupan anggota tim Anda. Jika Anda bukan tuan rumah rapat, beri tahu tuan rumah tentang niat Anda dan perspektif Anda tentang kegunaan rapat. Jika Anda adalah tuan rumah/sponsor, polling anggota tim dan beri mereka suara dan suara. Sedikit irisan kejam dari rapat berulang membuka waktu berharga untuk aktivitas lain yang lebih penting.
Pertemuan Kelompok Pengrajin Kata
Ini adalah pertemuan di mana Anda mengumpulkan sekelompok orang untuk mengerjakan kata-kata untuk sesuatu: visi, misi, pernyataan strategi, pernyataan ruang lingkup dalam manajemen proyek. Keluaran dari sesi-sesi ini biasanya berupa serangkaian kalimat yang dibangun dengan canggung yang mencerminkan kompromi dari pihak penanggung jawab. Tidak seorang pun di ruangan itu setuju dengan produk akhir, tetapi semua orang menganggukkan kepala sebagai persetujuan segera setelah kata-katanya berubah dari konyol menjadi mengerikan dalam upaya untuk menghilangkan rasa sakit.
Solusinya: Npernah menyerahkan kata-kata kasar tentang apa pun ke komite. Coba sendiri item yang dipermasalahkan, pantulkan beberapa rekan kerja dan ketika Anda mendekati sesuatu yang mulai berhasil untuk Anda, dengan sangat hati-hati mintalah masukan dari sebuah grup. Ajukan pertanyaan klarifikasi, buat catatan bagus, lalu hilangkan dan susun ulang pernyataan, ulangi prosesnya seperlunya.
Rapat Strategi Templat
Tidak ada proses atau template ajaib atau bahkan serangkaian langkah sederhana yang membantu munculnya kejelasan strategis. Melakukan S.W.O.T. (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) analisis tidak selalu berada di jalur kritis untuk sampai pada penilaian kondisi, dan peluang yang akurat. Dan jumlah, target, dan pertumbuhan bukanlah strategi. Waspadalah terhadap siapa pun yang menyarankan mereka memiliki proses sederhana untuk topik yang rumit ini.
Solusinya: Investasikan pada fasilitator atau penasihat strategi yang berkualifikasi tinggi dan berpengalaman yang mengerti caranya membimbing, terkadang memimpin dan terkadang mengikuti dalam mengejar pengembangan yang dapat ditindaklanjuti, bermakna strategi. Profesional yang tepat akan meminta pertanggungjawaban kelompok untuk menemukan jawaban atas pertanyaan yang tepat (sulit) yang harus dijawab dalam perjalanan menuju kejelasan strategis.
Garis bawah
Rapat adalah peluang tak ternilai untuk terhubung, berkomunikasi, membangun hubungan, dan merangsang pemecahan masalah secara kreatif. Mereka juga merupakan peluang yang matang untuk digunakan secara berlebihan dan bahkan disalahgunakan. Berusaha keras untuk menjadi manajer yang menghargai kekuatan dan pentingnya rapat. Gunakan forum ini untuk alasan yang tepat dengan merancangnya untuk fokus pada isu-isu utama, mengumpulkan ide, dan yang terpenting, hargai waktu yang diberikan setiap orang ke dalam sesi. Anggota tim Anda akan menghargai pendekatan positif Anda lebih dari yang pernah Anda ketahui.
