Setiap proyek kerja besar melewati lima fase. Panjang dan detail dapat bervariasi dari satu proyek ke proyek lainnya, tetapi semuanya akan tetap mengikuti kerangka dasar yang sama. Sementara beberapa metodologi proyek seperti pendekatan gesit kompres atau ulangi tahapan berikut dalam siklus berulang yang lebih cepat, pekerjaan setiap fase terlihat dan berbeda di setiap proyek.
Lima Tahapan
Tahapan formal sebuah proyek adalah sebagai berikut:
- Inisiasi: pembentukan tim proyek, pencarteran proyek, dan kick-off
- Perencanaan: menyelesaikan ruang lingkup proyek, menentukan rincian pekerjaan, menilai risiko, mengidentifikasi kebutuhan sumber daya, menyelesaikan jadwal, dan mempersiapkan pekerjaan yang sebenarnya
- Eksekusi: melakukan pekerjaan aktual yang diperlukan oleh definisi dan ruang lingkup proyek
- Memantau dan mengontrol: manajemen aktual, pelaporan, dan pengendalian sumber daya dan anggaran selama fase eksekusi
- Tutup proyek: pengiriman proyek, penilaian pelajaran, penundaan tim proyek
A manajer proyek
Mari kita lihat tahapan ini lebih detail.
Inisiasi
Inisiasi proyek yang solid tidak hanya akan membuat proyek Anda sukses, tetapi juga akan meletakkan dasar untuk semua tahapan di masa depan. Selama inisiasi, Anda akan menugaskan anggota tim proyek, memberi tahu mereka tentang tujuan proyek secara keseluruhan, dan ajukan pertanyaan sebanyak mungkin kepada klien atau pemilik proyek sehingga Anda dapat merencanakan proyek secara efisien. Ini juga saat yang tepat untuk membangun antusiasme tim tentang proyek dan mengumpulkan detail menit terakhir yang mungkin memengaruhi perencanaan proyek. Langkah tambahan meliputi:
- Analisis pemangku kepentingan
- Penugasan an Sponsor eksekutif
- Pengembangan dan komunikasi dokumen piagam
- Pertemuan awal resmi
Perencanaan
Setelah Anda memulai proyek dan mengumpulkan semua informasi yang relevan, Anda kemudian akan mulai merencanakan proyek Anda. Tahap perencanaan bergantung pada ukuran proyek Anda, berapa banyak informasi yang harus Anda atur, dan seberapa besar tim Anda. Hasil perencanaan harus jelas rencana proyek atau jadwal, dari mana setiap orang akan mengikuti tugas yang diberikan kepada mereka.
Menggunakan program perencanaan proyek seperti Microsoft Project atau Basecamp sangat membantu saat merencanakan proyek. Ada juga opsi gratis lain yang tersedia secara online. Namun, meskipun menggunakan program perencanaan proyek sangat membantu, itu tidak selalu diperlukan. Menggunakan Excel dan Word untuk membuat rencana Anda dan mengomunikasikannya kepada tim sama efektifnya.
Tugas khusus dalam fase perencanaan meliputi:
- Membuat rencana komunikasi untuk berbagai pemangku kepentingan yang terlibat
- Mengembangkan struktur perincian pekerjaan yang terperinci
- Mengidentifikasi jalur kritis
- Merencanakan sumber daya pada rencana proyek dan menyempurnakan urutan pekerjaan berdasarkan dependensi proyek dan kendala sumber daya
- Mengembangkan jadwal rinci
- Menilai risiko dan mengembangkan rencana prioritas dan mitigasi risiko
Eksekusi
Sekarang setelah Anda memiliki rencana proyek yang solid, tim dapat mulai melaksanakan proyek terhadap tugas yang diberikan kepada mereka. Ini adalah tahap di mana setiap orang mulai melakukan pekerjaan. Anda pasti ingin secara resmi memulai tahap eksekusi dengan pertemuan tatap muka untuk memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mulai melaksanakan bagian proyek mereka. Memulai tim di jalur yang benar merupakan bagian integral dari kesuksesan proyek, jadi jelaskan jadwal dan rencana komunikasi dengan jelas.
Memantau dan Mengontrol
Saat proyek sedang dalam tahap eksekusi, Anda akan mulai memantau dan mengendalikannya untuk memastikannya berjalan sesuai rencana. Ada berbagai cara untuk memantau dan mengontrol proyek. Check-in santai dengan pemimpin tim, "stand-up" harian yang terorganisir, atau pertemuan status mingguan yang lebih formal adalah efektif. Informasi yang keluar dari pertemuan atau saluran komunikasi ini akan menginformasikan putaran umpan balik dan pada akhirnya setiap perencanaan ulang dan penyesuaian yang mungkin diperlukan untuk proyek tersebut.
Kegiatan penting tambahan dalam tahap ini meliputi:
- Mengikuti rencana komunikasi yang telah Anda buat sebelumnya untuk memastikan kesadaran pemangku kepentingan tentang status proyek
- Memantau tim kerja dan aktivitas kerja pada jalur kritis
- Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja jadwal dengan melacak cepat atau menyelesaikan aktivitas secara paralel atau, jika perlu, menghentikan jadwal dengan menambahkan sumber daya
- Pemantauan aktual vs. biaya yang direncanakan
- Dalam beberapa kasus, memantau, menghitung, dan melaporkan nilai yang diperoleh untuk rencana proyek
- Memantau dan memitigasi risiko dan menyempurnakan rencana risiko sesuai kebutuhan
Tutup Proyek
Setelah semua detail dan tugas proyek Anda diselesaikan dan disetujui oleh klien atau pemilik proyek, Anda akhirnya dapat menutup proyek Anda. Ini mungkin tampak seperti formalitas, tetapi penutupan sebuah proyek sama pentingnya dengan inisiasi, perencanaan, dan pelaksanaannya.
Manajer proyek yang baik akan mendokumentasikan semua informasi dari proyek dan mengaturnya dengan rapi sehingga mereka dapat kembali ke sana jika diperlukan. Ini juga saat yang tepat untuk mengadakan post-mortem pada proyek sehingga semua anggota tim dapat merenungkan apa yang benar atau salah selama proyek berlangsung. Semua catatan penting proyek juga harus didokumentasikan sehingga hasilnya dapat dibagikan dengan anggota proyek lainnya dan disimpan dalam folder riwayat proyek. Terakhir, penting untuk secara formal memberhentikan tim proyek, memberikan umpan balik dan evaluasi kinerja seperti yang ditunjukkan oleh kebijakan perusahaan Anda.
