Anda baru saja diberi tanggung jawab atas proyek baru yang penting. Jelas, bos Anda menawarkan kesempatan ini sebagai mosi percaya pada keahlian Anda. Dan saat Anda bersemangat, ini adalah pertama kalinya Anda bertanggung jawab atas keseluruhan proyek.
Memulai untuk pertama kali memang menantang. Namun, ada cara untuk membantu Anda membuat kaki Anda basah. Manajemen proyek telah berkembang menjadi suatu proses dengan tahapan dan langkah yang ditentukan untuk memandu mereka yang baru dalam manajemen proyek menuju proyek yang sukses.
5 Tahapan Proses Proyek:
- Inisiasi: proyek dimulai ketika kebutuhan untuk perubahan diidentifikasi
- Perencanaan: merencanakan pekerjaan proyek
- Eksekusi: melakukan pekerjaan
- Mengelola dan mengendalikan: semua pekerjaan yang Anda lakukan selama proyek untuk memantau kemajuan
- Penutupan: menyelesaikan dan menyampaikan proyek dan menunda tim
Langkah-langkah ini identik untuk setiap proyek. Dan ingat, Anda adalah manajer proyek, bukan supervisor garis depan. Tugas Anda adalah mengelola proyek, bukan orang-orangnya.
Langkah Dasar untuk Pemula Proyek:
Selama tahap inisiasi, proyek dibuat dan piagam dibuat yang memberi Anda wewenang untuk menjadi manajer program dan membuat rantai pelaporan. Fase perencanaan adalah saat Anda:
Tentukan Ruang Lingkup
Langkah pertama dan terpenting dalam setiap proyek adalah menentukan ruang lingkup proyek. Apa yang seharusnya Anda capai atau ciptakan? Apa tujuan proyek? Sama pentingnya adalah mendefinisikan apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek Anda. Jika Anda tidak mendapatkan definisi yang cukup dari atasan Anda, klarifikasi ruang lingkupnya sendiri dan kirimkan kembali ke atas untuk konfirmasi.
Meskipun contoh ini sedikit melenceng dari topik bisnis, kita semua dapat mengaitkannya dengan resepsi pernikahan. Dalam merencanakan resepsi pernikahan, Anda mungkin memiliki ruang lingkup: menyiapkan resepsi pernikahan untuk 100 tamu lengkap dengan makan malam, bar terbuka, kue pengantin, dan live band untuk berdansa pada tanggal tertentu dengan biaya tidak melebihi $20,000.
Tentukan Sumber Daya yang Tersedia
Orang, peralatan, dan uang apa yang akan Anda miliki untuk mencapai tujuan proyek? Sebagai manajer proyek, Anda biasanya tidak memiliki kendali langsung atas sumber daya ini, tetapi harus mengelolanya melalui manajemen matriks.
Manajemen matriks mengacu pada penggunaan hierarki yang ditetapkan dalam perusahaan untuk mencapai apa yang perlu Anda lakukan. Jika Joe bekerja untuk proyek Anda, dan juga untuk departemennya, dia harus mendengarkan dua bos. Sebagai manajer proyek, cobalah untuk tetap berhubungan dengan pengawas dari orang atau pemilik peralatan yang Anda pinjam sehingga Anda dapat menyelesaikan konflik.
Pahami Garis Waktu
Kapan proyek harus selesai? Ketika Anda mengembangkan rencana proyek Anda, Anda mungkin memiliki fleksibilitas dalam bagaimana Anda menggunakan waktu selama proyek berlangsung, tetapi tenggat waktu biasanya tetap, seperti dalam kasus resepsi pernikahan. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan jam lembur untuk memenuhi jadwal, Anda harus mempertimbangkannya dengan batasan anggaran Anda.
Detail Pekerjaan
Apa bagian atau komponen utama yang harus dibuat untuk menyelesaikan proyek? Misalnya, resepsi pernikahan membutuhkan tingkat tinggi: ruang resepsi, makanan, minuman, kue, tamu, dan hiburan. Tentu saja, masing-masing barang yang lebih besar itu dapat dipecah menjadi banyak barang tambahan. Itu adalah langkah selanjutnya.
Dalam contoh resepsi pernikahan di atas, Anda mungkin memiliki tim atau penanggung jawab komponen yang berbeda. Bekerjalah dengan anggota tim Anda untuk menguraikan detail yang diperlukan untuk mencapai setiap item utama.
Penanggung jawab makanan harus memahami pilihan, batasan biaya, dan membuat pilihan yang mendukung pencapaian ruang lingkup. Sebutkan langkah-langkah yang lebih kecil di setiap langkah yang lebih besar. Seberapa dalam level Anda dalam merinci langkah-langkah akan tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek Anda.
Mengembangkan Rencana Pendahuluan
Rakit semua langkah Anda ke dalam rencana. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan tabel prioritas yang mengidentifikasi item apa yang harus mendahului item lainnya. Praktik manajemen proyek formal memerlukan pengembangan apa yang disebut diagram jaringan dan mengidentifikasi jalur kritis. Meskipun ini mungkin di luar kebutuhan atau tingkat pengetahuan Anda, masalah intinya adalah mengurutkan aktivitas dalam urutan yang benar dan kemudian mengalokasikan sumber daya ke aktivitas tersebut.
Pertanyaan yang harus diajukan meliputi: Apa yang terjadi lebih dulu? Apa langkah selanjutnya? Langkah mana yang dapat berjalan bersamaan dengan sumber daya yang berbeda? Siapa yang akan melakukan setiap langkah? Itu akan makan waktu berapa lama? Ada banyak paket perangkat lunak luar biasa yang tersedia yang dapat mengotomatiskan banyak detail ini untuk Anda. Tanyakan orang lain di posisi yang sama apa yang mereka gunakan.
Buat Rencana Dasar Anda
Dapatkan umpan balik tentang rencana awal Anda dari tim Anda dan dari pemangku kepentingan lainnya. Sesuaikan garis waktu dan jadwal kerja Anda agar sesuai dengan proyek ke dalam waktu yang tersedia. Lakukan penyesuaian yang diperlukan pada rencana awal untuk menghasilkan rencana dasar.
Minta Penyesuaian Proyek
Hampir tidak pernah ada cukup waktu, uang, atau bakat yang ditugaskan untuk sebuah proyek. Tugas Anda adalah memanfaatkan sumber daya terbatas yang Anda miliki. Namun, seringkali ada batasan yang ditempatkan pada proyek yang tidak realistis. Anda perlu membuat kasus Anda dan menyampaikannya kepada atasan Anda dan meminta batasan yang tidak realistis ini diubah. Mintalah perubahan di awal proyek. Jangan menunggu sampai ada masalah untuk meminta perubahan yang Anda butuhkan.
Saat Anda mulai memperoleh sumber daya dan mendapatkan bahan yang diperlukan, Anda berada dalam tahap eksekusi. Pada fase ini, Anda juga:
Merakit Tim Proyek Anda
Kumpulkan orang-orang di tim Anda dan mulailah dialog. Mereka adalah ahli teknis. Itu sebabnya supervisor fungsional mereka menugaskan mereka ke proyek tersebut. Tugas Anda adalah mengelola tim.
Kerjakan Rencana Anda
Membuat rencana itu penting, tetapi rencana itu bisa diubah. Anda memiliki rencana untuk mengemudi ke tempat kerja setiap pagi. Jika satu persimpangan diblokir oleh kecelakaan, Anda mengubah rencana dan pergi ke arah yang berbeda. Lakukan hal yang sama dengan rencana proyek Anda. Ubah sesuai kebutuhan, tetapi selalu ingat ruang lingkup dan sumber daya.
Saat rencana Anda terungkap dan pekerjaan selesai, Anda memasuki fase pemantauan dan pengendalian. Pada fase ini, Anda bekerja untuk mengendalikan biaya, sumber daya, dan kualitas serta:
Pantau Kemajuan Tim Anda
Anda akan membuat sedikit kemajuan di awal proyek, tetapi mulailah memantau apa yang semua orang lakukan. Itu akan membuatnya lebih mudah untuk menangkap masalah sebelum menjadi masalah.
Dokumentasikan Semuanya
Menyimpan catatan. Setiap kali Anda mengubah rencana dasar Anda, tuliskan apa perubahan itu dan mengapa itu perlu. Setiap kali persyaratan baru ditambahkan ke proyek, tuliskan dari mana persyaratan itu berasal dan bagaimana garis waktu atau anggaran disesuaikan karenanya. Anda tidak dapat mengingat semuanya, jadi tulislah dan Anda akan dapat melihatnya di ulasan akhir proyek dan belajar darinya.
Tetap Informasikan Semua Orang
Selalu beri tahu semua pemangku kepentingan proyek tentang kemajuan selama ini. Beri tahu mereka tentang kesuksesan Anda saat Anda menyelesaikan setiap pencapaian, tetapi juga beri tahu mereka tentang masalah segera setelah muncul.
Juga, beri tahu tim Anda. Jika perubahan sedang dipertimbangkan, beri tahu tim tentang hal itu sejauh mungkin. Pastikan semua orang di tim mengetahui apa yang dilakukan orang lain.
Ikuti Langkah-langkahnya
Anda tidak harus menjadi manajer proyek formal untuk memimpin inisiatif proyek. Namun, Anda harus menerapkan alat, logika, dan langkah-langkah manajemen proyek untuk memperjelas tujuan Anda, merinci pekerjaan, dan membangun tim untuk dieksekusi saat Anda mengelola semuanya.
