Karena makanan dan minuman termasuk pengeluaran terbesar di perencanaan acara, ini juga merupakan kategori yang bagus untuk dijadikan sasaran pemotongan biaya. Hampir setiap menu acara memiliki elemen pemborosan yang jelas dapat dihapus tanpa membahayakan untuk membebaskan dana untuk kebutuhan lain. Artikel ini membahas beberapa komponen katering di mana Anda dapat menyesuaikan jumlah makanan untuk mengontrol pengeluaran.
Gulung Angka Anda
Ada ilmu untuk mengelola jumlah tamu dan nomor RSVP, yang bahkan mengalami perjuangan perencana acara. Di satu sisi, Anda memiliki jumlah peserta yang mendaftar untuk acara tersebut, dan di sisi lain, Anda harus mempertimbangkan "ketidakhadiran" dan tamu tak terduga. Acara gratis akan memiliki persentase ketidakhadiran yang lebih tinggi—25% atau lebih—sementara sebagian besar acara dengan tiket rata-rata memiliki tingkat peralihan 10%. Gunakan rata-rata ini untuk mengontrol pengeluaran yang tidak perlu. Agar aman, gabungkan zona penyangga 2% untuk kedatangan menit terakhir.
Kurangi Sarapan Kontinental
Beberapa makanan katering menghasilkan lebih banyak limbah daripada benua sarapan. Faktanya adalah orang menjadi lebih sadar akan karbohidrat dan kue-kue berkalori tinggi. Anda masih perlu persediaan kopi, teh, dan air yang cukup untuk sesi pagi Anda. Dalam banyak kasus, Anda dapat menghemat uang dengan membeli minuman sarapan a la carte daripada paket standar per orang. Gambar 0,5 kue kering dan 1,25 minuman per orang untuk pertemuan bisnis, dan sedikit lebih banyak untuk kelompok keluarga dengan kehadiran anak-anak.
Pertimbangkan Makanan Berlapis Di Atas Prasmanan
Merupakan mitos bahwa memilih hidangan prasmanan akan menghemat uang daripada hidangan yang disajikan. Namun, jika Anda melihat sebagian besar panduan katering, Anda akan melihat bahwa ini tidak benar. Katering harus menyiapkan lebih banyak makanan per orang untuk prasmanan, yang menyebabkan lebih banyak pemborosan. Selain itu, meskipun permintaan layanan tableside lebih rendah dengan prasmanan, manajer lantai masih membutuhkan staf penuh untuk mengatur meja dan membersihkan piring setelah makan. Intinya adalah itu hidangan sederhana berlapis adalah pilihan yang lebih hemat biaya dari keduanya.
Batasi Layanan Bar Anda
Bilah terbuka mungkin populer di kalangan peserta, tetapi mungkin merupakan biaya yang paling menantang untuk diproyeksikan sebelumnya. Jika Anda bekerja dengan anggaran terbatas, pilihan terbaik Anda adalah menggunakan sistem tiket untuk mengontrol konsumsi minuman. Dengan ini, Anda memberi setiap tamu satu atau dua tiket minuman pada saat kedatangan, yang pada dasarnya membayar minuman putaran pertama mereka. Jika peserta kehabisan tiket, mereka dapat memilih untuk membeli minuman dengan uang tunai langsung dari bartender. Ini adalah sistem yang memungkinkan Anda memperlakukan tamu dan mengontrol biaya pada saat yang bersamaan.
Maksimalkan Setiap Gigitan di Resepsi
Resepsi dan acara "by the bite" dengan hidangan pembuka dapat mendatangkan malapetaka pada anggaran apa pun jika Anda mempertimbangkan bahwa sebagian besar hotel mengenakan biaya hingga $3 untuk setiap hors-d'oeuvre. Pedoman standarnya adalah menyajikan tiga hingga lima potong per orang untuk resepsi sebelum makan malam, dan 10 hingga 15 potong per orang untuk makanan per gigitan. Anda dapat memangkas angka-angka ini dengan memasukkan saus dengan roti atau keripik dan camilan koktail seperti campuran Chex dan kacang. Kuncinya adalah menemukan pengganti isian untuk potongan makanan pembuka yang mahal. Makanan penutup seperti kue atau brownies (dipotong menjadi dua) juga dapat diperhitungkan untuk kebutuhan per tamu Anda, dan harganya relatif murah jika dibandingkan.
Tinjau Rencana
Dalam hal perencanaan porsi, cara terbaik untuk menghemat uang adalah meninjau alasan di balik setiap item di menu Anda. Jangan hanya menambahkan item seperti irisan buah untuk memenuhi kebutuhan kategoris. Pikirkan tentang apa yang sebenarnya akan dimakan tamu Anda dan pesan dengan tepat. Lakukan survei dengan karyawan Anda tentang item mana yang menurut mereka paling populer. Latihan sederhana ini dengan sendirinya dapat menginspirasi perubahan pada menu Anda.
