PHK tidak menyenangkan bagi semua orang yang terlibat—mereka yang di-PHK dan mereka yang harus menyampaikan kabar buruk. Tapi satu hal yang bisa melunakkan pukulan sampai tingkat tertentu adalah surat referensi positif.
Jika Anda yang di-PHK, ada baiknya meminta surat referensi positif setelah mendengar kabar buruk tersebut. Bos Anda kemungkinan besar bersedia melakukan ini untuk membantu meredakan pukulan dan membantu Anda bangkit kembali secepat mungkin. Jika Anda yang memberhentikan, ada baiknya menawarkan surat semacam itu atau bahkan menyiapkannya saat menyampaikan kabar buruk. Tidak ada yang dapat menghilangkan sengatan kehilangan pekerjaan, tetapi karyawan yang keluar akan keluar dengan lebih percaya diri mengetahui bahwa Anda berada di sudut mereka selama pencarian pekerjaan mereka.
Contoh Surat untuk Penulis Teknis yang Diberhentikan
Berikut ini adalah contoh surat referensi untuk penulis teknis yang diberhentikan setelah posisinya dialihdayakan. Surat ini dapat dikustomisasi dan digunakan untuk posisi lain selama karyawan tersebut memegang posisi yang membutuhkan penggunaan tertentu
Gunakan contoh surat referensi ini sebagai panduan untuk menulis referensi Anda:
Contoh Surat Referensi
Nama penerima
Judul Penerima
Nama Perusahaan Penerima
Alamat Perusahaan Penerima
Kota, Negara Bagian, Zip
Tanggal
Kepada Yang Berkepentingan: (atau nama kontak yang meminta referensi)
John Doe bekerja untuk saya di Perusahaan XYZ selama tiga tahun sebagai penulis teknis senior untuk periode antara (tanggal mulai dan berakhir). Saya adalah manajer John di Perusahaan XYZ selama masa kerjanya dan ingin merekomendasikan dia untuk bekerja di organisasi Anda.
Selama di Perusahaan XYZ, kinerja John patut dicontoh. John adalah seorang penulis teknis yang teliti dan sangat terampil. Dia berorientasi pada detail dan memiliki pemahaman yang kuat tentang istilah-istilah teknis. John memiliki kemampuan hebat untuk menulis dengan cara yang dapat dipahami oleh personel teknis dan nonteknis.
Pemberhentian John baru-baru ini dari Perusahaan XYZ adalah hasil dari outsourcing tanggung jawabnya yang dibuat di tingkat perusahaan, bukan sebagai akibat dari masalah kinerja di pihaknya. Jika kondisi di Perusahaan XYZ berubah, saya tidak akan ragu untuk mempekerjakannya kembali karena dia adalah anggota tim yang berharga.
Jika Anda ingin berbicara dengan saya tentang keterampilan, prestasi, atau kebiasaan kerja John, jangan ragu untuk menghubungi saya langsung di (555) 555-1111.
Sungguh-sungguh,
Nama Manajer
Gelar Manajer
Menambahkan Informasi Tambahan
Pekerjaan seorang penulis teknis ada dua. Karyawan tersebut harus menjadi penulis yang terampil dalam bidang tertentu tetapi juga perlu memiliki keahlian untuk menerjemahkan informasi esoterik ke dalam istilah orang awam. Karyawan yang sukses harus mampu membuat dokumen dan manual teknis serta menjelaskan informasi yang kompleks dengan cara yang jelas dan ringkas. Mereka juga harus bisa bekerja sama dengan staf teknis untuk memastikan keakuratan semua deskripsi produk, meskipun bakat utama mereka adalah menulis.
Saat Anda menulis surat referensi, pastikan untuk secara khusus mengungkapkan kepada calon pemberi kerja bahwa John Doe menguasai kedua persyaratan pekerjaan tersebut. Jangan ragu untuk menguraikan (bila perlu) tugas John sehari-hari, seperti merencanakan, mengembangkan, mengatur, menulis, dan mengedit manual prosedur operasional. Banyak penulis teknologi dituntut untuk "menganalisis dokumen untuk mempertahankan kesinambungan gaya konten", yang menyoroti pentingnya pekerjaan mereka dalam jangka panjang. Jangan lupa untuk mencatat ini dalam surat Anda.
Sementara sebagian besar perusahaan tidak memerlukan surat referensi untuk menggunakan kop surat perusahaan, menulis referensi pada kop surat perusahaan akan membuat Anda tampak lebih kredibel bagi calon pemberi kerja, jadi pilihlah kop surat yang menimpa rekomendasi di selembar kertas kosong kertas. Jika Anda menulis versi digital, pastikan untuk menyertakan logo perusahaan Anda.
