Apakah Anda merasa perlu untuk lebih teratur dan/atau lebih produktif? Apakah Anda menghabiskan hari Anda dalam hiruk pikuk aktivitas dan kemudian bertanya-tanya mengapa Anda belum mencapai banyak hal? Maka tip manajemen waktu ini untuk Anda - mereka akan membantu Anda meningkatkan produktivitas Anda dan tetap tenang dan terkumpul.
1. Sadarilah Bahwa Manajemen Waktu Adalah Mitos
Ini adalah hal pertama yang harus Anda pahami manajemen waktu, bahwa bagaimanapun terorganisirnya kita, selalu hanya ada 24 jam dalam sehari. Waktu tidak berubah. Yang bisa kita kelola hanyalah diri kita sendiri dan apa yang kita lakukan dengan waktu yang kita miliki. Hargai ini. Internalisasikan itu. Dan lanjutkan secepat mungkin ke tip berikutnya.
2. Cari Tahu Di Mana Anda Membuang-buang Waktu
Banyak dari kita menjadi mangsa pemboros waktu yang mencuri waktu yang sebenarnya dapat kita gunakan dengan jauh lebih produktif. Apa bandit waktu Anda? Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk berselancar di Internet, membaca email, memposting Facebook, mengirim SMS, atau melakukan panggilan pribadi?
Dalam survei oleh salary.com, 89 persen responden mengaku membuang-buang waktu setiap hari di tempat kerja:
- 31 persen menghabiskan sekitar 30 menit setiap hari
- 31 persen membuang kira-kira satu jam setiap hari
- 16 persen membuang kira-kira dua jam setiap hari
- 6 persen membuang kira-kira tiga jam setiap hari
- 2 persen menghabiskan kira-kira empat jam setiap hari
- 2 persen menghabiskan lima jam atau lebih setiap hari
Apakah Anda seorang yang membuang-buang waktu? Melacak aktivitas sehari-hari membantu membentuk gambaran yang akurat tentang berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk berbagai aktivitas, yang merupakan langkah pertama menuju manajemen waktu yang efektif.
3. Buat Tujuan Manajemen Waktu
Ingat, fokus manajemen waktu sebenarnya adalah mengubah perilaku Anda, bukan mengubah waktu. Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan menghilangkan pemborosan waktu pribadi Anda. Selama satu minggu, misalnya, tetapkan sasaran bahwa Anda tidak akan menerima panggilan telepon pribadi atau menjawab pesan teks yang tidak terkait dengan pekerjaan saat Anda sedang bekerja.
4. Terapkan Rencana Manajemen Waktu
Anggap ini sebagai perpanjangan dari tip manajemen waktu ketiga. Tujuannya adalah mengubah perilaku Anda dari waktu ke waktu untuk mencapai tujuan umum apa pun yang telah Anda tetapkan untuk diri sendiri, seperti meningkatkan produktivitas atau mengurangi stres. Jadi, Anda tidak hanya perlu menetapkan tujuan spesifik Anda, tetapi melacaknya dari waktu ke waktu untuk melihat apakah Anda mencapainya atau tidak.
5. Gunakan Alat Manajemen Waktu
Baik itu perencana, program perangkat lunak, atau aplikasi ponsel, langkah pertama untuk mengatur waktu Anda secara fisik adalah melakukannya tahu kemana arahnya sekarang dan merencanakan bagaimana Anda akan menghabiskan waktu Anda di masa depan. Program perangkat lunak seperti Outlook, misalnya, memungkinkan Anda menjadwalkan acara dengan mudah dan dapat diatur untuk mengingatkan Anda tentang acara sebelumnya, membuat manajemen waktu Anda lebih mudah.
6. Prioritaskan dengan kejam
Anda harus memulai setiap hari dengan sesi yang memprioritaskan tugas untuk hari itu dan menetapkan tolok ukur kinerja Anda. Jika Anda memiliki 20 tugas untuk hari tertentu, berapa banyak tugas yang benar-benar harus Anda selesaikan?
7. Belajar Mendelegasikan Dan/Atau Outsourcing
Pendelegasian adalah salah satu hal tersulit untuk dipelajari bagi banyak pemilik bisnis, tidak peduli seberapa kecil Anda bisnis, Anda tidak perlu menjadi pertunjukan satu orang — Anda perlu membiarkan orang lain membawa sebagian memuat. Delegasi membagikan tugas yang sebaiknya Anda serahkan kepada orang lain, sehingga Anda dapat memanfaatkan waktu yang Anda miliki.
8. Tetapkan Rutinitas dan Patuhi Rutinitas Sesering Mungkin
Meskipun krisis akan muncul, Anda akan jauh lebih produktif jika dapat mengikuti rutinitas hampir sepanjang waktu. Bagi kebanyakan orang, membuat dan mengikuti rutinitas membuat mereka langsung mengerjakan tugas sehari-hari daripada membuang waktu untuk memulai.
9. Biasakan Menetapkan Batas Waktu untuk Tugas
Misalnya, membaca dan menjawab email dapat menyita seluruh hari Anda jika Anda membiarkannya. Alih-alih, tetapkan batas satu jam sehari untuk tugas ini dan patuhi itu. (Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menetapkan blok waktu yang padat untuk tugas ini daripada menjawab email sesuai permintaan.)
10. Pastikan Sistem Anda Terorganisir
Apakah Anda membuang banyak waktu mencari file di komputer Anda? Luangkan waktu untuk mengatur sistem manajemen file. Apakah sistem pengarsipan Anda memperlambat Anda? Ulangi, sehingga terorganisir sedemikian rupa sehingga Anda dapat dengan cepat meletakkan tangan Anda pada apa yang Anda butuhkan.
11. Jangan Buang Waktu Menunggu
Dari pertemuan klien untuk janji dengan dokter gigi, tidak mungkin menghindari menunggu seseorang atau sesuatu. Tapi Anda tidak perlu hanya duduk di sana dan memainkan ibu jari Anda. Teknologi memudahkan Anda bekerja di mana pun Anda berada; tablet atau smartphone Anda akan membantu Anda tetap terhubung. Anda dapat membaca laporan, memeriksa spreadsheet, atau merencanakan kampanye pemasaran berikutnya.
Kiat Bonus: Waktu Anda Milik Anda
Dan inilah tip manajemen waktu yang paling penting dari semuanya. Anda dapat memegang kendali dan mencapai apa yang ingin Anda capai — setelah Anda memahami mitos manajemen waktu dan mengendalikan waktu Anda.
