Aturan etiket bisnis untuk memperkenalkan orang dalam lingkungan bisnis tidak jauh berbeda dengan kebiasaan perkenalan pribadi yang diterima dalam lingkungan sosial. Sayangnya, aturan perkenalan tidak sesederhana dan sesederhana yang dibayangkan, dan siapa yang Anda perkenalkan pertama kali memang penting.
Misalnya, di sebagian besar pengaturan sosial di AS (dan faktanya, di seluruh dunia) masih dianggap kebiasaan dan lebih disukai wanita untuk diperkenalkan kepada pria (daripada pria diperkenalkan kepada wanita). Namun saat wanita mencapai lebih banyak kesetaraan, aturan ini berubah, khususnya di dunia bisnis AS.
Aturan Pengenalan Sosial dan Bisnis Sama
Baik dalam situasi bisnis maupun sosial, Anda harus selalu memperkenalkan:
- Orang yang lebih muda ke orang yang lebih tua
- Profesional peringkat junior untuk profesional tingkat atas
- Kontak bisnis dan staf ke klien
- Kenalan pribadi dan anggota keluarga hingga profesional bisnis saat menghadiri acara bisnis
- Tamu ke tuan rumah mereka
Dengan kata lain, sebagai tanda hormat, perkenalkan status yang lebih rendah kepada status yang lebih tinggi baik itu status sosial atau profesional. Meski terdengar kuno dan tidak adil, protokol untuk memperkenalkan orang ini masih dianggap dapat diterima secara sosial (dan sering diharapkan) di AS dan banyak negara lainnya.
Hindari Diskriminasi
Penting untuk dicatat bahwa dalam situasi apa pun Anda tidak boleh menggunakan aturan pengenalan untuk secara sosial mendefinisikan orang dari ras, warna kulit, agama, atau preferensi seksual lain sebagai seseorang dengan status lebih rendah. Melakukannya akan sangat tidak pantas dan diskriminatif.
Tujuan dari perkenalan yang "dirancang" adalah untuk menunjukkan rasa hormat terhadap tatanan sosial yang dianggap berdasarkan posisi atau prestasi, dan bukan untuk merendahkan atau "mengklasifikasikan" orang lain sebagai orang yang lebih rendah.
Protokol Sosial untuk Memperkenalkan Orang dalam Situasi Bisnis
Dalam lingkungan bisnis, selalu perkenalkan orang dengan menyebutkan gelar dan nama lengkapnya terlebih dahulu, baru kemudian ikuti dengan informasi singkat, menarik, atau relevan tentang orang-orang Anda memperkenalkan.
Misalnya, saat memperkenalkan Sally Rider, salah satu manajer periklanan dan pemasaran Anda, kepada Dr. Jennifer Wilkins, seorang klien bisnis, memperkenalkan Sally (karyawan bawahan) kepada profesional senior (dalam hal ini, klien):
"Dr. Jenkins, ini Sally Rider, eksekutif periklanan dan pemasaran top kami yang akan secara pribadi menangani akun Anda bersama kami. Sally, ini Dr. Jennifer Wilkins. Dia mengepalai departemen pendidikan wanita di Advanced Institute for Business Women. Dr. Wilkins tertarik dengan cara baru untuk memasarkan program pendidikan mereka kepada wanita."
Jika orang yang Anda perkenalkan tidak memiliki gelar, Anda tidak mengetahui gelarnya, atau akan terlihat terlalu formal untuk pengaturan tertentu, Anda dapat menawarkan nama mereka terlebih dahulu tetapi tetap diikuti dengan informasi tentang apa yang mereka lakukan Mengerjakan.
Bagaimana Menanggapi Perkenalan
Ketika seseorang baru saja diperkenalkan kepada Anda, respons Anda harus tulus, singkat, dan sederhana. Anda juga harus mengulangi nama orang tersebut di akhir sapaan Anda.
Mengulangi nama orang yang baru saja Anda perkenalkan memiliki dua tujuan: menunjukkan kesopanan menghormati, dan membantu Anda mengingat nama orang tersebut. Anda juga dapat menambahkan komentar singkat tentang orang tersebut (bukan tentang diri Anda):
Misalnya:
- ”Senang bertemu dengan Anda, Dr. Wilkins. Saya telah mengikuti pekerjaan Anda selama bertahun-tahun dengan sangat antusias.”
- ”Sungguh luar biasa akhirnya bertemu dengan Anda, Dr. Wilkins. Saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda.”
Bagaimana Menanggapi Perkenalan Jika Anda Tidak Tahu Judulnya
Jika seseorang diperkenalkan kepada Anda tanpa mengacu pada gelar mereka (yaitu, Dokter, Tn., Ny., Ms., dll.), Anda harus menggunakan akal sehat dalam balasan Anda. Tanggapan Anda harus mempertimbangkan mengapa Anda diperkenalkan. Apakah perkenalan itu sopan santun sosial atau dimaksudkan untuk menghubungkan Anda dengan tujuan menjalin hubungan baru?
Dalam kebanyakan kasus, perkenalan sebagai kesopanan sosial menuntut jawaban yang lebih formal (menggunakan gelar dan nama belakang), sedangkan perkenalan untuk membangun hubungan bisnis antar orang yang sederajat umumnya bisa lebih banyak santai.
Misalnya, jika Anda diperkenalkan dengan seseorang yang mungkin bekerja atau bermitra dengan Anda atau seseorang yang setara status sosial atau profesional Anda dapat menggunakan nama depan mereka dalam tanggapan Anda: “Senang bertemu dengan Anda, Margaret.”
Jika Anda diperkenalkan dengan calon atasan baru atau seseorang yang akan menjadi senior Anda, lebih formal dan tambahkan judul mereka: "Senang bertemu dengan Anda, Ms. Dixon."
Jika ragu, atau perkenalan ditawarkan sebagai kesopanan atau sangat formal selalu tambahkan judul. Ini menunjukkan rasa hormat dan memungkinkan orang yang diperkenalkan untuk memutuskan apakah mereka ingin menggunakan nama depan Anda atau tidak.
Bagaimana Menanggapi Perkenalan Formal dengan Pebisnis
Cukup tambahkan "Tuan." di depan nama belakangnya. Misalnya, jika John Smith diperkenalkan kepada Anda, tanggapan yang dapat diterima mungkin adalah, “Suatu kehormatan bertemu dengan Anda, Tuan Smith.”
Bagaimana Menanggapi Perkenalan Formal dengan Wanita Bisnis
Selalu gunakan "Ms." jika Anda tidak mengetahui status perkawinan atau gelar seorang wanita. Salah menggunakan "Nyonya". menyinggung beberapa wanita, sambil memanggil seorang wanita "Ms." (bahkan ketika digunakan secara tidak benar) hampir tidak ofensif. Jangan pernah menyebut wanita mana pun sebagai "Merindukan" kecuali dia secara khusus diperkenalkan kepada Anda sebagai "Nona".
