Kami menghabiskan banyak kehidupan kerja kami dalam rapat. Dalam banyak kasus, miskin manajemen pertemuan praktik menghasilkan penggunaan waktu peserta yang tidak produktif. Dalam artikel terkait, kami menawarkan panduan untuk mengubah lima skenario rapat umum menjadi acara produktif. Berikut adalah ide tambahan untuk mendukung penguatan utilitas, produktivitas, dan dampak rapat.
Kunci Manajemen Rapat — Stand PAT
Beberapa manajer mempekerjakan P.A.T. pendekatan untuk pertemuan, membutuhkan a Purpose, an Agenda, dan a Timeframe. Mempersenjatai peserta dengan poin-poin konteks penting ini sebelum sesi memastikan bahwa orang-orang tampak siap untuk berpartisipasi dan mendukung maksud keseluruhan pertemuan. P.A.T. outline membantu memastikan sesi yang produktif.
Anda harus dapat mendefinisikan tujuan pertemuan paling banyak dalam 1 atau 2 kalimat. "Pertemuan ini untuk merencanakan kampanye pemasaran baru" atau "pertemuan ini untuk meninjau kebijakan baru pengiriman untuk menangani pengembalian." Itu tujuan membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka ada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana memandu kemajuan dan mendorong untuk mencapai kesimpulan.
Tetapkan agenda. Cantumkan item yang akan Anda ulas/diskusikan/inspeksi. Kami ingin menetapkan batas waktu untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab untuk memoderasi diskusi. Tetapkan jangka waktu; paling tidak menetapkan waktu mulai dan berakhir. Kami juga merekomendasikan pengaturan durasi untuk setiap item dalam agenda. Ini harus berjumlah keseluruhan jangka waktu rapat.
Mulai Rapat Anda Tepat Waktu
Jika Anda bekerja di salah satu budaya di mana orang berdatangan ke rapat hingga lima atau sepuluh menit setelah waktu mulai yang dijadwalkan, inilah saatnya untuk memulai tren baru. Satu perusahaan mendorong para manajernya untuk menutup pintu pada waktu mulai yang dijadwalkan, dan mereka yang terlambat tidak boleh hadir. Meskipun ini mungkin lebih kejam daripada yang Anda pedulikan, Anda seharusnya tidak ragu untuk mengatur pertemuan, meninjau tujuan dan mengonfirmasi ekspektasi dan waktu.
Jangan menunggu orang yang tersesat muncul. Ketika seseorang datang terlambat, jangan kembali dan meninjau kembali apa yang sudah tercakup. Lanjutkan dengan topik rapat Anda. Ini akan menjadi canggung bagi orang yang tersesat dan meningkatkan kemungkinan dia tiba tepat waktu di pertemuan berikutnya.
Jika penyelenggara/sponsor rapat tidak datang tepat waktu, anggap rapat dibatalkan dan kembali bekerja. Masa tunggu lima hingga tujuh menit masuk akal. Kemungkinan besar, penyelenggara rapat mengalami kesulitan yang tidak terduga dan lebih memilih Anda untuk tidak membuang waktu menunggunya.
Jauhkan Rapat pada Topik
Praktik yang baik adalah menugaskan seseorang untuk menjaga semua orang tetap pada jalurnya selama rapat. Terlalu sering, diskusi melayang dan kemudian menurun menjadi pusaran opini, ide, fakta, dan emosi. Alih-alih, tetapkan peran dan beri tahu semua orang yang hadir bahwa individu ini akan menyela jika dan ketika diskusi menyimpang dari agenda dan pokok diskusi tertentu. Di beberapa perusahaan, peran ini dirujuk sebagai "Traffic Cope", di perusahaan lain, "Topic Keeper". Terlepas dari label, peran tersebut sangat membantu dalam memperkuat efektivitas dan produktivitas Anda rapat.
Jika muncul topik tambahan yang di luar agenda tetapi penting untuk didiskusikan, itu harus jelas ditangkap dan ditempatkan di "tempat parkir" untuk pertimbangan dan diskusi di masa mendatang atau untuk diskrit pertemuan. Pemilik rapat berhak untuk mengizinkan diskusi kecil yang berbeda jika itu mendukung tujuan rapat secara keseluruhan.
Menyimpan dan Mendistribusikan Catatan/Risalah Rapat
Seseorang, selain penyelenggara pertemuan, seharusnya menyimpan risalah rapat. Baik pencatatan notulen akan termasuk:
- Waktu pertemuan, tanggal, lokasi
- Deskripsi tujuan
- Salinan agenda
- Daftar hadir dan daftar yang tidak hadir
- Daftar ringkasan terperinci dari kesimpulan, item tindakan, tanggung jawab, dan tanggal penyelesaian. Banyak pencatat menggunakan agenda sebagai panduan untuk membuat daftar kesimpulan dan tindakan.
- Pertemuan tindak lanjut yang direncanakan jika benar-benar diperlukan.
Idealnya, bagikan catatan rapat sesegera mungkin setelah rapat berakhir dan benar-benar dalam satu hari kerja. Risalah dan catatan tersebut berfungsi sebagai pengingat penting bagi peserta serta sumber informasi bagi pemangku kepentingan lainnya atau, bagi mereka yang ketinggalan rapat. Notulen adalah alat yang hebat untuk dimanfaatkan untuk mengingatkan orang dan tim tentang komitmen tindakan tindak lanjut mereka.
Garis bawah
Ada kemungkinan pertemuan akan menghasilkan hasil yang positif, membantu mendorong proyek dan orang maju, tapi jangan mengandalkannya. Beberapa ketekunan dan penguatan yang disengaja dari teknik manajemen rapat Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan hasil yang bagus.
Diperbarui oleh Art Petty
