Pengaturan waktu yang tepat lebih penting dari sebelumnya. Saat pengetatan sabuk perusahaan terus berlanjut, tagihan hukum menjadi sorotan yang lebih besar. Penekanan pada biaya hukum telah menciptakan industri rumahan firma audit hukum yang meninjau dan menganalisis hukum layanan untuk menargetkan perbedaan, praktik penagihan yang tidak etis, kesalahan penagihan, dan area potensial penghematan biaya.
Klien yang tidak menggunakan layanan audit tagihan hukum independen sering kali memiliki program kontrol kualitas internal yang secara rutin menganalisis faktur yang ditandai untuk ditinjau. Menghindari sepuluh kesalahan penagihan ini akan membantu tagihan hukum Anda bertahan dari pengawasan. Barang-barang ini menyumbang sekitar 90% dari keluhan yang dibuat oleh klien dan tim audit.
Deskripsi Penagihan yang Tidak Jelas
Uraian tugas yang lengkap, mendetail, dan akurat adalah cara termudah untuk mencegah klien menandai tagihan Anda. Setiap deskripsi tugas harus mengidentifikasi aktivitas dengan detail yang cukup untuk menilai kebutuhan dan relevansinya dengan proyek. Seiring dengan deskripsi tugas yang terperinci, setiap entri waktu harus menyertakan tanggal tugas dilakukan, pencatat waktu yang melakukannya, waktu yang dihabiskan untuk melakukan tugas dan total biaya.
Waktu Padding
Untuk memenuhi persyaratan penagihan yang memberatkan perusahaan Anda, mungkin tergoda untuk menambah atau "mengisi" waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tugas, terutama jika Anda adalah pekerja yang efisien. Praktik semacam itu mengundang pengawasan dan kritik dari klien atau auditor. Penting untuk memastikan bahwa waktu yang Anda tagih untuk setiap tugas secara akurat mencerminkan pekerjaan yang dilakukan dan sepadan dengan pentingnya dan kompleksitas tugas tersebut.
Pencairan
Karena pencairan litigasi sangat memengaruhi anggaran total klien, Anda harus mempertimbangkan biaya layanan relatif terhadap nilainya bagi klien. Misalnya, apakah Federal Express perlu mengirim setiap korespondensi dengan pakar Anda saat persidangan enam bulan lagi?
Anda juga harus mengetahui kebijakan penagihan dan kontrak yang dibuat oleh klien kami. Apakah klien memerlukan penggunaan seorang reporter pengadilan atau vendor fotokopi tertentu? Selain itu, pengeluaran tertentu tidak boleh dibebankan kepada klien dan merupakan bagian dari biaya overhead firma hukum.
Pekerjaan administratif
Praktek hukum mau tidak mau melibatkan tugas-tugas administrasi dan administrasi. Sebagian besar klien hari ini tidak akan membayar untuk tugas administrasi – seperti mengetik, mengarsipkan, dan memfotokopi – atau fungsi administrasi seperti pelatihan, persiapan faktur, pemeriksaan konflik atau pengembangan klien. Sejauh kemampuan Anda, delegasikan fungsi klerikal kepada sekretaris, juru tulis pengarsipan, atau anggota staf legal lainnya.
Konferensi antar kantor
Klien sering menolak untuk membayar konferensi antara personel firma hukum; mereka melihat koordinasi, konsultasi, dan diskusi kasus atau proyek antara profesional perusahaan sebagai bagian dari melakukan bisnis dan dengan demikian bagian dari overhead perusahaan. Konferensi antar kantor juga dapat menjadi pengeluaran besar bagi klien karena beberapa profesional secara bersamaan menagih untuk percakapan yang sama.
Oleh karena itu, merupakan praktik yang baik untuk menghindari penagihan atas diskusi rutin terkait file dengan anggota lain di perusahaan Anda kecuali diskusi tersebut melibatkan hal-hal yang sangat penting, melibatkan sejumlah pihak luar atau melibatkan blok besar waktu.
Pelatihan
Jika Anda baru dalam suatu tugas atau bidang hukum, kurangnya pengalaman Anda mungkin memerlukan waktu ekstra untuk menyelesaikan proyek tersebut. Klien menjadi semakin tidak toleran terhadap kurangnya pengalaman dan kurang bersedia membayar biaya pelatihan karyawan baru atau profesional hukum untuk "mempercepat" file.
Penagihan Duplikat
Entri waktu duplikat adalah praktik umum di antara firma hukum, tetapi klien yang sadar biaya kurang bersedia membayar untuk duplikasi usaha. Apakah banyak mitra berpartisipasi dalam audiensi?
Apakah paralegal menghadiri setiap deposisi? Apakah empat rekanan berkontribusi pada satu brief? Barang-barang ini dapat menaikkan bendera merah. Klien dapat menolak untuk membayar semua atau sebagian pekerjaan atau, paling tidak, menyelidiki masalah tersebut lebih lanjut untuk menentukan apakah hal itu dapat dibenarkan.
Blokir Penagihan
Waktu penagihan untuk banyak tugas dalam blok besar adalah tanda bahaya lain untuk klien. Anda harus merinci setiap tugas secara terpisah dengan waktu dan biaya yang sesuai untuk setiap tugas. Entri waktu yang diperinci memungkinkan peninjau untuk memastikan dengan lebih baik kesesuaian waktu yang dihabiskan dalam kaitannya dengan signifikansi dan kompleksitas tugas.
Review dan Revisi
Klien Anda mungkin mempertanyakan mengapa Anda menagih 43,2 jam untuk meninjau dan merevisi brief. Mungkin ringkasannya adalah 40 halaman dan melibatkan banyak masalah kompleks dan penelitian ekstensif. Apa pun alasannya, istilah yang tidak jelas dan asal-asalan seperti "peninjauan dan revisi" tidak banyak memberi tahu klien mengapa peninjauan tersebut memerlukan waktu satu minggu. Alih-alih "meninjau", kata-kata seperti "mengevaluasi", "menganalisis", "menilai", atau "menyusun ulang" berkonotasi lebih banyak pemikiran, dan dengan demikian tugas yang memakan waktu.
Tugas yang Dapat Didelegasikan
Saat menagih dan menetapkan tugas, Anda harus memastikan bahwa proyek dilakukan oleh anggota tim hukum yang sesuai. Klien dapat menolak untuk membayar tugas yang dilakukan oleh pencatat waktu senior yang dapat didelegasikan kepada anggota staf junior yang lebih murah. Misalnya, pengacara yang mencerna deposisi, mitra senior yang melakukan penelitian rutin, atau dokumen pengarsipan paralegal dapat menimbulkan tanda bahaya.
