Bagaimana Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi

Menanggapi permintaan cek referensi adalah bisnis yang rumit. Ketakutan akan pembalasan dan tuntutan hukum membuat banyak pemberi kerja tidak menanggapi sama sekali. Rekomendasi ini akan membantu Anda menanggapi permintaan pemeriksaan referensi secara wajar sambil melindungi kepentingan sah perusahaan Anda dan karyawan Anda saat ini. Lihat apa yang harus dilakukan.

Ikuti Kebijakan Pemeriksaan Rujukan Perusahaan Anda

Pertama, banyak perusahaan meminta manajer mengirimkan permintaan referensi tertulis ke Sumber Daya Manusia. Jika milik manajer referensi positif, namun, Anda dapat menyetujui agar manajer memberikan referensi lisan langsung ke pemberi kerja.

Apa pun yang dikirim dalam format tertulis harus berasal dari Sumber Daya Manusia, atau staf SDM harus meninjau tanggapan untuk konsistensi dan melindungi kepentingan terbaik perusahaan. Format pemeriksaan referensi umum meminta Anda memberikan informasi tentang mantan karyawan tersebut.

• Judul pekerjaan, dan kadang-kadang, tanggung jawab pekerjaan,
• Gaji terakhir,
• Tanggal kerja,
• Memberikan daftar periksa yang meminta mantan pemberi kerja untuk mengurutkan karakteristik seperti "kerja tim" dan "ketergantungan", dan
• Menanyakan apakah mantan karyawan memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali oleh organisasi Anda.

Peringkat numerik tidak sebanding berdasarkan makna bersama apa pun dari definisi istilah, juga bukan arti angka pada skala numerik yang ditentukan pada bentuk-bentuk ini. Oleh karena itu, paling-paling, itu adalah komunikasi yang cacat. Paling buruk, itu bisa merusak prospek pekerjaan mantan karyawan Anda.

Pastikan Karyawan Memiliki Surat Kuasa yang Ditandatangani di File

Kedua, periksa untuk memastikan bahwa tanda tangan mantan karyawan, yang mengesahkan pemeriksaan referensi ada pada dokumen yang dikirim oleh perusahaan peminta. Tanpa izin pemberian tanda tangan mantan karyawan, Anda tidak boleh memberikan informasi apa pun tentang karyawan tersebut.

Kadang-kadang, karyawan yang keluar akan meninggalkan formulir izin cek referensi yang ditandatangani di file pekerjaan mereka. Ini hanya akan terjadi jika karyawan tersebut belum menemukan pekerjaan baru—tidak biasa bagi sebagian besar karyawan yang meninggalkan pekerjaan mereka saat ini.

Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi Dengan Referensi Positif

Jika manajer dapat, dengan sedikit reservasi, merekomendasikan mantan karyawan tersebut, dengan berkonsultasi dengan staf SDM, manajer dapat menghubungi kembali pemberi kerja yang bertanya. Saat menanggapi panggilan telepon, manajer harus memastikan bahwa tanda tangan karyawan yang mengesahkan pemeriksaan referensi ada di file Sumber Daya Manusia sebelum membalas panggilan telepon.

Ketika seorang mantan karyawan adalah karyawan yang baik dan meninggalkan perusahaan Anda dengan baik (mungkin pasangan pindah dan jaraknya tidak dapat diubah), Anda ingin memberikan bantuan mantan karyawan untuk mencari posisi baru.

Atau, mungkin Anda telah digunakan sebagai referensi oleh seorang karyawan yang melapor kepada Anda pada suatu waktu, meskipun tidak baru-baru ini. Jika Anda memiliki komentar positif tentang karyawan tersebut, Anda dapat menanggapi calon pemberi kerja dengan komentar positif yang dapat Anda berikan.

Referensi Periksa Pertanyaan yang Tidak Ingin Anda Sentuh

Jawab hanya pertanyaan yang Anda rasa nyaman untuk dijawab jika Anda menerima panggilan telepon atau dokumen permintaan referensi. Seorang manajer hanya boleh berbicara tentang bidang keahlian dan pengalaman karyawan yang dia ketahui secara langsung. Ada beberapa pertanyaan yang tidak boleh dijawab oleh manajer:

Jawaban yang bagus:

Ketika karyawan tersebut bekerja untuk saya, dalam posisinya di perusahaan saya, dia adalah kontributor kuat yang karyanya dihargai.

Jawaban yang bagus:

Dia tidak memiliki kelemahan yang perlu disebutkan yang memengaruhi kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik ketika dia bekerja untuk saya.

Jawaban Bagus:

• Dia mencari tanggung jawab yang lebih besar dan melengkapi pengetahuan mereka tentang perusahaan dan produk kita, atau
• Dia meninggalkan organisasi kita karena alasan pribadi yang penting bagi mereka.

Ini adalah jenis-jenisnya pertanyaan pemeriksaan referensi calon pemberi kerja akan menanyakan apakah Anda membalas panggilan telepon pengecekan referensi.

Tanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi: Tidak Positif

Jika karyawan tersebut meninggalkan perusahaan Anda di bawah awan, apakah karyawan tersebut tidak cocok untuk pekerjaan mereka, karyawan yang tidak berkontribusi karena alasan lain, atau tidak dapat diatur, merujuk panggilan atau formulir ke staf Sumber Daya Manusia untuk tanggapan standar.

Terkadang ada keadaan yang tidak biasa seputar karyawan yang meninggalkan perusahaan Anda. Mungkin seorang karyawan sedang menonton pornografi di komputernya—ya, dia meminta Direktur SDM untuk menjadi salah satu referensinya. Mantan karyawan lain mungkin telah mengancam kekerasan atau melakukan tindakan kekerasan saat bekerja di perusahaan Anda.

Meskipun mantan karyawan ini jarang mencantumkan perusahaan Anda sebagai referensi, bersiaplah. Panggilan ini harus dikirim ke staf SDM untuk tanggapan standar.

Ketika Seorang Mantan Karyawan Meminta Surat Referensi Generik

Memberi mantan karyawan surat referensi umum tidak direkomendasikan sebagai kebijakan yang baik. Setelah dokumen ada, itu hidup selamanya. Calon karyawan telah menyediakan kantor SDM salinan surat yang 10 dan 20 tahun kedaluwarsa, terkadang hampir tidak terbaca dari beberapa sesi fotokopi.

Setelah jangka waktu tertentu berlalu—Anda tidak tahu akan menjadi karyawan seperti apa mantan karyawan Anda—kecuali dia adalah pengecualian langka yang tetap berhubungan dengan Anda. Dan, Anda tidak pernah tahu bagaimana karyawan akan menggunakan surat Anda atau bagaimana kata-kata Anda akan ditafsirkan oleh calon pemberi kerja. Mengadopsi kebijakan yang menyatakan bahwa manajer tidak pernah memberikan surat referensi umum tertulis.

Beri tahu mantan karyawan tersebut bahwa perusahaan Anda akan dengan senang hati memberikan konfirmasi pekerjaan dari Sumber Daya Manusia kepada pemberi kerja tertentu yang bertanya secara langsung.

Pikiran Akhir tentang Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi

Beberapa karyawan menetapkan tujuan gagal di tempat kerja. Namun, karyawan gagal dan perusahaan serta karyawan berpisah. Ingatlah ketika Anda dimintai referensi bahwa setiap mantan karyawan berhak mendapatkan kesempatan untuk memulai kembali—apa pun ketentuan yang memisahkan mereka dari organisasi Anda.

Mungkin mantan karyawan tersebut tidak cocok dengan posisinya di perusahaan Anda. Budaya perusahaan Anda mungkin benar-benar tidak sesuai dengan kebutuhan karyawan. Karyawan tersebut mungkin memiliki a visi yang berbeda untuk persyaratan pekerjaannya dari atasannya. Mungkin kehidupan pribadi dan pernikahannya berantakan selama masa jabatannya di perusahaan Anda.

Anda tidak pernah tahu semua detail dan alasannya mengapa seorang karyawan gagal atau pindah. Sangat mudah dengan karyawan berkinerja tinggi yang Anda sesali kehilangan pekerjaan yang lebih baik, pindah keluarga ke luar negeri, atau peluang impian. Lebih sulit dengan pemain marjinal.

Jujur atau berikan informasi minimal. Jangan melakukan prediksi keberhasilan bola kristal atau memberikan peringkat dan peringkat numerik untuk istilah yang tidak ditentukan. Jika perlu, berikan informasi minimal yang menggambarkan kinerja mantan karyawan tersebut. Kapan pun memungkinkan, beri karyawan waktu istirahat dan bicaralah dengan calon pemberi kerja.