Majikan tidak boleh menempatkan item tertentu dalam catatan personalia umum Anda. Isi file dan catatan personalia karyawan Anda umumnya dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia, karyawan, dan manajer atau supervisor karyawan, di beberapa perusahaan.
Di tempat lain, akses terbatas pada staf SDM dan karyawan dapat meminta akses ke catatan mereka. Pengacara juga dapat memanggil isi catatan personel untuk tuntutan hukum dan pengaduan Komisi Kesempatan Kerja yang Setara (EEOC). Seorang mantan karyawan juga dapat meminta salinan catatan personalianya.
Praktik terbaik membuat file personel hanya dapat diakses oleh anggota staf Sumber Daya Manusia. Anda perlu menyimpan file personel dengan kunci dan kunci di area penyimpanan yang membuatnya tidak dapat diakses oleh karyawan lain.
Dengan semua potensi penggunaan dan pemirsa potensial dari catatan personel karyawan Anda, pemberi kerja harus mengambilnya berhati-hati untuk memelihara dokumentasi faktual yang tidak bias tentang riwayat pekerjaan karyawan di personel karyawan Anda catatan.
Oleh karena itu, Anda akan ingin menerapkan pedoman umum ini pada dokumentasi yang Anda simpan dalam arsip personalia organisasi Anda.
Pedoman Isi Berkas Kepegawaian Karyawan
Informasi dalam catatan personalia harus faktual.
Pendapat manajer atau staf Sumber Daya Manusia; catatan acak; gosip; rumor yang tidak berdasar; pertanyaan, laporan, atau tuduhan pengadu dari karyawan lain yang belum dijelajahi; tuduhan tidak ditindaklanjuti, diselidiki, dan disimpulkan; dan informasi, komentar, atau catatan non-faktual lainnya harus dikecualikan dari file personalia karyawan.
Salah satu contoh terburuk dari komentar ofensif yang ditemukan manajer SDM diajukan dalam catatan personel karyawan, melibatkan catatan wawancara manajer perekrutan. Seseorang menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk naik turun tangga sesuai kebutuhan." Bayangkan karyawan, pengacara, dan bahkan calon karyawan dan supervisor membaca komentar seperti ini.
Di perusahaan lain, manajer menemukan catatan tidak berdasar yang telah ditempatkan oleh manajer dan orang lain di file karyawan seperti, "Mary marah karena dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia memperlambat pekerjaannya dengan sengaja untuk membalas dendam dengan manajernya." Lihat masalahnya?
Catatan personel harus ditempatkan dengan cermat ke lokasi file yang sesuai.
Tentukan protokol untuk catatan personel perusahaan Anda berdasarkan undang-undang negara bagian dan federal, undang-undang ketenagakerjaan seperti Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA), dan majikan terbaik praktik.
Kemudian, tetap dengan protokol. Anda tidak ingin menemukan alasan dokter acak yang terselip di file personel saat itu termasuk dalam file medis. Anda juga tidak menginginkan alasan dan pembenaran untuk promosi karyawan dalam file penggajian.
Anda juga tidak ingin catatan keputusan perekrutan yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau catatan dari diskusi dengan mantan pemberi kerja di arsip personalia.
Supervisor, manajer, dan karyawan lain yang menempatkan dokumentasi dalam catatan personalia memerlukan pelatihan.
Setiap orang yang memiliki akses dan dapat menempatkan dokumen dalam file personalia karyawan memerlukan pelatihan untuk menulis dokumentasi dengan tepat.
Menyatakan dalam teguran karyawan bahwa karyawan tersebut benar-benar pecundang tidak akan memenangkan catatan personel Anda hadiah apa pun. Tapi, penyelia yang tidak terlatih diketahui menulis pernyataan serupa dan menempatkannya di file personalia karyawan.
Lebih baik lagi, batasi akses ke file hanya untuk staf SDM Anda yang bertanggung jawab atas catatan dan mengetahui apa yang harus dan tidak boleh ditempatkan dalam file personalia. Orang staf SDM Anda dapat memeriksa semua dokumentasi sebelum mengajukannya untuk memastikan itu faktual dan ditulis dengan benar. Proses peninjauan dan umpan balik akan membantu manajer Anda mempelajari cara menulis dokumentasi yang sesuai.
Seimbangkan informasi yang Anda tempatkan dalam catatan personalia.
Sertakan aspek positif dan negatif dari riwayat pekerjaan karyawan. Terlalu sering, catatan personalia menekankan setiap kejadian negatif dan melewatkan komponen positif yang dialami setiap karyawan. Pikirkan tentang menyimpan bukti kenaikan gaji, promosi, penghargaan untuk kinerja yang luar biasa, dan salinan pujian, dan ucapan terima kasih.
Kenali perbedaan antara catatan pribadi penyelia tentang staf pelaporan mereka dan catatan personel resmi perusahaan.
Catatan penyelia yang digunakan untuk peningkatan kinerja, untuk melacak proyek dan penyelesaian tujuan, dan untuk menentukan secara adil kenaikan gaji dan rencana pengembangan kinerja, misalnya, termasuk dalam arsip pribadi penyelia, bukan personel resmi perusahaan catatan.
Kenali juga kebutuhan untuk melatih supervisor tentang cara membuat catatan dan memelihara dokumentasi dalam file manajemen mereka. Kriteria yang sama untuk fakta, bukan opini, dan contoh spesifik, bukan desas-desus, berlaku untuk catatan pribadi.
Catatan pribadi penyelia dapat dipanggil dalam kasus gugatan hukum, jadi disarankan untuk berhati-hati bahkan untuk catatan pribadi. Selain itu, praktik beberapa penyelia atau manajer untuk menyimpan salinan catatan yang ada di arsip kepegawaian resmi di arsip manajemen mereka tidak dianjurkan.
Mempekerjakan dokumentasi dan catatan wawancara menghadirkan sedikit kebingungan.
Praktik terbaiknya adalah menyimpan file terpisah untuk setiap posisi yang Anda isi yang menyertakan semua dokumentasi yang terkait dengan pengisian posisi tersebut mulai dari posting pekerjaan hingga pemeriksaan referensi. Resume, surat lamaran, dan aplikasi pelamar termasuk dalam file ini kecuali bahwa Anda harus memindahkan aplikasi karyawan yang disewa ke file personalia karyawan.
Menurut Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM). "File perekrutan mencakup dokumen dan tindakan yang diambil untuk perekrutan setiap posisi. Termasuk di dalamnya adalah iklan pekerjaan, resume, lamaran kerja, pesanan pekerjaan yang diserahkan ke agensi mana pun, evaluasi wawancara, pemeriksaan referensi, hasil pemeriksaan fisik ujian, hasil tes ketenagakerjaan, laporan kredit, dokumentasi validitas tes yang digunakan dalam proses seleksi, data pelamar untuk kandidat yang tidak dipekerjakan, dan terkait informasi."
File ini juga memiliki daftar periksa resmi dan formulir yang Anda gunakan untuk mengupayakan representasi yang tidak memihak kualifikasi karyawan potensial dan mendukung keputusan Anda untuk mempekerjakan yang paling berkualitas calon. Pendapat dan catatan manajer perekrutan yang diambil selama proses perekrutan tidak termasuk dalam file ini.
Sumber Daya Manusia dapat mengumpulkan catatan ini untuk menyimpan dokumentasi lengkap tentang keputusan ketenagakerjaan, tetapi catatan tersebut tidak termasuk dalam catatan personel.
Dokumentasi faktual tentang keputusan pekerjaan.
Dokumentasi ini mencakup keputusan-keputusan seperti promosi, transfer ke kesempatan sampingan, dan kenaikan gaji dan mereka termasuk dalam catatan personalia. Pendapat penyelia atau SDM tentang karyawan tidak. Dokumentasi tindakan disipliner resmi seperti peringatan tertulis juga termasuk dalam berkas kepegawaian karyawan.
Contoh Spesifik Dokumentasi Yang Tidak Boleh Ada Dalam Catatan Personalia
Informasi berikut tidak boleh ditempatkan dalam catatan personel. Dokumentasi mungkin memerlukan file terpisah, dapat diklasifikasikan sebagai catatan pengawasan atau manajemen, atau tidak boleh disimpan sama sekali oleh pemberi kerja.
- Setiap informasi medis termasuk dalam file medis.
- Informasi penggajian termasuk dalam file penggajian.
- Dokumen yang menyertakan nomor jaminan sosial karyawan atau informasi tentang klasifikasi yang dilindungi karyawan seperti usia, ras, jenis kelamin, asal kebangsaan, kecacatan, status perkawinan, kepercayaan agama, susunan genetik, berat badan, dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam personel file.
- Dokumentasi supervisor untuk tujuan mengelola pekerjaan karyawan, menetapkan tujuan, umpan balik yang diberikan, dan sebagainya harus disimpan dalam folder pribadi, supervisor, atau milik manajer.
- Bahan investigasi termasuk pengaduan karyawan, wawancara saksi, wawancara karyawan, temuan, rekomendasi pengacara, dan resolusi, ditambah tindak lanjut untuk memastikan tidak ada pembalasan, harus berada dalam arsip investigasi yang terpisah dari personel catatan.
- Arsipkan formulir I-9 karyawan di file atau lokasi I-9, jauh dari catatan personel karyawan. (Dalam hal tinjauan federal terhadap I-9 Anda, Anda tidak ingin mengungkapkan informasi lain yang berkaitan dengan karyawan Anda.)
- Tempat pemeriksaan latar belakang termasuk sejarah kriminal, laporan kredit, dan sebagainya, dan hasil pengujian obat dalam file rahasia terpisah yang tidak dapat dilakukan oleh supervisor, manajer, dan karyawan mengakses. SHRM merekomendasikan file rahasia yang terpisah ini atau sebagai alternatif, bahwa informasi ini juga dapat disimpan dalam file medis rahasia karyawan.
- Catatan Kesempatan Setara Karyawan seperti formulir identifikasi diri dan laporan pemerintah tidak boleh disimpan dalam arsip personalia atau di mana pun yang dapat diakses oleh penyelia.
Garis bawah
Jika Anda mengikuti panduan ini, organisasi Anda secara efektif menyimpan catatan riwayat pekerjaan dan personel yang faktual dan dapat didukung di lokasi yang sesuai.
Harap perhatikan bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh audiens di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.
