Melacak dan menagih waktu kepada klien adalah bagian penting dari bekerja di firma hukum. Mitra, asosiasi, paralegal, staf pendukung litigasi, dan pencatat waktu lainnya menagih waktu mereka dalam kenaikan enam, sepuluh, atau lima belas menit, tergantung pada kebijakan perusahaan dan arahan klien. Jika Anda gagal menagih waktu Anda, firma tidak dapat menagih klien, dan firma tidak dibayar. Jadi, mengetahui cara menagih waktu di firma hukum penting untuk kesuksesan Anda dan firma Anda.
Ketika biaya hukum meningkat, klien menjadi lebih sadar biaya dan paham teknologi. Akibatnya, klien diperiksa tagihan hukum lebih dekat dan menggunakan berbagai aplikasi basis data untuk menyortir dan menganalisis data penagihan secara elektronik. Kecenderungan yang berkembang ke arah e-billing (faktur elektronik) telah membuat faktur resmi semakin diperiksa, dinegosiasikan, dan disengketakan.
Apakah Anda baru mengenal waktu penagihan atau penjaga waktu veteran, kiat di bawah ini dapat membantu Anda membuat entri waktu yang cepat, akurat, dan tepat.
Buat Deskripsi Penagihan Terperinci
Uraian tugas terperinci adalah komponen mendasar dari faktur yang dirancang dengan baik. Penting bahwa deskripsi upaya Anda berisi detail yang cukup untuk memungkinkan peninjau mengukur sifat dan manfaat tugas.
Mencapai keseimbangan yang tepat antara singkat dan detail bisa jadi rumit. Deskripsi tugas yang terlalu panjang dan bertele-tele meningkatkan ambiguitas dan melemahkan pemahaman. Deskripsi yang terlalu singkat membuat sulit untuk menilai kesesuaian tugas yang dilakukan dan waktu yang dihabiskan. Misalnya, frase ala kadarnya seperti “review file;” "persiapan uji coba", dan "peninjauan dokumen" tidak banyak membantu menceritakan kisah tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda terlibat dalam tugas tertentu. Alih-alih "peninjauan dokumen", deskripsi yang lebih baik dan lebih tepat adalah "Tinjauan rangkaian interogasi kedua penggugat."
Hindari Blokir Penagihan
Block billing adalah praktik daftar sekelompok tugas dalam ringkasan blok di bawah satu entri waktu. Misalnya: “Draf permintaan interogasi; konferensi telepon dengan Dr. Brown re: laporan ahli; meringkas deposisi Mr. Smith; meninjau dan merevisi korespondensi dengan pengacara lawan. 7,3 jam.”
Klien mengenali tagihan blokir sebagai strategi untuk menyamarkan inefisiensi. Selain itu, banyak pengadilan tidak mengizinkan tagihan blokir karena menghalangi penggantian biaya pengacara yang efektif setelah putusan. Cara penagihan yang lebih efektif adalah memerinci setiap aktivitas independen dan waktu yang sesuai.
Catat Waktu Segera
Mencatat waktu Anda segera setelah Anda menyelesaikan tugas adalah cara terbaik untuk memastikan akurasi. Mencoba merekonstruksi kegiatan sehari (atau minggu atau bulan) setelah kejadian itu sulit dan mendorong waktu “padding”, yang merupakan praktik menggelembungkan waktu aktual yang dihabiskan untuk suatu tugas untuk mengisi celah waktu yang tidak terhitung. waktu.
Anda mungkin merasa tidak praktis untuk memasukkan setiap tugas ke dalam perangkat lunak penunjuk waktu begitu Anda menyelesaikannya. Oleh karena itu, adalah bijaksana untuk mengembangkan sistem pencatatan waktu yang mendorong ketepatan waktu. Beberapa pencatat waktu mendikte setiap tugas segera setelah mereka melakukannya dan menyalinnya di penghujung hari. Yang lain merasa lebih mudah menyimpan buku catatan waktu, merekam setiap tugas dengan tangan dan kemudian memasukkannya, atau meminta sekretaris memasukkannya, di akhir hari, minggu, atau periode penagihan.
Ingat Audiens Anda
Seperti dokumen apa pun yang Anda siapkan untuk ditinjau orang lain, penting untuk mengingat audiens Anda saat merekam entri waktu. Anda mungkin mengenal orang yang meninjau tagihan Anda, seperti penasihat internal yang ditugaskan untuk file tersebut. Pahami, bagaimanapun, bahwa ulasan mungkin tidak berakhir di sana. Dalam banyak kasus, faktur diproses oleh sejumlah individu di berbagai tingkatan di dalam dan di luar perusahaan, termasuk profesional hukum, akuntan dengan perusahaan klien, dan pihak ketiga auditor. Dalam mencatat waktu Anda, sebaiknya hindari singkatan, bahasa gaul, dan jargon yang rumit. Gunakan terminologi hukum yang ringkas, tetapi ingatlah bahwa lembar waktu Anda dapat ditinjau oleh individu yang tidak terlatih dalam hukum.
Biasakan Diri Anda Dengan Kebijakan Penagihan Klien
Setiap klien memiliki kebijakan dan prosedur penagihan sendiri. Kebijakan ini sering dimuat dalam surat retensi atau perikatan klien. Kebijakan penagihan ini dapat menetapkan batasan kepegawaian, pedoman anggaran, kebijakan pencairan, dan pedoman ketepatan waktu tertentu. Dengan menyadari aturan-aturan dasar sejak awal, Anda dapat menggunakan waktu Anda dengan lebih bertanggung jawab dan memenuhi harapan klien.
Klien korporat meningkatkan penggunaan penagihan berbasis tugas. Penagihan berbasis tugas melacak penagihan perusahaan berdasarkan tugas litigasi. Setiap aktivitas substantif diberi kode komputer yang dipilih sebelumnya oleh klien. Faktur yang dikodekan kemudian disortir dan dianalisis secara elektronik, memungkinkan analisis faktur yang mendalam. Bagian dari membiasakan diri Anda dengan kebijakan penagihan klien adalah mempelajari dan menerapkan dengan benar segudang kode penagihan berbasis tugas khusus yang unik untuk setiap klien.
