Mengapa manajer proyek tertentu membawa proyek mereka tepat waktu, sesuai anggaran dan dengan pelanggan yang puas sementara yang lain mengalami kesulitan? Mari kita lihat sepuluh kebiasaan yang dibagikan oleh manajer proyek yang sangat sukses untuk mencari tahu.
Kebiasaan ini disebutkan berulang kali dalam penilaian kinerja dan tinjauan akhir proyek di mana klien, tim, atau sponsor menawarkan umpan balik kepada manajer proyek.
Anda tidak perlu memiliki pengalaman sepuluh tahun untuk memberikan kesuksesan setiap saat. Dengan mengubah kebiasaan Anda dan meningkatkan keterampilan Anda, Anda dapat secara drastis meningkatkan peluang keberhasilan proyek Anda dan mengurangi waktu stres Anda di tempat kerja juga.
#1. Menggunakan Tim yang Tepat
Yang paling efektif dan sukses manajer proyek mengetahui kemampuan anggota timnya. Ini berarti bahwa mereka dapat mengalokasikan pekerjaan yang tepat kepada orang yang tepat.
Menggunakan sumber daya yang salah pada suatu tugas dapat menyebabkannya memakan waktu lebih lama atau dikerjakan dengan buruk. Ini membantu untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan individu yang bekerja dengan Anda sehingga Anda dapat mengalokasikan mereka dengan baik untuk tugas proyek.
#2. Mengelola Masalah Proyek
Semua proyek terkena masalah dari waktu ke waktu. Manajer proyek yang sukses tidak membiarkan hal itu membuat mereka khawatir. Mereka mengetahui proses untuk manajemen masalah dan juga cara terbaik untuk menangani masalah yang muncul.
Anda juga bisa melakukannya. Setelah Anda mengetahui cara menilai masalah proyek, Anda akan menemukan bahwa manajemen masalah menjadi kebiasaan yang mudah untuk dimasukkan ke dalam rutinitas mingguan Anda. Luangkan waktu untuk pergi melalui Anda log masalah setiap minggu, dan Anda akan segera menyadari bahwa mengelola masalah adalah pekerjaan yang mudah.
#3. Mengatasi Perubahan
Proyek dirancang untuk mengubah banyak hal, tetapi perubahan semacam itu terjadi pada orang lain. Lebih sulit untuk mengelola perubahan yang ditujukan tepat pada tim proyek, mengacaukan jadwal proyek yang mendetail dan membuat pekerjaan baru dan setumpuk pembaruan dokumentasi.
Manajer proyek yang sukses memiliki proses manajemen perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah-langkah yang ditentukan memudahkan untuk mengubah tindakan apa pun menjadi kebiasaan karena terstruktur dan berulang.
Proses manajemen perubahan terlihat seperti ini:
- Menerima informasi tentang perubahan
- Nilai perubahannya
- Tetapkan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk melakukan perubahan
- Siapkan rekomendasi tentang apakah itu layak untuk dilanjutkan
Setelah Anda menyiapkan rekomendasi, minta sponsor Anda untuk mengambil keputusan tentang apakah Anda harus memasukkan perubahan atau tidak. Anda dapat menyetujui sendiri beberapa perubahan kecil selama masih dalam batas wewenang dan otoritas Anda. Manajer proyek yang sukses tahu bahwa mengatasi perubahan adalah bagian dari pekerjaan dan mereka memiliki rencana untuk menghadapinya saat dan ketika perubahan itu muncul.
#4. Mengelola Biaya Proyek
Kemungkinan besar proyek Anda akan menimbulkan biaya, bahkan jika Anda sendiri tidak memiliki kendali penuh atas dompet Anda. Mampu mengelola elemen keuangan dalam kendali Anda harus menjadi kebiasaan. Jika Anda tidak mendekatinya secara teratur dan rutin, Anda akan mendapati pekerjaan menjadi sangat besar sehingga tidak mungkin dilakukan dengan baik.
Manajer proyek yang luar biasa tetap memantau pengeluaran dengan sistem pengarsipan yang berfungsi untuk faktur, kutipan, dan perkiraan. Biasakan menggunakan perangkat lunak penganggaran Anda (bahkan jika itu hanya spreadsheet).
Anda tidak dapat mengelola biaya proyek sampai Anda memiliki rencana untuk apa yang akan Anda belanjakan. Pelajari cara membuat anggaran proyek sehingga Anda dapat memulai.
#5. Membangun tim
Tim proyek mungkin tidak bekerja secara langsung untuk Anda. Jadi, mengapa membangun tim menjadi bagian dari kebiasaan manajer proyek yang sukses? Itu karena Anda membutuhkan tim Anda untuk bekerja bersama secara efektif dan Anda membutuhkan individu yang terlibat dalam proyek untuk segera mencapai titik di mana mereka saling percaya. Anda mendapatkannya dengan membangun tim. Waspadai situasi di mana tim Anda berantakan. Perilaku intimidasi, khususnya, tidak dapat diterima.
#6. Memahami Proses
Kebiasaan keenam dari manajer proyek yang sangat sukses adalah mereka memahami proses yang ada dalam lingkup kendali mereka. Artinya, mereka mengetahui prosedur kerja apa yang perlu diikuti. Mereka tidak membuang waktu untuk mencari tahu bagaimana menulis kasus bisnis karena mereka tahu bahwa ada prosedur untuk itu dan mereka dapat mengikuti langkah-langkahnya.
Manajer proyek yang paling sukses bukanlah budak proses. Mereka tahu kapan hal yang benar untuk dilakukan adalah mengikuti prosesnya. Mereka tahu kapan lebih baik untuk mengubahnya sedikit agar tugas secara keseluruhan lebih mudah bagi semua orang. Contohnya adalah menghilangkan birokrasi dari proyek kecil dengan menyesuaikan prosesnya.
#7. Memperbarui Jadwal
Jadwal proyek tidak boleh dibiarkan begitu saja. Manajer proyek yang paling sukses akan membiasakan untuk secara teratur memeriksa jadwal mereka untuk akurasi dan memperbaruinya.
Ada banyak cara untuk melacak kemajuan proyek Anda. Yang paling penting adalah Anda melakukannya. Jika Anda berjuang untuk menjadikan kebiasaan ini sebagai kebiasaan Anda, maka pesanlah pertemuan singkat di buku harian Anda dengan diri Anda sendiri dan jadwal Anda seminggu sekali. Gunakan waktu yang sama setiap minggu dan luangkan waktu 30 menit untuk meninjau di mana Anda berada dan di mana Anda harus berada. Buat amandemen yang diperlukan, beri tahu tim dan lanjutkan proyek.
Jika perubahan jadwal Anda berdampak pada tanggal akhir proyek atau pada tanggal pengiriman jurusan tonggak sejarah, lalu hubungi sponsor Anda. Anda tidak boleh mengubah dasar-dasar rencana dasar Anda tanpa melalui proses persetujuan formal.
#8. Mengelola Risiko Proyek
Mengetahui apa yang harus disertakan dalam daftar risiko adalah satu hal, tetapi biasa meninjaunya dan bertindak atas risiko yang diangkat adalah sesuatu yang berbeda. Tidaklah cukup menggunakan awal proyek Anda untuk mengidentifikasi risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Manajemen risiko perlu menjadi bagian dari kebiasaan proyek Anda karena tanpanya Anda akan menemukan bahwa risiko berubah menjadi masalah dan menimbulkan masalah bagi Anda.
Ini adalah area lain di mana proses standar dan pemesanan slot reguler untuk melakukan tinjauan risiko dapat membantu. Anda dapat memasukkannya sebagai bagian dari rapat tim Anda. Biasakan untuk meninjau risiko Anda bersama tim, tutup semua yang tidak lagi menjadi ancaman dan rencanakan tindakan untuk risiko yang ingin Anda kurangi.
#9. Waktu Pelacakan
Manajer proyek tahu banyak tentang manajemen waktu proyek, tapi itu cenderung dalam domain penjadwalan dan perencanaan. Apa yang kita bicarakan adalah pelacakan waktu secara lebih teratur, setiap hari. Kita berbicara tentang timesheets.
Tim proyek sering kali tidak tertarik menggunakan lembar waktu jika mereka belum pernah melakukannya sebelumnya. Banyak alat perangkat lunak manajemen proyek memiliki pelacakan waktu yang melekat pada produk. Itu dapat mempermudah pengenalan peralihan ke pelacakan waktu sebagai sebuah tim.
Apakah Anda melacak waktu tim Anda atau tidak (yang disarankan), penting bagi Anda untuk mengetahui ke mana perginya waktu Anda sendiri dalam sehari. Anda harus membiasakan diri untuk mencatat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Ini akan membantu Anda memahami apakah Anda menghabiskan waktu untuk tugas-tugas proyek prioritas utama. Anda mungkin berpikir begitu, tetapi apakah Anda? Lembar waktu atau pencatatan waktu dari beberapa formulir akan membantu, meskipun itu hanya catatan harian di notepad.
#10. Menyampaikan Perubahan Bisnis
Terakhir, kebiasaan yang membuat manajer proyek paling berhasil adalah kemampuan mereka untuk menyamakan keluaran proyek dengan hasil bisnis. Jika pengguna tidak menggunakan produk Anda atau perangkat lunak dengan cepat menjadi usang atau pelanggan tidak kagum seperti Anda maka proyek Anda hanya membuang-buang waktu.
Tim proyek yang paling sukses memastikan bahwa mereka mengetahui hasil bisnis yang mereka tuju. Mereka membangun solusi yang memberikan perubahan bisnis itu secara berkelanjutan. Apa yang mereka berikan saat proyek berakhir digunakan sepenuhnya dan diadopsi sepenuhnya oleh pelanggan. Ini sukses karena telah dibangun untuk menjadi sukses sejak awal.
Memahami tujuan bisnis adalah kriteria utama bagi setiap manajer proyek yang ingin memberi dampak pada pelanggan dan pemangku kepentingan. Jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah memberikan sesuatu yang bernilai, maka mudah untuk menunjukkan dampak yang Anda miliki dan nilai yang Anda bawa ke perusahaan.
Biasakan bertanya kepada pemangku kepentingan Anda apa nilai bisnis yang mereka harapkan dan bagaimana mereka ingin menggunakan apa pun yang proyek Anda berikan untuk mereka. Bicaralah dengan mereka tentang bagaimana mereka mendefinisikan kesuksesan. Anda dapat membuat ini menjadi proses berulang di awal setiap proyek.
