Merupakan ide yang baik bagi pemberi kerja untuk memelihara a berkas personel untuk setiap karyawan. Dokumentasi riwayat pekerjaan, catatan kontribusi dan prestasi, pemberitahuan disiplin, promosi, rencana pengembangan kinerja, dan banyak lagi, termasuk dalam file personalia. Majikan yang bertanggung jawab dan berhati-hati juga menyimpan lebih dari satu file personel, karena setiap jenis file memiliki konten yang sesuai dengan tujuannya.
Pemberi kerja memiliki alasan yang baik untuk menyimpan beberapa file personel—beberapa legal dan beberapa untuk tujuan praktik terbaik ketenagakerjaan. Dokumentasi diperlukan agar pemberi kerja memiliki pandangan yang akurat tentang riwayat pekerjaan karyawan. Dokumentasi mendukung keputusan pemberi kerja dan dapat melindungi pemberi kerja dalam gugatan—dipertahankan dengan benar.
Itu isi file personalia memberikan gambaran sejarah tentang kejadian penting selama karir karyawan. Mereka mendukung keputusan yang dibuat tentang karyawan dan kariernya. Mereka mendemonstrasikan
Pedoman yang Berbeda Diasosiasikan Dengan Jenis File Personil yang Berbeda
Karena beberapa jenis file personel direkomendasikan, aturan dan pedoman yang berbeda dikaitkan dengan setiap jenis file personel untuk tempat penyimpanannya dan siapa yang memiliki akses.
Misalnya, sebagian besar organisasi tidak mengizinkan manajer karyawan untuk mengakses file personalia secara keseluruhan. Mereka mengharapkan para manajer untuk menyimpan dokumentasi yang relevan dalam arsip karyawan manajemen mereka sendiri yang bukan merupakan arsip personel resmi.
- Setiap jenis file kepegawaian memiliki alasan yang berbeda untuk konten yang ada dan berbeda, berdasarkan alasan tersebut.
- Setiap jenis file personalia disimpan secara berbeda.
- Akses ke file personel dibatasi untuk karyawan tertentu di sebagian besar organisasi. Banyak organisasi membatasi akses file personel hanya untuk staf Sumber Daya Manusia. Jenis file personel yang berbeda juga memiliki pedoman akses yang berbeda.
- Akses karyawan ke berkas kepegawaiannya diperbolehkan, tetapi sebagian besar pemberi kerja membuat panduan untuk akses karyawan dengan kebijakan akses berkas kepegawaian di buku pegangan karyawan. (Berbagai negara bagian dan yurisdiksi memiliki peraturan yang berbeda, jadi ikuti terus persyaratan untuk lokasi Anda.)
- Departemen Sumber Daya Manusia memiliki dan bertanggung jawab atas file personalia karyawan.
File Personil yang Direkomendasikan
Berikut adalah jenis file personel yang direkomendasikan dan apa yang perlu Anda ketahui tentang bekerja dengannya.
File Personalia Karyawan
Ini adalah file personel utama yang disimpan pemberi kerja untuk setiap karyawan. File personalia menyimpan riwayat pekerjaan setiap karyawan. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang file personalia karyawan.
Arsip Medis
Pekerja berkas medis memiliki batasan hukum yang serius yang harus diketahui dan diperhatikan oleh pemberi kerja. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang kerahasiaan dan isi file medis karyawan.
File gaji
Akses karyawan ke karyawan berkas penggajian tidak seketat akses ke file medis atau personel. File penggajian menyimpan informasi tentang gaji, pemilihan manfaat, perubahan tarif gaji, pemotongan, dan dokumentasi hukum lainnya yang memengaruhi gaji karyawan. Berbagai staf akuntansi dan Sumber Daya Manusia mengakses informasi dalam file penggajian.
File Formulir I-9 untuk Karyawan
Karena hak akses dari berbagai lembaga pemerintah, Anda mengikuti praktik terbaik dengan menyimpan file terpisah untuk semua formulir I-9 karyawan. Anda tidak ingin lembaga pemerintah mengutak-atik file personel karyawan utama Anda. Cari tahu lebih lanjut tentang menyimpan formulir I-9.
Kebijakan Akses File Personalia untuk Karyawan
Anda ingin memungkinkan setiap karyawan untuk mengetahui apa yang ada dalam file personalianya, tetapi Anda perlu mengontrol integritas, kelengkapan, dan ketelitian file tersebut. Menjaga kerahasiaan karyawan dan pemberi kerja dan akses terbatas dipastikan dengan kebijakan akses file personel.
Apa yang Tidak Dimasukkan ke dalam File Personalia Karyawan
Mencari pedoman tentang konten itu seharusnya tidak pernah disertakan dalam file personalia karyawan? Berikut adalah rekomendasi terbaik saya tentang konten yang ingin Anda pertahankan baik di lokasi informal yang terpisah atau tidak dipertahankan sama sekali. Retensi dokumentasi yang tidak dibutuhkan dan murni opini dapat merugikan Anda.
Dokumentasi
Tahukah kamu apa itu dokumentasi? Kata dokumentasi sering muncul dalam dunia ketenagakerjaan dan Sumber Daya Manusia. Namun, arti dokumentasi dan mengapa Anda mungkin ingin mendokumentasikan acara ketenagakerjaan tertentu dibahas secara menyeluruh dalam artikel ini, "Pentingnya Dokumentasi dalam Sumber Daya Manusia." Lihatlah karena dokumentasi yang tepat sangat penting untuk file pekerjaan yang akurat.
Penafian: Harap perhatikan bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh audiens di seluruh dunia danhukum ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.
