Apakah Anda baru saja menjadi penulis hibah yang ditunjuk untuk organisasi nirlaba Anda? Ingin tahu harus mulai dari mana?
Penulisan hibah dimulai jauh sebelum organisasi Anda memutuskan untuk mengejar hibah. Misalnya, apakah nirlaba Anda telah mengevaluasi apakah itu siap untuk mengajukan hibah? Jika tidak, lakukan evaluasi itu sendiri. Ajukan pertanyaan seperti apakah organisasi nirlaba bebas pajak terdaftar? Yayasan tidak pernah memberikan hibah kepada organisasi nirlaba pemula yang belum memiliki penunjukan 501(c)(3).
Tanyakan, apakah organisasi saya sangat membutuhkan uang? Apakah itu sebabnya ia menginginkan hibah? Hibah bukanlah jawaban atas masalah keuangan. Organisasi nirlaba harus sudah stabil secara finansial sebelum yayasan mempertimbangkan untuk memberikannya uang. Periksa bagaimana organisasi Anda mendanai dirinya sendiri. Bagaimana program hibah cocok dengan keranjang pendapatan yang ada?
Bahkan sebelum Anda mulai mencari yayasan yang mungkin ingin mendanai proyek nirlaba Anda, kembangkan sebuah pemahaman mendalam tentang misi dan aktivitasnya, dan mengumpulkan sekumpulan organisasi yang mudah digunakan informasi. Mulai pengorganisasian Anda dengan mengembangkan informasi dan sumber daya berikut.
Sejarah dan Misi Nirlaba Anda
Tidak diragukan lagi organisasi Anda telah mengalami banyak perubahan sejak pertama kali dimulai. Pastikan Anda memiliki yang terbaru pernyataan misi, pernyataan visi, dan narasi sejarah organisasi. Kumpulkan bagan organisasi, biografi staf dan anggota dewan, daftar hibah sebelumnya, dan salinan terbaru rencana Strategis. Semua ini akan membantu Anda mengartikulasikan deskripsi yang menarik tentang nirlaba Anda dalam proposal hibah Anda.
Deskripsi Program Terkini Organisasi Anda
Siapa audiens untuk program-program itu? Apa layanan spesifik yang disediakan? Bicaralah dengan staf program dan sukarelawan dan tanyakan apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya. Cari tahu bagaimana mereka mengukur hasil dan mengevaluasi kemajuan mereka.
Tanyakan apakah Anda dapat membayangi staf atau sukarelawan saat mereka melakukan pekerjaan mereka. Keluar dan berbaurlah dengan klien yang Anda layani. Kembangkan pemahaman yang baik tentang apa yang dilakukan organisasi Anda, bagaimana melakukannya, dan seberapa bagusnya dalam aktivitas tersebut. Sepanjang jalan, catat apa saja cerita yang mungkin bisa Anda gunakan dalam proposal hibah.
Sumber Daya Unik yang Akan Membuat Proyek Berhasil
Ini mungkin sumber daya manusia seperti staf dengan keahlian khusus, yang luar biasa dan pasukan sukarelawan yang terlatih dengan baik, kemitraan dengan kelompok masyarakat lain, atau pengalaman mendalam dan panjang dengan populasi dan lokasi geografis tertentu.
Dokumentasi Pencapaian Luar Biasa
Apakah organisasi Anda memenangkan penghargaan? Menerima khusus media cakupan tentang program-programnya? Telah dipuji oleh asosiasi profesional? Kumpulkan artikel dari surat kabar, majalah, dan jurnal profesional. Mencari surat dukungan dari organisasi lain dan testimonial dari klien. Kumpulkan file "kredibilitas" atau "sombong" dan selalu perbarui.
Contoh Keterlibatan Masyarakat
Bagaimana organisasi Anda memiliki dampak positif pada komunitas Anda? Pengaruh itu mungkin secara langsung melalui program-program yang diberikan oleh organisasi Anda atau kerja sama yang telah disumbangkannya kepada kelompok masyarakat lain atau lembaga pemerintah.
Salinan Publikasi yang Diproduksi Organisasi Anda
Carilah sebuah laporan Tahunan, buletin, dan siaran pers. Menyelidiki Anda situs web untuk informasi. Periksa 990-an, laporan komite, evaluasi dalam bentuk apa pun, survei klien atau sukarelawan, dan risalah dewan. Duduklah dengan anggaran dan cobalah untuk memahami aliran pendapatan dan pengeluaran. Mintalah petugas keuangan untuk membantu Anda memahami dasar keuangan organisasi Anda.
Wawancara Dengan Staf Kunci
Bicaralah dengan orang-orang yang berada di garis depan aktivitas organisasi Anda, terutama mereka yang sudah lama berada di sana. Ajaklah mereka untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi Anda, apa kebutuhan terbesarnya, dan apa yang ingin mereka lakukan jika uang tersedia. Mintalah versi mereka tentang sejarah organisasi untuk mengetahui bagaimana misi telah berubah dari waktu ke waktu.
Pahami Setiap Proyek atau Program yang Akan Anda Cari Pendanaannya
Dokumentasikan detail spesifik dari proyek yang membutuhkan dana dan bagaimana pelaksanaannya. Anda harus memahami bagaimana proyek atau program itu sesuai dengan misi organisasi. Dengan begitu, Anda akan dapat menentukan apakah itu juga sesuai dengan misi yayasan yang akan Anda dekati dengan proposal Anda.
Hati-hati merancang jadwal untuk proyek, yang diharapkan hasil, dan bagaimana mereka akan dievaluasi.
Analisis kebutuhan staf dan sukarelawan untuk proyek tersebut, dan buat perkiraan kasar biaya yang diperlukan. Pelajari proposal hibah lainnya untuk melihat bagaimana anggaran telah ditetapkan. Pelajari perbedaan antara biaya langsung dan tidak langsung.
Sebagai penulis hibah, pekerjaan Anda akan lebih mudah jika Anda memahami organisasi Anda secara menyeluruh dan memiliki semua informasi penting di ujung jari Anda. Ini juga akan membuat tugas memulai proposal hibah menjadi jauh lebih mudah.
Jika Anda memiliki hibah untuk menulis tetapi pertama-tama harus mengumpulkan semua informasi terkait, itu bisa membuat kewalahan. Kumpulkan informasi dan atur sehingga Anda dapat mulai bekerja. Proposal ini mungkin bukan yang terakhir Anda tulis. Semua informasi itu akan ada di tangan dan siap digunakan untuk proyek masa depan.
Akhirnya, mengatur kalender hibah dengan semua tanggal terkait dan kemudian menjadwalkan setiap tugas yang perlu Anda lakukan, mulai dari pengumpulan informasi hingga penelitian yayasan, hingga menulis setiap bagian proposal, hingga penyerahan proposal akhir.
