Akuntabilitas, yang sangat penting untuk setiap keberhasilan proyek, bukan berarti a manajer proyek harus mengasuh, mengelola mikro, atau menggertak orang untuk menyelesaikan sesuatu. Taktik seperti itu sering menimbulkan perselisihan dan permusuhan terhadap manajer proyek. Alih-alih menjadi satu-satunya orang yang meminta pertanggungjawaban orang, pendekatan yang lebih baik yang dapat dilakukan oleh manajer proyek adalah memberdayakan seluruh tim untuk menegakkan akuntabilitas proyek. Berikut adalah enam cara untuk membangun akuntabilitas ke dalam sebuah proyek:
Alamat Akuntabilitas pada Pertemuan Kickoff
Pertemuan kickoff proyek adalah waktu untuk membuat tim proyek bersemangat tentang proyek dan menetapkan harapan tentang bagaimana proyek akan berjalan. Menetapkan akuntabilitas di muka sebagai prinsip dasar proyek sangatlah penting.
Pada pertemuan awal, sponsor proyek dan manajer proyek memperjelas harapan mereka. Sponsor proyek mencatat bagaimana mereka akan meminta pertanggungjawaban manajer proyek dan bagaimana manajer proyek akan meminta pertanggungjawaban semua orang.
Akuntabilitas tidak berhenti di situ. Membangun poin-poin ini, manajer proyek memberi tahu anggota tim bahwa mereka mengharapkan mereka untuk meminta pertanggungjawaban manajer proyek juga. Manajer proyek juga mencatat bagaimana mereka mengharapkan anggota tim untuk saling bertanggung jawab. Memanggil satu sama lain dianjurkan, selama semua anggota tim menjaga profesionalisme dan rasa hormat terhadap orang lain.
Pernyataan-pernyataan ini membentuk sistem akuntabilitas yang jelas. Manajer proyek pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, tetapi untuk berhasil, manajer proyek mengharapkan setiap orang untuk bertanggung jawab dan meminta pertanggungjawaban satu sama lain.
Sorot Keterkaitan Tugas
Proyek hampir selalu mencakup tugas yang saling bergantung. Beberapa hal perlu terjadi secara berurutan untuk membuat proyek berhasil. Saat manajer proyek menjabarkan detail proyek kepada tim, manajer proyek harus sengaja menyoroti bagaimana tugas-tugas tersebut berpotongan.
Terkadang tugas berjalan secara bersamaan. Ini mungkin terjadi karena kebutuhan atau untuk kepentingan efisiensi. Setelah tugas selesai, produk kerja mereka digunakan dalam tugas berikutnya. Struktur akuntabilitas bekerja seperti pada contoh di atas. Mereka yang mengerjakan tugas selanjutnya meminta pertanggungjawaban mereka yang mengerjakan tugas sebelumnya.
Oleh manajer proyek menunjukkan kepada anggota tim bagaimana tugas berhubungan satu sama lain dan bagaimana setiap anggota tim harus berbuat baik bekerja untuk kepentingan anggota tim lainnya, manajer proyek memberi insentif kepada anggota tim yang saling berpegangan akuntabel.
Jika satu anggota tim tidak dapat memulai tugas sampai anggota tim lain menyelesaikan tugasnya, anggota tim tanggungan memiliki hak minat pada kesuksesan anggota tim lainnya dan akan meminta pertanggungjawaban anggota tim tersebut secara tepat waktu dan berkualitas tinggi pertunjukan.
Dapatkan Komitmen Publik tentang Item Tindakan
Salah satu alasan manajer proyek mengadakan rapat tim adalah untuk menentukan langkah selanjutnya berdasarkan kemajuan proyek. Jika memungkinkan, segala sesuatunya harus berjalan sesuai rencana, tetapi ketika muncul masalah yang tidak terduga, masalah tersebut perlu ditangani.
Tidak peduli siapa yang setuju untuk menangani suatu masalah, anggota tim yang mengambil tugas, manajer proyek harus mendokumentasikan apa yang harus dilakukan dan kapan harus diselesaikan.
Item tindakan kemudian harus disertakan dalam catatan rapat atau dalam log item tindakan. Filosofi manajemen proyek yang berbeda melakukan hal ini secara berbeda. Kuncinya adalah menuliskan item tindakan untuk referensi di masa mendatang.
Menindaklanjuti Item Tindakan Secara Publik
Ketika anggota tim membuat komitmen, seluruh tim harus dapat mengandalkan tugas yang diselesaikan. Menuliskan komitmen itu bagus, tetapi tugas harus diselesaikan.
Saat tugas diberikan, manajer proyek harus menindaklanjuti untuk memastikan anggota tim menepati janji mereka. Bagian terbaik dari berbagi akuntabilitas adalah manajer proyek tidak harus menjadi orang jahat.
Setelah manajer proyek membangun suasana akuntabilitas, manajer proyek tidak perlu mencela seseorang yang tidak menindaklanjuti. Dinamika kelompok akan menjaga situasi. Tekanan teman sebaya dapat bekerja secara positif. Manajer proyek hanya perlu memperhatikan item tindakan dan membiarkan orang yang bertanggung jawab berbicara.
Dari waktu ke waktu, manajer proyek mungkin perlu menanyakan pertanyaan menyelidik tentang mengapa komitmen tidak dipenuhi, tetapi biasanya, orang yang bertanggung jawab akan akan datang tentang kesalahan, salah perhitungan atau hambatan dan akan membuat komitmen baru untuk menyelesaikan item tindakan awal dan mungkin untuk menebus setiap kesalahan dalam pertunjukan.
Hadapi Performa Buruk
Seorang anggota tim proyek penampilan buruk adalah masalah yang harus ditangani oleh manajer proyek dengan cepat dan diplomatis. Jika anggota tim proyek lain melihat kinerja yang buruk ditoleransi, motivasi mereka akan turun, dan kinerja mereka kemungkinan besar akan menurun.
Namun, manajer proyek tidak bisa menjadi gergaji mesin yang menebang orang-orang yang berkinerja buruk ketika mereka tidak memenuhi harapan. Ini adalah tindakan penyeimbangan antara menangani sesuatu dengan cepat dan menanganinya secara manusiawi.
Performa buruk tidak hilang dengan sendirinya. Hal ini tidak dapat dibiarkan berlama-lama, namun manajer proyek harus memberi waktu kepada para pekerja yang buruk untuk memperbaiki perilaku mereka begitu hal itu menjadi perhatian mereka.
Tingkatkan Masalah Kinerja Bila Diperlukan
Jika menangani kinerja yang buruk satu per satu tidak berhasil, manajer proyek harus meneruskan masalah tersebut ke penyelia anggota tim. Jika gagal, sponsor proyek mungkin perlu campur tangan.
Sebelum meningkatkan masalah ke sponsor proyek, manajer proyek harus menggunakan semua opsi lainnya. Dalam kasus kinerja yang buruk, manajer proyek harus spesifik dengan sponsor proyek dan membuat rekomendasi untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Jika manajer proyek menginginkan anggota tim dibimbing oleh manajer lini kedua, misalnya, manajer proyek harus mengatakan demikian. Jika manajer proyek menginginkan anggota tim diganti, manajer proyek harus mengajukan permintaan tersebut. Manajer proyek harus memberikan opsi dan menyoroti pro dan kontra dari setiap opsi.
