Merencanakan konferensi membutuhkan seperangkat keterampilan yang mencakup keterampilan organisasi yang luar biasa, kemampuan untuk melakukan banyak tugas, energi, kreativitas, kecerdasan bisnis, keterampilan interpersonal, dan perhatian terhadap detail. Itu juga membutuhkan panduan perencanaan konferensi yang komprehensif yang tidak hanya membuat Anda tetap pada jadwal tetapi juga akan memberikan jaminan yang sangat dibutuhkan bahwa Anda tidak melupakan sesuatu di sepanjang jalan.
Apa Bedanya Dengan Perencanaan Acara Lainnya
Perencanaan konferensi berbeda dari jenis perencanaan acara lainnya dan mencakup langkah-langkah tambahan. Konferensi cenderung merupakan acara berskala besar yang biasanya membutuhkan waktu satu tahun atau lebih untuk direncanakan. Daftar tugas Anda mungkin termasuk memilih tempat, memesan kamar hotel, mengatur pendaftaran online, mengamankan pembicara, mengatur suite perhotelan, menyelenggarakan ruang pameran, menjadwalkan pertemuan, menangani makanan dan minuman dan banyak lagi. Mempersiapkan panduan perencanaan konferensi yang terorganisir dengan baik yang memetakan langkah-langkahnya adalah hal yang harus dimiliki oleh setiap perencana konferensi yang sukses.
Panduan perencanaan konferensi bertindak sebagai cetak biru untuk merencanakan konferensi apa pun. Sesuaikan dan modifikasi panduan berdasarkan acara yang Anda rencanakan dan simpan di dekat Anda. Ketika disiapkan dan digunakan dengan benar, itu akan segera menjadi alat perencanaan konferensi Anda yang paling berharga.
Mulailah Dengan Dasar-Dasar Perencanaan Konferensi
Bagian pertama dari panduan perencanaan konferensi Anda harus mencakup dasar-dasar konferensi:
- Tanggal dan waktu acara
- Lokasi acara (jika diketahui)
- Tujuan acara
Sertakan elemen lain yang diketahui, seperti tanggal alternatif atau jumlah peserta.
Apa rencananya?
Sebelum merencanakan berbagai elemen konferensi, Anda harus mencari tahu apa saja elemen-elemen berbeda itu dan di mana elemen-elemen tersebut sesuai dengan keseluruhan skema acara Anda. Jadi keluarkan pulpen dan buku catatan, atau duduklah di depan komputer, dan mulailah menuliskan semua yang terlintas dalam pikiran.
Jangan khawatir tentang daftar hal-hal dalam urutan kepentingan atau urutan kronologis apa pun. Itu akan datang nanti. Saat ini, pada dasarnya Anda akan membuat daftar tugas yang sangat panjang namun sederhana, yang mana akan dipecah menjadi komponen yang berdiri sendiri yang berbeda untuk ditangani secara individual selama perencanaan proses.
Bagian ini mungkin mencantumkan salah satu dari yang berikut:
- Pemilihan tempat
- Pemilihan hotel
- Ruang pertemuan
- Suite perhotelan
- Ruang pameran konferensi dan stan
- Upacara pembukaan
- Pendaftaran pembicara/peserta
- Pendaftaran peserta
- Agenda Perjalanan
- Lencana peserta
- Program acara
- Makanan dan minuman
- Audio-visual
- Staf di tempat
Luangkan waktu ekstra dalam menyusun daftar ini sehingga Anda tidak melewatkan apa pun dan melanjutkan dan menambahkan apa pun yang muncul nanti. Jangan kewalahan dengan banyaknya bidang tanggung jawab yang tercantum; tujuan di sini adalah memikirkan semuanya sekarang sehingga Anda dapat merencanakan dan mengelola setiap item secara efisien.
Pilih Tempat
Setelah Anda menentukan kapan konferensi akan diadakan dan memiliki pemahaman tentang cakupan keseluruhan acara, langkah selanjutnya adalah memilih tempat. Bergantung pada ukuran konferensi, Anda mungkin dapat memilih satu tempat untuk semua kebutuhan konferensi Anda, mulai dari ruang pameran hingga ruang pertemuan, ruang perjamuan, dan kamar hotel.
Jika konferensi terlalu besar untuk diakomodasi di satu lokasi, cari tempat yang dekat dengan hotel atau di luar situs katering sehingga peserta konferensi tidak perlu melakukan perjalanan terlalu jauh untuk bolak-balik dari satu acara konferensi ke acara lainnya.
Pikirkan Tentang Pendaftaran Peserta
Pertimbangkan cara terbaik bagi peserta untuk mendaftar konferensi ini dan bagaimana Anda akan mengonfirmasi pendaftaran mereka. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat lencana atau label nama untuk peserta. Saat Anda memasuki pendaftaran, pastikan untuk meninjau dan memperbarui panduan perencanaan.
Jika suatu acara diharapkan menarik banyak orang, maka sistem pendaftaran konferensi online adalah cara yang tepat. Sistem bisa memproses pembayaran, lacak pendaftaran dan atur informasi relevan lainnya dan bantu membuat laporan dan daftar peserta.
Peserta Pameran dan Ruang Pameran Konferensi
Area pameran adalah fitur umum di konferensi, memberikan kesempatan bagi sponsor dan vendor untuk menyewa ruang untuk mempromosikan produk dan layanan mereka. Ini juga merupakan peluang bagi tuan rumah konferensi untuk mendatangkan pendapatan jika fitur pameran dipromosikan secara efektif dan diterima dengan baik. Bergantung pada ukuran konferensi Anda, mengelola peserta pameran dan ruang pameran akan memerlukan waktu dan sumber daya tambahan, jadi rencanakanlah dengan tepat.
Seperti disebutkan di atas, sistem pendaftaran konferensi online adalah cara terbaik untuk melacak pendaftaran jadi jika Anda mengharapkannya sejumlah besar peserta pameran, maka pertimbangkan untuk memasukkan pendaftaran peserta ke dalam pendaftaran peserta Anda sistem. Peserta pameran juga akan membutuhkan yang berikut:
- Lencana peserta pameran
- Peta ruang pameran konferensi dengan nomor stan terdaftar
- Manual untuk mengatur dan meruntuhkan stan pameran
- Pameran kontrak stan
- Daftar vendor di tempat yang tersedia untuk membantu penyewaan dan layanan pameran
Sebagai perencana konferensi, Anda akan bertanggung jawab untuk menyewa keamanan untuk memastikan keamanan material yang terletak di ruang pameran.
Rencanakan Detail Konferensi
Dengan beberapa tanggung jawab yang lebih besar ditangani, seperti pemilihan tempat konferensi dan pendaftaran peserta, Anda dapat mengalihkan fokus Anda untuk merencanakan rincian konferensi. Seperti halnya merencanakan acara apa pun, mengatur sama pentingnya dengan perhatian terhadap detail.
Sekarang adalah waktunya untuk mengeluarkan daftar panjang item yang harus dilakukan yang Anda susun di awal proses perencanaan konferensi. Lihat daftar dan buat perubahan atau penambahan seperlunya untuk mencerminkan tugas dan tanggung jawab terbaru. Selanjutnya urutkan hal-hal tersebut secara kronologis, dimulai dengan hal-hal yang dapat atau harus diselesaikan jauh sebelumnya. Misalnya:
- Buku blok kamar hotel
- Cadangan ruang aula pameran
- Teliti sistem pendaftaran konferensi online
- Rencanakan rencana pemasaran konferensi
Mulailah dari awal dan lanjutkan dari sana. Untuk setiap detail yang harus cenderung menyertakan tindak lanjut untuk memastikan bahwa kontrak ditandatangani dan diterima. Saat tanggal konferensi semakin dekat, item tindakan Anda akan mencakup tugas jangka pendek seperti:
- Pilih skema warna dan dekorasi
- Membuat karangan bunga
- Menu selang
- Mengatur transportasi bandara untuk pembicara atau VIP
Pertimbangkan panduan perencanaan konferensi Anda sebagai panduan masuk untuk segala sesuatu yang disertakan dalam perencanaan konferensi, tidak peduli seberapa kecilnya. Panduan ini akan segera menjadi alat yang tak ternilai yang tidak hanya membuat Anda teratur dan sesuai jadwal tetapi akan menenangkan saraf saat kencan besar mendekat dan Anda mempertanyakan apakah Anda sudah lupa sesuatu.
