Program saran karyawan yang disusun dengan baik—diluncurkan dengan komitmen organisasi, kejelasan, dan komunikasi berkelanjutan—dapat berdampak positif pada keuntungan perusahaan dan menanamkan karyawan dengan motivasi dan semangat.
Program saran karyawan yang disalahpahami, diluncurkan dengan tergesa-gesa, dan tidak ditentukan dapat mematikan orang dan menimbulkan niat buruk, sinisme, dan kesalahpahaman. Inilah nasib banyak program saran karyawan yang diluncurkan tanpa berpikir panjang melalui kotak saran karyawan. Jadi rencanakan dulu.
Apakah Perusahaan Anda Membutuhkan Kotak Saran?
Sebelum meluncurkan program saran karyawan, pertimbangkan budaya perusahaan Anda. Apakah Anda saat ini menerima ide-ide segar dan bijaksana?
Jika saran karyawan sudah meresap ke permukaan pada rapat staf dan percakapan santai, lebih metode informal untuk menumbuhkan ide-ide baru disebut untuk kemudian program saran karyawan penuh atau kotak saran. Misalnya:
- Jadwal sesi brainstorming departemen.
- Hasilkan ide tentang topik tertentu selama rapat staf mingguan Anda.
- Tetapkan makan siang bulanan untuk setiap karyawan untuk mengirimkan setidaknya satu ide.
- Minta manajer untuk membawa tiga gagasan karyawan ke setiap rapat manajer.
Jika Anda perlu berbuat lebih baik, mulailah dengan bertanya bagaimana dengan budaya Anda yang mencekik ide? Program Anda harus menghilangkan atau menghindari hambatan tersebut sebelum Anda mulai, atau program saran karyawan apa pun akan gagal.
Cara Mengatur Tim Peninjau
Program saran karyawan yang sukses membutuhkan manajemen. Siapkan a tim lintas fungsi dengan kekuatan untuk melaksanakan saran yang diterimanya. Tim harus meninjau saran dan mengakui tanda terima mereka dalam waktu 48 jam. Jika tim ini adalah semua manajer atau semua direktur, itu dapat dianggap tidak berhubungan atau menghalangi perubahan. Jadi orang-orang di dalamnya harus mau berubah dan mau bertanya "kenapa tidak" daripada "kenapa"?
Semua departemen, terutama Keuangan, harus diwakili. Jika manajer atau direktur meninjau saran, jadikan tinjauan sebagai bagian dari pertemuan yang dijadwalkan secara rutin, dengan saran yang didistribusikan dan dipertimbangkan sebelumnya. Jika lintas fungsi tim karyawan adalah kendaraan ulasan saran pilihan Anda, the pemilihan anggota tim untuk tim peninjau saran harus menyertakan posisi yang mencerminkan bagaimana bisnis secara umum dicapai dalam budaya Anda.
Jika tim bertemu lebih sering daripada bulanan, itu menjadi lebih banyak pekerjaan daripada yang biasanya ingin dilakukan orang. Rotasi anggota tim ini 4-6 kali setahun, tetapi tidak semua anggota sekaligus.
Langkah Menuju Sukses
Tetapkan area untuk saran: Tetapkan panduan untuk topik yang terbuka untuk saran—kecuali jika Anda hanya ingin mendorong hal-hal seperti "letakkan mesin es krim di ruang makan siang" atau "biarkan kami pulang lebih awal pada hari Jumat." Ini kemungkinan akan mencakup ide-ide yang mempengaruhi penghematan biaya, kualitas, produktivitas, perbaikan proses, penghasil pendapatan, dan peningkatan moral.
Komunikasikan proses pengiriman dan peninjauan: Bagikan secara publik semua pedoman dan terutama tujuan yang ingin Anda capai dengan memulai program saran karyawan.
Memerlukan detail tentang implementasi: Sangat mudah untuk mengeluarkan ide, jadi memerlukan penjelasan dari pemberi saran tentang bagaimana menurut mereka itu harus diterapkan. Anda tidak memerlukan rencana aksi lengkap, tetapi lebih dari satu atau dua kalimat.
Meminta potensi dampak: Membutuhkan “mengapa” dan “bagaimana” ide akan berdampak pada perusahaan, termasuk analisis penghematan biaya. Tetapi pertahankan prosesnya tetap sederhana. Jangan matikan karyawan sejak awal dengan formulir tiga halaman yang tampak memberatkan.
Berurusan berbeda ketika itu adalah pekerjaan karyawan itu sendiri: Karyawan harus selalu memikirkan cara untuk meningkatkan pekerjaan mereka sendiri tanpa harus melewati tim persetujuan. Beri manajer cara untuk menghargai orang yang datang dengan ide-ide yang harus segera dilaksanakan, namun sesuai dengan tujuan dari program saran.
Menempatkan karyawan yang bertanggung jawab: Tunjuk administrator untuk program saran karyawan yang akan memastikan proses berjalan seperti yang dijanjikan dan tidak terhambat oleh a perusak moral komite peninjau yang tidak efisien.
Tunjuk seorang juara dari manajemen senior: Ini memberikan kredibilitas pada program saran karyawan dan membuat pemberi saran merasa penting.
Penghargaan dan Pengakuan
Imbalan untuk saran yang diterapkan harus didefinisikan dengan jelas di bagian depan. Jika ide karyawan menghemat uang perusahaan, dalam banyak program saran karyawan, karyawan menerima persentase dari penghematan biaya. Penghargaan ini bisa sama dengan 5-20% dari penghematan biaya yang terbukti.
Ketahuilah bahwa penghematan biaya sulit untuk "dibuktikan" jika Anda tidak memiliki angka yang bagus untuk menentukan proses sebelum saran karyawan diterapkan. Seringkali, langkah pertama dalam penerapan saran penghematan biaya adalah “mengukur” proses untuk memastikan Anda tahu bagaimana kinerjanya saat ini.
Ide proses lain yang kurang terukur memerlukan penghargaan standar yang ditetapkan. Seringkali, apa paling penting bagi karyawan adalah pengakuan.
Hadiah dapat berupa merchandise dengan logo perusahaan, sertifikat hadiah, makan siang bersama manajer pilihan karyawan, makan malam penghargaan triwulanan, dan mengarah pada pembelian barang yang lebih mahal dari katalog.
Memang, mengingat sulitnya mengukur hasil dari banyak saran karyawan, beberapa perusahaan menawarkannya imbalan pengakuan bahkan ketika ide ditambahkan ke garis bawah secara substansial. Ini tidak memotivasi karyawan yang menerima sebagian dari tabungan yang direalisasikan selama periode waktu yang ditentukan.
Umpan Balik dalam Program Saran Karyawan Anda
Jadikan umpan balik kepada orang-orang dengan saran bersifat pribadi, terutama jika ide tersebut ditolak. Jika tidak, orang tidak mungkin berani menawarkan saran di luar kebiasaan yang mungkin paling bermanfaat bagi Anda.
Ketika saran karyawan diimplementasikan dan menghasilkan hadiah, akui kontribusi tersebut secara publik pada rapat staf, dengan izin dari karyawan yang terlibat. Selain itu, Anda dapat memposting saran karyawan, nama karyawan di tim implementasi, dan hadiah yang diberikan.
Di banyak organisasi, saran tampaknya menghilang ke dalam lubang gelap yang mungkin tidak akan muncul selama berbulan-bulan—suatu jaminan kegagalan untuk program saran karyawan.
Menjaga agar peserta program saran karyawan mengikuti perkembangan saran mereka lebih penting daripada memberikan jawaban cepat kepada pemberi saran. Karyawan hanya ingin tahu apa yang terjadi dengan ide-ide mereka.
Pendekatan populer untuk penerapan saran adalah dengan menyertakan pemberi saran dalam tim penerapan mana pun. Ini juga membuat saran tetap masuk akal. Minimal, jika saran diterima, tetapkan jadwal implementasi yang dipahami oleh pemberi saran.
Lebih Banyak Petunjuk untuk Program Saran yang Sukses
Program saran karyawan harus menekankan kualitas daripada kuantitas saran. Banyak program mendorong sebaliknya, menyebabkan keputusasaan ketika mereka tidak menghasilkan banyak uang dan waktu yang diinvestasikan.
Saran karyawan anonim tidak disarankan. Orang harus bersedia untuk secara terbuka berdiri di belakang ide-ide mereka. Itu jenisnya budaya perusahaan yang perlu Anda dorong untuk menciptakan organisasi yang sukses.
Hadiahi bukan hanya karyawan yang mengirimkan ide-ide pemenang. Berikan penghargaan dan pengakuan kepada manajer dan supervisor yang melakukan pekerjaan terbaiknya mendorong saran karyawan dan menyingkir kemajuan.
Ide-ide yang mengubah permainan datang dari mana-mana. Pertimbangkan juga untuk menyertakan pelanggan dan pemasok sebagai pemberi saran, terutama saat program saran karyawan Anda matang.
