Suatu hari, seorang pelanggan yang sangat penting mengunjungi kantor pusat perusahaan tempat mereka bekerja. Mereka belum pernah ke kantor sebelumnya dan ingin melihat ke mana perginya pembelian jutaan dolar mereka. Jadi mereka membuat janji untuk berkunjung. Sebelumnya, klien biasanya bertemu dengan perwakilan bisnis di kantor klien, yang cenderung lebih mudah bagi mereka.
Bisnis ini menempati dua lantai di gedung perkantoran. Staf menempati lantai dua, dan bagian penerima tamu terletak di lantai tiga. Ketika pelanggan datang, mereka langsung menuju lantai dua. Ketika mereka tiba, tidak ada seorang pun di sana yang menyambut mereka, karena resepsionis menempati lantai lain. Klien menjelajahi aula dan bilik, dan tidak ada yang bangkit dari meja mereka untuk bertanya, "Ada yang bisa saya bantu?" Itu bukan tugas mereka.
Tak perlu dikatakan, pelanggan jutaan dolar ini tidak terlalu senang ketika mereka akhirnya melacak perwakilan mereka. Mereka sudah memiliki pengalaman pertama yang buruk di kantor mereka. Seperti yang sering dikatakan oleh beberapa politikus, jangan pernah membiarkan bencana sia-sia. Itu mungkin terdengar agak ekstrem, tetapi begitu juga mengasingkan pelanggan penting. Berikut adalah beberapa tip untuk memastikan Anda menyambut (dan membuat kagum) klien Anda dengan baik saat mereka mengunjungi kantor Anda.
- Pelatihan: Latih semua karyawan bahwa semua pengunjung adalah pelanggan pribadi mereka, meskipun mereka tidak memiliki peran fungsional dengan pengunjung tersebut. Ini berarti melakukan kontak mata, tersenyum, menyapa, dan bertanya kepada pengunjung yang tidak dijaga jika mereka dapat membantu. Ini saja dapat membuat perbedaan besar antara memiliki pengalaman buruk dan calon pelanggan merasa cukup diterima untuk mempertimbangkan melakukan bisnis dengan perusahaan Anda.
- Ingatkan Staf Penerimaan untuk Berhati-hati: Karyawan terpenting di kantor adalah staf resepsi. Apa yang mereka komunikasikan saat seseorang masuk? Meski sibuk menjawab telepon, mereka tetap bisa melakukan kontak mata yang ramah, menggunakan gerakan tangan hingga menunjukkan mereka akan benar dengan pengunjung dan menawarkan bantuan segera setelah turun telepon. Pastikan untuk menginstruksikan staf resepsi Anda untuk tidak terus-menerus melihat ponsel mereka, karena ini bisa sangat mematikan ketika tamu menunggu dengan sabar, berusaha untuk tidak bersikap kasar.
- Membuat Salam yang Dipersonalisasi: Miliki papan lobi yang bertuliskan, "Selamat datang, Joe Smith dari Perusahaan XYZ." Gerakan yang sangat sederhana ini membawa Anda tidak lebih dari satu beberapa menit untuk mengumpulkan dan membayar dividen dengan menunjukkan kepada pengunjung Anda bahwa Anda secara sadar memikirkan mereka sebelum mereka kedatangan. Dan jika klien potensial yang Anda temui, isyarat sambutan kecil ini yang menunjukkan betapa Anda peduli dengan pengalaman mereka, yang dapat membuat perbedaan antara pilihan mereka untuk melakukan bisnis dengan Anda atau pesaing itu melakukan memberikan mereka pengalaman yang tak terlupakan.
- Pentingnya Menjaga Lingkungan yang Bersih dan Ramah: Pertahankan tempat kerja yang bersih di setiap area yang dapat dilihat pengunjung, terutama di dekat pintu masuk. Mintalah seseorang selain Anda untuk melihat pintu masuk kantor Anda dan mengkritiknya dari sudut pandang pelanggan yang berpotensi berharga yang datang berkunjung. Apakah catnya terkelupas? Apakah karpetnya sudah usang? Apakah majalah compang-camping berusia dua tahun berserakan di lobi pengunjung? Jadikan itu bagian dari pekerjaan seseorang untuk memastikan bahwa estetika visual tempat kerja Anda bersinar dan mencerminkan profesionalisme yang ingin Anda sampaikan untuk menyambut klien dan prospek.
- Menawarkan minuman swalayan: Investasikan dalam sistem kopi dan air yang bagus yang tidak terkubur di area dapur. Letakkan di tempat yang dapat ditemukan pelanggan dan sajikan sendiri saat mereka menunggu atau mempersiapkan pertemuan mereka. Sediakan beberapa buah segar atau camilan sehat yang dibungkus (tidak murah, permen basi).
Untuk poin bonus setelah klien Anda pergi, pertimbangkan untuk mengirimkan ucapan terima kasih kepada semua pengunjung terpenting Anda kartu atau hadiah kecil untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda menghargai mereka meluangkan waktu untuk datang ke kantor Anda dan mengunjungi. Meskipun ini adalah isyarat kecil lainnya, ini bisa sangat membantu klien dan memberi mereka alasan untuk memilih Anda daripada pesaing. Ingat, apakah perusahaan Anda besar atau kecil, setiap karyawan Anda menjual, sepanjang waktu.
