Memutuskan ruang atau tempat acara terbaik sangat penting untuk kesuksesan acara Anda secara keseluruhan. Sementara perencanaan tempat membutuhkan waktu, tidak harus merasa luar biasa. Bagi banyak orang, profesional perencana acara dan amatir, ini bisa menjadi tantangan yang menyenangkan.
Dengan asumsi bahwa Anda telah mengidentifikasi jenis acara yang Anda rencanakan dan tujuannya, ada banyak faktor lain yang harus dipertimbangkan saat Anda memulai proses pemilihan tempat itu sendiri. Peta jalan berikut ini akan membantu memandu Anda melalui langkah-langkah dalam memilih ruang acara yang sempurna.
Audiens Sasaran Anda
Saat merencanakan tempat untuk suatu acara, salah satu informasi terpenting yang harus Anda ketahui adalah siapa tamu Anda dan berapa banyak yang Anda harapkan untuk hadir. Sementara jenis acara pasti akan menginformasikan pilihan tempat, salah satu faktor pembatas terbesar untuk ruang acara adalah kapasitasnya. Pastikan Anda mengetahui setidaknya perkiraan yang akurat (bisa berupa rentang) dari
Tanggal Acara
Periksa kalender Anda karena pengaturan waktu akan memengaruhi banyak keputusan, termasuk tempat pilihan Anda. Setelah daftar tamu Anda, tanggal acara Anda akan menjadi faktor pembatas berikutnya. Bergantung pada jenis acara yang Anda rencanakan, Anda mungkin harus fleksibel dengan acara Anda tanggal untuk mendapatkan tempat yang Anda inginkan atau Anda harus fleksibel dengan pilihan tempat Anda untuk mendapatkan tanggal Anda ingin. Anda harus memulai perencanaan tempat dengan mengetahui di mana Anda atau klien fleksibel. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:
- Kapan kemungkinan besar tamu Anda dapat hadir berdasarkan jadwal mereka?
- Tempat apa yang memiliki ruang yang sesuai dan tersedia untuk waktu itu?
- Kapan waktu terbaik bagi tim manajemen Anda untuk mengadakan acara?
Hitung Anggaran Anda
Dengan anggaran terbuka, siapa pun dapat merencanakan acara hebat dan memiliki pilihan tempat yang tak terbatas. Tapi kemungkinan besar, Anda sumber keuangan terbatas, dan Anda harus menyadari sejak awal apa keterbatasan keuangan Anda - bahkan jika Anda anggaran acara hanyalah perkiraan kasar atau jangkauan. Perencana acara selalu dapat merencanakan acara hebat dengan anggaran yang masuk akal.
- Apakah tempat tersebut termasuk dalam parameter anggaran Anda untuk biaya ruang, teknis, dan katering?
- Sudahkah Anda menegosiasikan tarif yang menguntungkan untuk layanan dan menunjukkan nilai peran Anda?
- Sudahkah Anda mengizinkan fleksibilitas dalam anggaran Anda jika pengeluaran item baris melebihi rencana?
Cakupan Lokasi Berbeda
Setelah nomor daftar tamu dan kemungkinan tanggal acara dipersempit, penting untuk mengidentifikasi lokasi tempat acara dapat diadakan. Hotel dan pusat acara atau konferensi adalah beberapa ruang acara paling populer untuk acara perusahaan dan resepsi pernikahan, tetapi itu bukan satu-satunya pilihan. Ini adalah waktu untuk menjadi kreatif dalam pemikiran Anda. Pertimbangkan hal berikut:
- Berdasarkan tema pertemuan Anda, tiga lokasi terbaik apa yang muncul di benak Anda?
- Di mana tamu Anda lebih suka menghadiri pertemuan ini?
- Apa yang paling nyaman bagi tamu Anda?
- Selain hotel, lokasi tak terduga apa yang dapat meningkatkan tingkat RSVP?
Temukan Jenis Ruang yang Tepat
Tempat yang Anda pilih harus memiliki ruang yang sesuai untuk jenis acara yang Anda rencanakan. Apakah acara Anda membutuhkan lantai dansa? Apakah Anda memerlukan sistem PA? Bagaimana dengan podium pembicara atau layar proyektor? Pengaturan tabel seperti apa yang Anda butuhkan? Selain mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan semacam ini, berikut adalah beberapa pertanyaan perencanaan tempat terbaik untuk ditanyakan pada diri Anda sendiri:
- Apakah tempat acara memenuhi kriteria khusus program atau acara Anda?
- Dapatkah tempat tersebut mengakomodasi produksi, hiburan, A/V, suara, dan kebutuhan teknis lainnya?
- Apakah kondisi fasilitas mencerminkan standar tinggi organisasi Anda?
Pertimbangkan Layanan Tempat dan Pembatasan
Selain menemukan jenis ruang acara yang tepat, Anda mungkin ingin melihat jenis layanan lain yang ditawarkan oleh tempat tersebut dan menentukan nilainya untuk acara Anda. Beberapa tempat juga akan memiliki daftar vendor pilihan dari mana Anda harus bekerja untuk menemukan vendor atau pemasok untuk layanan lainnya. Tempat lain memiliki batasan dekorasi atau aspek lain dari acara itu sendiri. Beberapa pertanyaan yang perlu diajukan antara lain:
- Apakah tempat ini menawarkan opsi parkir atau valet yang bagus?
- Apakah tempat ini menawarkan keamanan?
- Apakah tempat ini menawarkan layanan tambahan seperti katering, karangan bunga, persewaan seprai dan meja, dll.?
- Apakah tempat ini memiliki kru penyiapan dan pembersihan?
- Apakah tempat ini membatasi vendor lain yang bekerja sama dengan Anda?
- Apakah tempat ini memiliki minimum makanan dan minuman?
Pertimbangkan Reputasi
Reputasi tempat untuk layanan sangat penting. Inilah perbedaan antara mengadakan acara yang bagus dan menghasilkan acara yang hebat. Cara suatu tempat mengelola fasilitas, staf, dan kliennya akan selalu diingat. Untuk memahami nilai reputasi tempat, pertimbangkan pertanyaan berikut:
- Apa masa jabatan manajer konferensi, manajer katering, atau koki eksekutif?
- Akankah manajemen memperlakukan Anda seperti klien VIP atau hanya sebagai salah satu dari banyak program?
- Berapa banyak fleksibilitas yang ingin diberikan tempat tersebut kepada Anda?
- Apakah mereka memiliki testimonial atau ulasan yang tersedia?
- Apakah tempat tersebut menawarkan foto dari acara yang serupa dengan Anda?
Jadwalkan Kunjungan
Kecuali logistik dan waktu mencegahnya, setiap perencana acara harus melakukan inspeksi lokasi sebelum mengontrak tempat mana pun. Gambar bisa sangat membantu, tetapi ada banyak aspek yang hanya bisa dievaluasi secara langsung. Mintalah tur ke tempat tersebut termasuk semuanya, mulai dari tempat parkir hingga pintu masuk dan ruang acara hingga kamar mandi. Anda akan senang melakukannya.
Menggabungkan Preferensi Klien
Perencana acara harus mempresentasikan rekomendasi tempat mereka kepada klien mereka (apakah itu klien internal seperti eksekutif atau manajemen perusahaan atau klien eksternal) dan mendapatkan persetujuan. Satu-satunya pertanyaan untuk ditanyakan kepada diri sendiri sehubungan dengan klien selama fase perencanaan tempat adalah apakah klien akan menyetujui rekomendasi? Untuk dapat menjawab pertanyaan itu dengan percaya diri, Anda harus memastikan bahwa Anda memahami harapan dan preferensi klien sejak awal.
