Apakah Anda memulai bisnis perencanaan acara untuk acara sosial, acara bisnis, atau kombinasi keduanya, Anda harus mengetahui cara mengenakan biaya untuk layanan.
Beberapa faktor menentukan tarif Anda, termasuk perencanaan acara dan biaya operasi, gaji, dan keuntungan. Tarif bervariasi berdasarkan di mana Anda menjalankan bisnis Anda, jenis proyek yang Anda ambil, dan apa yang bersedia dibayar oleh pasar.
Cara Perencana Acara Menyusun Biaya Mereka
Jika Anda ingin memulai bisnis paruh waktu atau bahkan penuh waktu, kira-kira ada lima cara menyusun biaya acara Anda dan mengutip biaya Anda kepada klien Anda:
- Biaya proyek tetap
- Persentase pengeluaran
- Tarif per jam
- Persentase biaya ditambah tarif per jam
- Tarif yang dapat dikenakan komisi
Untuk penjelasan dan contoh berikut, anggaplah Anda ingin mendapatkan rata-rata $75 per jam untuk layanan Anda.
Biaya Berdasarkan Tarif Proyek Tetap
Banyak klien lebih suka mengetahui berapa biaya proyek, termasuk semua biaya.
Biaya proyek tetap biasanya digunakan untuk acara paket, seperti yang ditemukan dengan program pemasaran olahraga, dan dapat dihitung berdasarkan per orang dengan banyak ketentuan dan peringatan. Dalam skenario ini, klien dapat membuat kontrak langsung dengan perencana acara untuk mengoordinasikan semua biaya logistik, katering, tempat, penginapan, dll.
Misalnya, asumsikan Anda disewa untuk mengatur tur kota bersejarah satu hari untuk 15 tamu. Klien Anda ingin Anda mengutip biaya tetap untuk transportasi, pemandu pribadi, makan siang, dan setiap/semua biaya masuk ke tempat. Namun, mereka juga meminta Anda memberikan perincian tingkat tinggi dari setiap item pengeluaran.
Sebagai sebuah perencana acara, untuk menawarkan ini, Anda harus mendapatkan biaya tetap dengan menentukan berapa biaya semua aspek proyek. Anda harus menegosiasikan dan menghitung biaya semua layanan, termasuk waktu Anda, dan mengutip total biaya gabungan.
Hal ini menempatkan tanggung jawab mengelola anggaran secara langsung pada Anda dan memerlukan antisipasi berbagai skenario di mana keadaan dapat berubah. Merupakan tanggung jawab dan risiko Anda untuk mengidentifikasi simpanan yang diperlukan, membayar semua layanan, dan memegang tanggung jawab atas semua perjanjian layanan.
Biaya Berdasarkan Persentase Biaya
Rata-rata, perencana acara harus membebankan antara 15-20% dari total biaya acara sebagai bagian dari biaya mereka. Bergantung pada kerumitan program dan jumlah waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan melaksanakan suatu acara, terkadang ini cukup untuk menutupi seluruh biaya dan sumber keuntungan perencana.
Misalnya, asumsikan Anda disewa untuk mengatur makan malam pribadi di restoran eksklusif untuk 40 tamu dengan rata-rata $175 per orang. Mari kita perkirakan bahwa Anda membutuhkan total 15 jam untuk bertemu dengan klien Anda, merencanakan, menghadiri, dan menyelesaikan semua tindak lanjut pada acara ini. Jika Anda mengenakan tarif 18% dari total pengeluaran, Anda akan mendapatkan sedikit lebih banyak dari tarif per jam yang Anda targetkan sebesar $75/jam:
$175 x 40 tamu = $7.000 x 18% = $1.260
15 jam x $75/jam = $1.125.
Jika klien mengontrak Anda untuk semua layanan secara langsung, biaya subtotal biaya acara kepada klien akan menjadi total $8.260.
Biaya Berdasarkan Tarif Per Jam
Beberapa klien lebih memilih perencana acara untuk mengutip tarif per jam untuk layanan dan memperkirakan jumlah total jam untuk mengelola dan menjalankan program klien tertentu. Ini mungkin tampak mirip dengan tarif proyek datar, tetapi memungkinkan lebih banyak fleksibilitas di pihak kedua belah pihak untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang mungkin diperlukan di sepanjang jalan.
Banyak perencana acara bisnis akan menagih per jam untuk layanan. Ini memungkinkan klien untuk mengetahui berapa biaya untuk menyewa layanan Anda dan memungkinkan mereka menghitung anggaran yang masuk akal. Seringkali, alasan untuk hal ini adalah karena klien ingin menangani pengeluaran yang tidak terduga dengan lebih baik.
Selalu ingat untuk menentukan parameter yang hati-hati di sekitar ekspektasi sehingga kedua belah pihak setuju dengan layanan apa yang akan diberikan. Sebagai perencana acara, Anda harus menyertakan referensi penagihan untuk semua biaya bisnis wajar yang mungkin timbul.
Beberapa perencana acara mungkin menaikkan biaya operasional seperti pengiriman, persewaan mobil, dan item biaya lain-lain sebanyak 15-20%. Jika Anda melakukannya, Anda harus mengungkapkan markup tersebut dan mendapatkan persetujuan dengan klien Anda sebelumnya.
Dalam hal tarif perencanaan acara per jam, penting juga untuk menentukan seberapa sering Anda dapat menagih waktu Anda.
Sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa klien adalah mempekerjakan Anda pada bulan Oktober untuk menyelenggarakan seminar satu hari pada bulan Maret. Layanan Anda sedang dikontrak untuk sumber dan negosiasi untuk tempat tersebut, jasa katering, A/V, dan berkontribusi pada pembuatan konten untuk item komunikasi dalam jumlah terbatas (yaitu, undangan, agenda, formulir evaluasi, dll.).
Klien Anda juga mempekerjakan Anda untuk menyediakan manajemen di tempat. Anda membuat perjanjian di muka bahwa Anda akan menagih untuk layanan yang teridentifikasi pada waktu yang berbeda, dan akan mengirimkan faktur untuk semua layanan yang dilakukan hingga saat ini secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan.
Berdasarkan perjanjian ini, Anda dan klien Anda harus menyusun pernyataan kerja terperinci yang mencakup tanggung jawab yang diharapkan dari kedua belah pihak. Kemudian, Anda dapat memperkirakan total anggaran selama berjam-jam ditambah pengeluaran yang masuk akal (jelaskan apa saja yang termasuk dalam perincian tersebut).
Biaya Berdasarkan Persentase Pengeluaran Ditambah Biaya Tetap/Tarif Per Jam
Terkadang Anda disewa untuk mengatur acara, dan untuk alasan apa pun, klien lebih memilih tarif berdasarkan persentase pengeluaran. Namun, ini tidak cukup untuk menutupi biaya total waktu dan layanan Anda. Dalam situasi ini, masuk akal untuk menyajikan biaya Anda dengan biaya gabungan dalam dua kategori berbeda.
Misalnya, klien mempekerjakan Anda untuk mengatur acara yang terkait dengan konferensi. Tugas Anda adalah mengatur dua makan malam pribadi dan tamasya golf, masing-masing dengan 50 tamu. Total biaya untuk acara gabungan ini mencapai sekitar $20.000, tetapi membutuhkan sekitar 60 jam waktu Anda, dan kerumitan proyek ini dapat membenarkan margin keuntungan yang lebih tinggi. Dengan mengingat hal itu, Anda mungkin sampai pada biaya tetap akhir dan tarif per jam dengan perhitungan berikut:
Persentase Estimasi Biaya:
$20.000 x 18% = $3.600
Estimasi Tarif Per Jam:
60 jam x $75/jam = $4.500
Defisit Per Jam:
$3,600-$4,500 = -$900.
Jika Anda mengalami defisit, seperti yang kami lakukan pada contoh di atas, Anda dapat memilih untuk mengutip 15 jam untuk mengelola logistik beberapa vendor luar. Kutipan Anda mungkin mencerminkan hal-hal berikut:
Subtotal Biaya Acara: $23,600
Biaya Tetap: $1.125 (berdasarkan 15 jam dengan $75/jam)
Dalam skenario ini, Anda perlu menentukan dengan hati-hati bahwa Anda telah memperkirakan jam Anda dengan tepat (akun untuk menutupi biaya operasional non-standar seperti perjalanan pribadi). Seperti yang diharapkan, beberapa klien senang melihat kenaikan biaya di kemudian hari kecuali ada alasan yang dapat dibenarkan.
Biaya Berdasarkan Tarif Komisi
Cara lain agar perencana acara dapat memungut biaya untuk layanan adalah dengan mengamankan ruang acara melalui tempat yang menawarkan tarif komisi. Ini adalah biaya yang biasanya diberikan kepada agen perjalanan untuk memesan tiket, kamar hotel, dan bentuk transportasi lainnya.
Misalnya, banyak hotel dapat memperpanjang a tarif yang dapat dikomisikan hingga sebanyak 10% untuk kamar tamu dan pengeluaran lainnya.
Meskipun beberapa perencana acara akan menerima tarif komisi sebagai sumber pendapatan untuk diri mereka sendiri, klien yang lebih cerdas mungkin mempertanyakan rasa loyalitas perencana acara ketika tarif komisi terlibat. Oleh karena itu, banyak perencana berpengalaman akan membatasi pilihan perencanaan apa pun yang menyertakan tarif komisi atau menegosiasikan harga tanpa komisi untuk program mereka dan meneruskan sumber penghematan itu langsung ke klien mereka garis bawah.
Selanjutnya, beberapa klien mungkin menyadari bahwa ada tarif komisi dan tidak mengharapkan luar mereka konsultan untuk menagih menggunakan metode penagihan lain yang teridentifikasi yang telah kami uraikan dan tetap membayar a tarif yang dapat dikomisikan. Secara umum, tidak dianggap sebagai bentuk yang baik oleh banyak perencana acara untuk “menggandakan” aliran pendapatan mereka dengan cara ini.
Jika menerima tarif komisi, sebaiknya jangan membebankan biaya klien untuk layanan Anda menggunakan metode penagihan alternatif.
Ada skenario ketika tarif komisi memang paling masuk akal, seperti organisasi nirlaba atau asosiasi yang lebih kecil yang mungkin membuka lowongan layanan Anda untuk acara atau rapat keanggotaan dan sebagian besar biaya dibayarkan langsung oleh peserta, bukan oleh organisasi.
Skenario lain mungkin jika klien Anda membeli hadiah klien dari Anda, dan Anda juga dapat menawarkan layanan distribusi barang promosi. Dalam hal ini, cukup negosiasikan item promosi dan jangan mengenakan biaya untuk layanan Anda setiap jam kecuali klien Anda mengetahui semua biaya di muka.
