Panggilan telepon masuk dapat menghabiskan banyak waktu dan menurunkan produktivitas Anda secara serius dengan menjauhkan Anda dari tugas-tugas lain. Tapi sama seperti yang ada cara menangani panggilan telepon keluar itu akan meningkatkan Anda manajemen waktu, ada cara untuk memangkas jumlah waktu yang Anda habiskan untuk panggilan masuk. Dan Anda dapat melakukannya tanpa bersikap kasar kepada orang yang menelepon Anda. Tips menjawab telepon ini akan membuat Anda lebih efisien dan produktif.
Jawab Dengan Salam Telepon Bisnis yang Tepat
Misalnya, saat menjawab telepon, ucapkan sesuatu seperti, "Cypress Technologies, Susan yang bicara. Ada yang bisa saya bantu?" Hal ini tidak hanya membuat penelepon mengetahui bahwa mereka telah menghubungi suatu bisnis, namun juga memberikan tanggung jawab kepada mereka untuk menjawab pertanyaan, menghemat waktu pada obrolan santai atau pertanyaan eksplorasi seperti, "Apakah ini Cypress Technologies?"
Berpikir dan Prioritaskan Saat Anda Berbicara
Apakah panggilan tersebut paling baik ditangani saat ini atau nanti? Banyak panggilan telepon yang diterima bisnis adalah pertanyaan singkat yang mudah dijawab, seperti, "Berapa jam buka Anda?" Namun ada pula yang memerlukan jawaban yang lebih kompleks dan memakan waktu. Jika itu masalahnya, beri tahu peneleponnya, dan tanyakan kapan waktu yang tepat untuk menelepon mereka kembali untuk mendiskusikannya.
Gunakan Parafrase dan Meringkas
Jika Anda berbicara dengan seseorang melalui telepon yang sepertinya ingin ngobrol atau menyimpang dari maksudnya, katakan sesuatu seperti, "Jadi yang saya dengar Anda katakan adalah..." atau "Jadi poin utamanya adalah..." atau "Apakah (masukkan ringkasan) merupakan ringkasan yang adil dari apa yang Anda katakan?" Sulit untuk ngobrol dengan seseorang yang menolak ngobrol.
Tutup Setiap Panggilan Dengan Ringkasan Tindakan
Meskipun dalam banyak kasus hal ini hanya memerlukan waktu beberapa detik, hal ini dapat menghemat banyak waktu dengan menghindari kesalahan dan kebutuhan untuk memeriksa ulang. Misalnya, setelah percakapan di mana Anda mengatur pertemuan dengan klien, Anda mungkin berkata, "Bagus. Saya akan menemui Anda di kantor Anda pada (masukkan lokasi) jam 10 pagi besok dan kita akan membahas sampelnya bersama-sama."
Simpan Papan Pesan di Dekat Telepon
Ini tidak hanya baik untuk manajemen waktu dan tetap fokus selama panggilan, tetapi juga berguna untuk manajemen waktu nanti jika Anda perlu mencari atau meninjau detail percakapan tertentu.
Berikan Klien dan Pelanggan Opsi Email
Jika diberi pilihan, setiap pelanggan akan memilih email melalui panggilan telepon. Pastikan alamat email perusahaan Anda terlihat jelas di kartu nama dan situs web Anda. Jika Anda memiliki alamat email mereka, kirim email ke klien dan pelanggan Anda saat ini, sebutkan opsi email dan sajikan sebagai cara untuk meningkatkan komunikasi.
Gunakan Teknologi untuk Mengatur Waktu Telepon Anda
Minimal, bisnis Anda harus memiliki pesan suara. Atur ini dengan skrip bisnis yang sesuai, dan gunakan untuk menjawab telepon Anda saat Anda berada di luar kantor atau perlu mengerjakan sesuatu tanpa gangguan. Kemudian jadwalkan waktu untuk menjawab pesan telepon ini setiap hari. Anda akan memperoleh waktu berharga dengan mengelompokkan panggilan telepon.
Mintalah Seseorang Menjawab Telepon
Oleh karena itu, penting untuk tidak terlalu bergantung pada teknologi. Mendapatkan mesin—atau lebih buruk lagi, sistem respons suara interaktif otomatis (IVR)—sepanjang waktu adalah hal yang sangat merugikan yang akan merugikan bisnis Anda ketika orang tidak mau meninggalkan pesan atau menelepon balik. Jika menjawab panggilan telepon masuk menyita terlalu banyak waktu sepanjang hari, pertimbangkan untuk menyewa resepsionis atau a layanan penjawab profesional untuk menjawab telepon untuk Anda. Biaya yang harus dikeluarkan jika orang lain melakukannya mungkin lebih dari sekadar diimbangi dengan peningkatan produktivitas dan penjualan yang lebih baik.
Dapatkan Lini Bisnis Terpisah di Rumah
Jika Anda menjalankan bisnis rumahan, Anda perlu memiliki telepon khusus bisnis kedua dengan pesan suaranya sendiri. Hal ini tidak hanya lebih profesional, tetapi juga akan menghemat waktu Anda untuk menelusuri pesan dan menentukan pesan mana yang terkait dengan bisnis.
Simpan Naskah Tertulis untuk Pertanyaan Umum
Siapkan dokumen FAQ singkat untuk pertanyaan paling umum yang Anda terima melalui telepon. Ini menghemat waktu Anda dan karyawan Anda jika mereka tidak perlu mencari jawaban atau memikirkan cara menjawab permintaan tertentu.
Kuasai Ponsel Anda
Ingat, telepon seharusnya menjadi alat bisnis, bukan pembuang waktu yang mengganggu dan mengatur hari kerja Anda. Menangani panggilan telepon masuk Anda sesuai dengan tip manajemen waktu ini akan membantu Anda menjadi lebih efisien, meningkatkan kemampuan Anda produktivitas, dan mengembalikan ponsel Anda ke tempatnya yang semestinya—membantu Anda menjalankan bisnis, bukan menjalankan Anda sendiri kasar.
