Menjaga dokumen elektronik Anda tetap teratur bisa menjadi tugas yang berat di dunia "kabel" saat ini.
Sebagai tambahan menyimpan dokumen secara lokal di desktop, laptop, atau perangkat seluler, semakin banyak bisnis yang menggunakan awan untuk aplikasi bisnis dasar dan penyimpanan file.
Masalah penyimpanan yang semakin rumit adalah kebutuhan banyak bisnis untuk berbagi dokumen antar karyawan. Di dalam kantor, hal ini biasanya dilakukan dengan menggunakan server file atau perangkat penyimpanan terlampir jaringan (NAS).
Jika akses seluler bersama diperlukan, dokumen dapat disimpan di cloud dan dibagikan dengan memberikan izin akses.
Akibat dari semua ini bisa menjadi mimpi buruk pengelolaan file dengan beberapa dokumen seseorang disimpan di cloud dan beberapa secara lokal, dan bahkan dokumen individual hanya disimpan di satu tempat atau tempat lain.
Organisasi Adalah Kunci Manajemen File Elektronik
Di mana pun dokumen disimpan, penting untuk menjaganya tetap teratur dan terkini. Tujuan dari manajemen file elektronik adalah untuk memastikan bahwa Anda dapat menemukan apa yang Anda cari, bahkan jika Anda mencarinya bertahun-tahun setelah pembuatannya.
Kebanyakan pebisnis pernah berada dalam posisi yang memalukan karena memiliki pelanggan menelepon dan tidak dapat dengan cepat menemukan faktur yang relevan atau dokumen pelanggan penting lainnya. Yang sama menyebalkannya adalah berebut akhir tahun mencoba mencari dokumen yang berkaitan dengan rekening perusahaan untuk akuntan atau lebih buruk lagi, petugas pajak.
Pengorganisasian dokumen digital yang tepat sangat penting dalam lingkungan bersama - jika salah satu karyawan Anda juga demikian tidak ada (sementara atau permanen!) Anda seharusnya dapat dengan mudah menemukan dokumen apa pun yang dibuat atau dikelola olehnya orang.
Potensi masalah hilangnya data akibat karyawan yang tidak puas dan mengundurkan diri adalah salah satu alasan lainnya melindungi data bisnis Anda.
Kiat pengelolaan file berikut akan membantu Anda menjaga file tetap dapat diakses:
1. Gunakan Folder Instalasi Default untuk File Program
Gunakan lokasi file default saat menginstal program aplikasi. Di Windows, berdasarkan konvensi, file program aplikasi berada di bawah direktori (Surat Drive:)->Program Files. Menginstal aplikasi di tempat lain membingungkan dan tidak perlu.
2. Satu Tempat untuk Semua Dokumen
Tempatkan semua dokumen dalam satu folder "root". Untuk satu pengguna di lingkungan Windows, lokasi defaultnya adalah folder My Documents.
Di lingkungan berbagi file, coba lakukan hal yang sama. Buat satu folder root (misalnya disebut "Dokumen Bersama") dan simpan semua dokumen dalam subfolder di dalam folder root. Memiliki satu lokasi untuk semua dokumen elektronik memudahkan pencarian berbagai hal dan menjalankan pencadangan dan pengarsipan.
3. Buat Folder dalam Hirarki Logis
Ini adalah laci lemari arsip komputer Anda. Gunakan bahasa sederhana untuk memberi nama folder Anda; Anda tidak ingin melihat daftar folder ini di masa mendatang dan bertanya-tanya apa arti “TFK” atau singkatan menarik lainnya yang Anda temukan.
4. Folder Sarang Dalam Folder
Buat folder lain di dalam folder utama ini sesuai kebutuhan. Misalnya, folder bernama “Faktur” mungkin berisi folder bernama “2018”, “2017”, dan “2016”. Folder yang diberi nama a klien mungkin menyertakan folder "data pelanggan" dan "korespondensi". Tujuannya adalah untuk memiliki setiap file dalam satu folder daripada mencantumkan banyak file yatim piatu.
Jangan membuat struktur folder yang rumit dan berlapis-lapis. Jika memungkinkan, gunakan nama file deskriptif.
5. Ikuti Konvensi Penamaan File
Beberapa sistem operasi (seperti Unix) tidak memperbolehkan spasi pada nama file atau folder, jadi hindari hal ini jika lingkungan komputasi Anda tercampur. Sebaliknya, gunakan garis bawah sebagai pembatas (misalnya Doe_John_Proposal.doc.) Karakter lain seperti /? < > \: * | " ^ juga dilarang dalam nama file atau folder di Windows.
Gunakan nama file deskriptif untuk memudahkan identifikasi dan pengambilan tetapi jangan berlebihan - nama file/jalur memiliki batas panjang yang bervariasi antar sistem operasi.
Di Windows, panjang jalur lengkap maksimum untuk suatu file (misalnya huruf drive + nama folder + nama file) adalah 260 karakter. Gunakan singkatan umum jika memungkinkan, seperti Jan untuk Januari atau Corp untuk Perusahaan.
6. Jadilah Spesifik
Berikan nama yang logis dan spesifik pada file elektronik dan sertakan tanggal dalam nama file jika memungkinkan. Tujuan penamaan file adalah agar dapat mengetahui isi file tersebut tanpa harus membuka dan melihatnya. Jadi jika dokumen tersebut adalah surat kepada pelanggan yang mengingatkannya bahwa pembayaran telah jatuh tempo, sebut saja seperti "overdue_20180115"; daripada sesuatu seperti “surat”. Bagaimana Anda tahu kepada siapa surat itu ditujukan tanpa membukanya?
Jika Anda berbagi file melalui surel atau perangkat portabel Anda mungkin ingin nama file menyertakan informasi yang lebih spesifik, karena informasi folder tidak akan disertakan dengan file bersama.
Misalnya, jika dokumen Anda berada di My Documents\Invoices\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc dan file dibagikan atau dikirim melalui email yang dilihat penerima hanyalah Doe_John_20170416.doc dan mungkin tidak dapat mengetahui bahwa file tersebut adalah faktur pelanggan tanpa membukanya dia.
7. File saat Anda Pergi
Waktu terbaik untuk melakukannya mengajukan sebuah dokumen adalah saat Anda pertama kali membuatnya. Jadi biasakan menggunakan kotak dialog "Simpan Sebagai" untuk mengarsipkan dokumen Anda dan juga memberi nama, letakkan di tempat yang tepat.
8. Pesan File Anda untuk Kenyamanan Anda
Jika ada folder atau file yang sering Anda gunakan, paksakan folder atau file tersebut ke urutan teratas daftar file dengan mengganti namanya dengan a! atau AA di awal nama file.
9. Singkirkan File Anda Secara Teratur
Terkadang yang lama terlihat jelas seperti pada contoh folder bernama "Faktur" di atas. Jika tidak, jagalah agar folder Anda tetap rapi dengan membersihkannya file lama.
Melakukan bukan hapus file yang berhubungan dengan bisnis kecuali Anda benar-benar yakin bahwa Anda tidak akan memerlukan file tersebut lagi. Sebagai gantinya, di kumpulan folder utama Anda di bawah folder root, buatlah folder bernama "Lama" atau "Tidak Aktif" dan pindahkan file lama ke dalamnya saat Anda menemukannya.
10. Cadangkan File Anda Secara Teratur
Baik Anda menyalin file ke drive lain atau ke tape, penting untuk mengatur dan mengikuti a rejimen cadangan reguler.
Manajemen File yang Baik Memudahkan Menemukan Apa yang Anda Inginkan
Mengelola dokumen elektronik harus menjadi bagian dari keseluruhan strategi pengelolaan dokumen untuk bisnis Anda. Yang tepat rencana pengelolaan dokumen harus mencakup semua aspek penanganan dokumen, termasuk penyimpanan, pengambilan, pencadangan, dan keamanan.
Fungsi pencarian adalah hal yang luar biasa tetapi tidak akan pernah menandingi kemudahan untuk langsung membuka folder atau file. Jika Anda mengikuti tips manajemen file ini secara konsisten, bahkan jika Anda tidak tahu di mana sesuatu berada, Anda tahu di mana seharusnya file itu berada - sebuah keuntungan besar dalam menemukan apa yang Anda cari. Praktik manajemen file yang baik akan menghemat waktu dan uang bisnis Anda.
