Cara Membuat Sistem Manajemen Dokumen

Manajemen dokumen adalah proses penanganan dokumen sedemikian rupa sehingga informasi dapat dibuat, dibagikan, terorganisir, dan disimpan secara efisien dan tepat. Oleh karena itu, mempelajari cara membuat sistem manajemen dokumen sangat penting bagi bisnis.

Banyak bisnis berurusan dengan informasi berisiko tinggi yang perlu dijaga keamanan dan privasinya, atau diakses dengan cepat. Dalam keadaan seperti ini, sistem manajemen dokumen yang beroperasi dengan lancar sangatlah penting. Namun meskipun bisnis Anda bersifat lebih kasual, tetap penting untuk menyimpan catatan akuntansi yang tepat dan demi efisiensi.

Pelajari lebih lanjut tentang cara membuat sistem manajemen dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Opsi Sistem Manajemen Dokumen

Saat ini, sebagian besar bisnis bekerja dengan nyaman dengan dokumen digital dan menggunakan program dengan fitur penyimpanan dan manajemen. Tidak ada kekurangan perangkat lunak atau aplikasi manajemen dokumen umum dan khusus industri yang dirancang khusus untuk meningkatkan bisnis Anda

penanganan file elektronik. Misalnya, hotel mungkin masih memiliki registrasi bergaya buku pada saat check-in, dan mungkin masih meminta tanda tangan pada a tab kartu kredit kertas, namun di balik layar, hotel menggunakan OPERA untuk mengelola kamar, membuat catatan, dan menjalankannya tagihan. Opsi pembayaran seperti Square dan Venmo lebih umum digunakan di bidang ritel dan jasa, juga menghilangkan kebutuhan akan akuntansi kertas.

Namun, banyak usaha kecil harus berurusan dengan campuran data kuno dalam bentuk kertas dan file elektronik, dan, dalam beberapa kasus, proporsi data kertas jauh lebih besar.

Mengubah Dokumen Kertas ke Format Digital

Salah satu solusi terhadap masalah lingkungan data campuran adalah dengan menggunakan sistem pencitraan dokumen untuk mengubah semua dokumen bisnis Anda menjadi file elektronik. Tergantung pada jenis data dan dokumen yang Anda gunakan, proses ini mungkin relatif mudah, atau mungkin memerlukan kreativitas dan pendekatan khusus.

Misalnya, toko ritel skala kecil yang mengelola kuitansi dan inventaris mungkin dapat mengubah dokumen kertas menjadi spreadsheet digital dengan sedikit tenaga entri data tambahan. Sebaliknya, kantor dokter gigi yang menyimpan catatan kesehatan pasien, tagihan, rontgen, dll., mungkin memerlukan metode yang lebih kuat untuk mengubah jumlah kertas mereka menjadi lebih banyak. file ke format digital, seperti menyewa layanan pemindaian dokumen yang sesuai dengan bisnis, atau membeli perangkat lunak pemindaian yang mampu mentransfer resolusi tinggi gambar-gambar.

Langkah-langkah menuju Sistem Manajemen Dokumen

Baik bekerja dengan lingkungan digital saja atau dalam lingkungan hibrid dengan dokumen digital dan kertas, menyiapkan sistem manajemen dokumen melibatkan tiga langkah:

1. Buat rencana manajemen dokumen.
2. Menerapkan rencana pengelolaan dokumen.
3. Melaksanakan.

Langkah pertama adalah yang paling detail, jadi mari kita telusuri lebih jauh.

Membuat Rencana Manajemen Dokumen

Langkah pertama melibatkan menjawab empat pertanyaan berikut:

Apa Aturan Membuat Dokumen?

Faktur, surat pengingat pembayaran, brosur penjualan, email, neraca, spreadsheet, laporan—semua bisnis membuat berbagai dokumen dalam menjalankan dan mencatat bisnis. Dan, agar semuanya tetap teratur, semua bisnis perlu menetapkan aturan untuk membuat dokumen.

• Apakah ada templat internal untuk beberapa dokumen bisnis standar Anda, seperti surat dan faktur, dan di mana lokasinya?
• Apakah ada panduan gaya internal yang perlu diikuti?
• Apakah dokumen baru harus diberi tanggal atau waktu?
• Prosedur apa yang harus diikuti untuk berbagi atau meninjau dokumen?

Untuk beberapa usaha kecil, satu-satunya hal yang penting adalah lokasi templat untuk berbagai dokumen bisnis dan cara menggunakannya. Namun jika pembuatan dokumen dalam bisnis Anda melibatkan orang berbeda yang berkolaborasi, meninjau, atau memperbarui dokumen, Anda perlu meluangkan waktu untuk memutuskan bagaimana hal-hal ini harus dilakukan untuk memastikan efisiensi dan konsistensi.

Bagaimana Dokumen Akan Disimpan?

Ada biaya yang terkait dengan penyimpanan—yang terbesar, bagi sebagian besar usaha kecil, mungkin adalah biaya waktu yang terbuang saat orang mencari dokumen. Jadi pertanyaannya adalah: Bagaimana dokumen akan diajukan? Kunci untuk mengajukan dokumen adalah mengikuti praktik manajemen file yang baik. Sistem yang jelas dan mudah diikuti sangatlah penting.

Anda juga perlu mengetahui cara mengarsipkan dokumen. Bagaimana Anda menangani file yang kedaluwarsa atau siap dipindahkan ke bagian belakang sistem manajemen dokumen Anda?

Menjelang awal setiap tahun, misalnya, Anda harus memeriksa berbagai file terkait pekerjaan di komputer Anda, menyingkirkan yang sudah tidak berlaku lagi dan membuat folder baru yang diberi label berdasarkan tahun dan subjek, memindahkan file sebagai diperlukan. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan file kertas; tidak sulit untuk menghapus dokumen lama dari folder file dan membuat yang baru dengan judul “Lama”. Beberapa perangkat lunak menawarkan opsi pengarsipan otomatis.

Bagaimana Pengambilan Dokumen Dapat Disederhanakan?

Pertanyaan ini adalah inti dari sistem manajemen dokumen Anda. Berdasarkan beberapa perkiraan, perusahaan memerlukan rata-rata $120 tenaga kerja untuk menemukan dokumen yang hilang—dan $220 untuk menggantinya.

Sekali lagi, praktik pengarsipan yang baik dapat melakukan banyak hal untuk memecahkan masalah tersebut. Jika Anda menyiapkan prosedur dan protokol yang solid, seperti mengikuti konvensi penamaan yang ketat secara konsisten, misalnya, dokumen akan lebih mudah ditemukan.

Dan apakah Anda seorang pemilik tunggal atau pemilik bisnis dengan karyawan, Anda harus membuat file daftar lokasi, yang akan mengingatkan pengguna ke mana jenis file tertentu pergi dan membantu orang mengetahui ke mana harus pergi Temukan mereka. Ingatlah untuk menyertakan apakah file tersebut akan ada di sistem komputer Anda, server internal, di dalam awan, atau disimpan di lokasi fisik seperti lemari arsip. Misalnya, Anda menggunakan gambar, video, atau bahkan foto kertas dalam bisnis Anda. Entri dalam daftar lokasi file Anda mungkin:

• Gambar/video digital: komputer (atau server)—drive E:/foto—file dalam folder subjek yang sesuai
• Foto kertas: lemari arsip 3—Foto—alfa menurut subjek

Jaringan bersama atau drive cloud harus diberi label sesuai dengan isinya, begitu pula laci lemari arsip.

Bagaimana Dokumen Dapat Dibuat dan Disimpan dengan Aman?

Garis pertahanan pertama untuk keamanan dokumen adalah mengamankan secara fisik tempat usaha diri. Semua bisnis, bahkan bisnis rumahan, perlu memasang sistem keamanan.

Bisnis mungkin juga memerlukan atau ingin berinvestasi pada perangkat keamanan lainnya, seperti palang jendela, kamera keamanan, atau layanan patroli. Anda dapat menghabiskan seluruh waktu Anda ingin membuat kata sandi dan mengenkripsi file dalam upaya melindungi file elektronik Anda, tetapi tidak masalah jika seseorang masuk dan mencuri file Anda komputer.

Langkah-langkah keamanan dokumen tambahan meliputi:

• Mengunci semua lemari arsip setelah jam kerja (dan saat makan siang jika tidak ada orang yang dapat dipercaya)
• Cadangkan dokumen elektronik secara teratur, sebaiknya di luar lokasi agar dokumen Anda tidak disimpan data bisnis musnah karena bencana alam
• Membatasi akses pengguna ke dokumen, aplikasi, dan folder tertentu di komputer bersama mana pun
• Mencegah pencurian karyawan dengan melakukan pemeriksaan latar belakang dan referensi sebagai bagian dari proses perekrutan Anda

Menerapkan dan Menindaklanjuti

Setelah Anda membuat rencana pengelolaan dokumen dengan menjawab pertanyaan di atas, Anda siap untuk menerapkannya. Pastikan seluruh staf Anda mengetahui detail sistem manajemen dokumen bisnis Anda dan setiap orang mengikuti prosedur yang sesuai saat membuat, menyimpan, dan mengambil dokumen.

Anda juga harus memastikan bahwa setiap orang yang mengakses dan menggunakan dokumen dalam organisasi Anda melakukan tindakan dengan secara konsisten memberi nama dan menyimpan dokumen dengan tepat. Periksa secara berkala untuk menguji apakah file tertentu dapat ditemukan dengan mudah dan untuk mencegah kesalahan pengarsipan. Bahkan kecerobohan sesekali dapat merusak keseluruhan sistem.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa Sistem Manajemen Dokumen Terbaik?

Tidak ada sistem tunggal yang dapat diterapkan pada semua bisnis secara menyeluruh. Kuncinya adalah memahami kebutuhan bisnis Anda dan kemudian menerapkan praktik yang paling sesuai. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Skala operasi Anda (berapa banyak dokumentasi yang akan disimpan)
• Kisaran tipe data dan informasi yang perlu Anda kelola
• Bagaimana dokumen Anda digunakan dan seberapa sering dokumen tersebut perlu diakses
• Tingkat keamanan diperlukan
• Anggaran Anda—dapatkah Anda menyewa layanan khusus atau membeli perangkat lunak kelas atas atau akankah Anda mengelolanya sendiri?

Apakah SharePoint Dianggap sebagai Sistem Manajemen Dokumen?

Singkatnya, ya, namun dengan peringatan: Produk Microsoft Office tidak dibuat khusus untuk dioperasikan sebagai dokumen sistem manajemen untuk usaha kecil dan harus diterapkan dengan hati-hati dan benar untuk berintegrasi dengan Anda operasi. SharePoint memang memiliki kemampuan untuk menyimpan, melindungi, dan mengelola dokumen serta menyertakan fungsionalitas kolaboratif dan pengarsipan.