Untuk penelepon pertama kali, Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk memberikan kesan pertama yang baik, dan itu adalah ucapan petugas otomatis yang terkomputerisasi. Bagi orang-orang yang sering menelepon perusahaan Anda, Anda pasti ingin membuat proses petugas otomatis Anda seefisien mungkin mungkin sehingga mereka tidak membuang waktu untuk mendengarkan seluruh skrip petugas otomatis Anda setiap saat panggilan.
Cara tercepat dan termudah untuk memprogram dan mencatat fitur petugas otomatis pada sistem telepon Anda adalah dengan menulis skrip pada program pengolah kata. Pilihlah seseorang untuk merekam naskah yang memiliki suara ramah, seseorang yang dapat berbicara tanpa gagap atau ragu-ragu, serta dapat mengucapkan dan mengucapkan setiap kata dan nama dengan jelas.
Praktik Terbaik Penjawab Otomatis dan Hal-Hal yang Harus Dihindari
Bagian pertama dari naskah adalah salam. Ini adalah kesempatan Anda untuk mempresentasikan perusahaan Anda kepada penelepon dan menyambut mereka secara lisan di perusahaan Anda. Berikut beberapa tip tentang cara merekam ucapan selamat datang.
Praktik terbaik
- Mulailah dengan penghargaan atas panggilan atau bisnis mereka.
- Usahakan sapaan singkat agar penelepon kembali tidak tertunda setiap kali mereka menelepon.
- Gunakan tagline, slogan perusahaan, dan nama situs web Anda, atau keduanya jika Anda memilikinya.
Hal yang Harus Dihindari
- Jangan gunakan lebih dari dua atau tiga kalimat untuk menyapa penelepon Anda.
- Jangan promosikan situs web Anda jika situs tersebut tidak memiliki nilai apa pun untuk ditawarkan kepada pelanggan Anda.
- Jangan membuat slogan atau semboyan sekedar untuk mengisi salam.
Opsi Otomatis Praktik Terbaik dan Hal yang Harus Dihindari
Bagian terpenting dari salam petugas otomatis adalah menyajikan opsi yang harus dipilih penelepon Anda untuk menghubungi orang yang ingin mereka ajak bicara. Ada dua jenis penelepon: orang yang tidak mengenal perusahaan Anda dan memerlukan bimbingan, dan penelepon yang tahu persis dengan siapa mereka perlu berbicara dan mengetahui ekstensi mereka.
Praktik terbaik
- Gunakan opsi yang diterima secara umum. Misalnya, "Tekan angka nol untuk Resepsionis", "Tekan tombol pagar untuk kembali ke menu sebelumnya".
- Beri tahu penelepon Anda sesegera mungkin kapan mereka dapat menghubungi ekstensi pihak mereka jika mereka sudah mengetahuinya.
- Beri tahu penelepon Anda terlebih dahulu jika opsi menu Anda berubah baru-baru ini. Hapus pemberitahuan ini setelah tiga minggu.
- Letakkan opsi yang paling sering dipanggil terlebih dahulu.
- Berikan deskripsi opsi sebelum Anda memberikan nomor opsi. Misalnya, "Untuk Dukungan Pelanggan, tekan '5'."
- Periksa dokumentasi sistem Anda untuk nomor opsi menu yang dipesan. (misalnya, semua ekstensi dimulai dengan angka "8" dan oleh karena itu "8" tidak dapat digunakan sebagai pilihan menu).
Hal yang Harus Dihindari
- Jangan katakan "Tolong" sebelum Anda menyajikan setiap pilihan (misalnya, "Silakan tekan 1 untuk... Silakan tekan 2 untuk... Silakan tekan 3 untuk..." dll.)
- Jangan menyajikan lebih dari enam opsi sekaligus. Jika Anda memiliki lebih dari enam opsi, buatlah struktur menu bertingkat. Misalnya, "Untuk opsi Penjualan dan layanan, tekan 5."
- Jangan berasumsi semua orang memiliki ponsel touchtone. Jika pilihan menu tidak dipilih dalam waktu tiga detik setelah akhir salam, sambungkan penelepon ke resepsionis.
Contoh Skrip Petugas Otomatis
- Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, tempat di mana teknologi dan bisnis bersatu. Jika Anda mengetahui ekstensi partai Anda, Anda dapat menghubunginya kapan saja. Jika tidak, pilih salah satu opsi berikut:
Untuk Layanan Pelanggan, tekan '1' - Untuk Dukungan Teknis, tekan '2'
- Untuk jam kerja reguler kami, tekan '3'
- Untuk akuntansi, tekan '4'
- Untuk Pembelian, tekan '5'
- Untuk menemukan lokasi di dekat Anda, tekan '6'
- Jika tidak, tekan '0' untuk resepsionis, atau tetap di telepon dan seseorang akan segera membantu Anda.
- Selamat datang di Perusahaan Teknologi Operasi. Untuk memeriksa status akun Anda, kunjungi kami di web. Jika Anda mengetahui nomor ekstensi orang tersebut, Anda dapat menghubunginya kapan saja.
Untuk direktori perusahaan, tekan '1'. Jika Anda mengetahui nomor ekstensi orang tersebut, Anda dapat menghubunginya kapan saja. - Untuk Dukungan Teknis, tekan '2'
- Untuk Layanan Pelanggan, tekan '3'
- Untuk Penjualan dan Pemasaran, tekan '4'
- Jika Anda ingin berbicara dengan resepsionis, tekan '0' atau tetap di telepon dan salah satu staf kami yang ramah akan membantu Anda. Terima kasih telah menelepon The Operations Tech Company, tempat "Teknologi dan bisnis bersatu".
Salam Setelah Jam Kerja dan Akhir Pekan
Jika bisnis Anda tutup setelah waktu tertentu atau pada akhir pekan, dan tidak ada orang yang menjawab atau membantu penelepon Anda, buatlah salam petugas otomatis setelah jam kerja. Beri tahu penelepon Anda sebelumnya bahwa bisnis tersebut tutup, dan minta mereka menelepon kembali di akhir. Selain itu, pastikan untuk mencantumkan jam operasional normal Anda. Berikut adalah beberapa contoh skrip petugas otomatis setelah jam kerja dan akhir pekan:
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Teknologi Operasional. Saat ini kami sedang tutup. Kami buka dari jam 9 pagi sampai jam 10 malam pada hari Senin sampai Jumat, dan jam 10 pagi sampai siang hari pada hari Sabtu, Waktu Standar Tengah. Jika Anda mengetahui ekstensi partai Anda, Anda dapat menghubunginya kapan saja. Jika tidak, silakan hubungi kembali selama jam kerja normal kami agar kami dapat membantu Anda. Terima kasih telah menelepon The Operations Tech Company, tempat "Teknologi dan bisnis bersatu". Selamat tinggal.
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Teknologi Operasional. Saat ini kami sedang tutup. Jika ini adalah situasi darurat, harap hubungi layanan penjawab kami di 585-555-1234. Jika Anda mengetahui ekstensi partai Anda, Anda dapat menghubunginya kapan saja. Jika Anda memiliki akun dengan kami, Anda dapat memeriksa status Anda 24 jam sehari, 7 hari seminggu di www.operationstech.about.com. Jam kerja normal kami adalah dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore pada hari Senin sampai Jumat, dan jam 10 pagi sampai siang hari pada hari Sabtu, Waktu Standar Pusat. Jika tidak, silakan hubungi kembali selama jam kerja normal kami agar kami dapat membantu Anda. Terima kasih telah menghubungi The Operations Tech Company, tempat di mana teknologi dan bisnis bersatu. Untuk mengulangi pesan ini, tekan tombol pagar. {jeda 3 detik} Selamat tinggal.
Salam Petugas Otomatis Musiman
Untuk mempromosikan salam musiman spesial perusahaan Anda atau hanya untuk menyampaikan salam musiman khusus kepada semua penelepon, Anda mungkin ingin mengawali salam petugas otomatis Anda untuk waktu yang terbatas. Gunakan ini dengan hemat dan hanya jika itu mencerminkan semangat perusahaan Anda. Misalnya, ucapan selamat hari raya musiman yang mendoakan kegembiraan dan kemakmuran bagi penelepon Anda di Tahun Baru tidak akan cocok untuk agen penagihan.
- Anda telah menghubungi Perusahaan Teknologi Operasi. Dari "keluarga kami" hingga "keluarga Anda", kami ingin mengucapkan selamat musim liburan dan Tahun Baru yang sukses. Jika Anda mengetahui perpanjangan partai Anda, Anda dapat ...
- Terima kasih telah menelepon Perusahaan Teknologi Operasional. Tanyakan kepada perwakilan layanan pelanggan Anda tentang diskon 4 Juli kami untuk semua layanan penggantian. Jika Anda mengetahui perpanjangan partai Anda, Anda dapat ...
Melatih dan Menguji Ucapan Anda
Sebelum Anda merekam skrip petugas otomatis, mintalah orang yang Anda pilih untuk membacanya berlatih beberapa kali di depan Anda. Gunakan ini untuk menyempurnakan pengucapan dan pemberitaan. Setelah salam baru direkam, segera hubungi sistem telepon Anda untuk memeriksa kesalahan rekaman dan memastikan semua opsi yang diumumkan berfungsi sebagaimana mestinya.
