Di era SMS dan pesan langsung ini, terkadang sulit untuk mengingat semua yang Anda pelajari di sekolah tentang menulis surat resmi. Anda mungkin menjalani karir bertahun-tahun tanpa harus menulis lebih dari satu email yang terlihat profesional. Namun, menulis surat secara profesional adalah keterampilan penting ketika Anda sedang mencari pekerjaan, membangun jaringan karier, atau mengirim korespondensi terkait bisnis lainnya.
Saat mencari pekerjaan, Anda harus berusaha sekuat tenaga untuk tampil profesional. Santai tidak akan berhasil jika Anda mencoba mengesankan manajer perekrutan dan menonjol dari pesaing Anda. Hal pertama yang dilihat calon pemberi kerja adalah cara surat tersebut ditujukan, sehingga mengikuti aturan yang tepat dalam menangani surat atau korespondensi profesional sangat penting untuk komunikasi terkait karier dan bisnis Anda.
Yang pertama dan terpenting, ketika Anda menulis surat atau mengirim pesan email untuk tujuan pekerjaan atau bisnis, itu benar penting untuk menggunakan bahasa formal saat menyapa orang yang Anda kirimi surat kecuali Anda sangat mengenalnya.
Jika Anda tidak yakin apakah sebaiknya menggunakan sapaan formal atau biasa saja (nama depan), ambillah sisi profesionalisme dan gunakan sebutan formal.
Cara Mengatasi Surat: Bapak, Dr., Ibu, atau Ibu.
Judul yang tepat untuk digunakan saat menulis kepada pria adalah Tuan. Untuk wanita, gunakan Ms., meskipun Anda mengetahui status perkawinan penerima. Nona lebih profesional dari Nona atau Ny, yang mungkin tampak ketinggalan jaman.
Untuk seorang dokter atau seseorang dengan gelar Ph.D., gunakan Dr. sebagai gelar. Sebagai alternatif, Anda juga dapat menggunakan “Profesor” jika Anda menulis surat kepada anggota fakultas universitas atau perguruan tinggi.
Jika Anda tidak mengetahui identitas gender orang yang Anda tuju, gunakan sapaan netral gender dan cukup cantumkan nama depan dan belakangnya, misalnya, "Dear Tristan Dolan".
Contoh Surat Ucapan
Banyak salam surat yang sesuai untuk korespondensi bisnis dan pekerjaan, termasuk:
- Tuan Smith yang terhormat
- Ibu Markham yang terhormat
- Kiley Doe yang terhormat
- Dear Dr. Haven
- Profesor Jones yang terhormat
Ikuti salam dengan titik dua atau koma, lalu gunakan jeda baris dan awali paragraf pertama surat Anda. Misalnya:
Tuan Smith yang terhormat:
Paragraf pertama surat itu.
Menemukan Kontak Person
Alison Czinkota © Saldo 2018
Anda tidak perlu mengetahui nama orang yang Anda tuju, namun tidak ada salahnya, dan nyatanya dapat memberikan kesan positif terutama jika Anda sedang mencoba untuk mendapatkan skor wawancara kerja. Menggunakan nama bisa menjadi tantangan karena pemberi kerja sering kali gagal memberikan nama kontak dalam iklan lowongan kerja, terutama di situs pencarian kerja besar.
Ada baiknya mencoba mencari penghubung karena meluangkan waktu untuk mengetahui nama orang tersebut akan menunjukkan inisiatif pribadi. Ini juga menunjukkan perhatian terhadap detail yang akan bermanfaat bagi Anda saat resume Anda sedang ditinjau.
Cara terbaik untuk mengetahui nama kontak di perusahaan adalah dengan bertanya. Jika Anda sedang membangun jaringan untuk mendapatkan suatu posisi, tanyakan pada kontak jaringan Anda nama dan alamat email orang terbaik untuk diajak bicara tentang posisi tersebut. Jika tidak, hubungi nomor utama perusahaan dan tanyakan nama serta kontaknya kepada resepsionis informasi manajer sumber daya manusia (SDM) yang bertanggung jawab atas perekrutan (atau kepala bagian ini dan itu departemen, dll).
Jika tidak satu pun dari metode tersebut berhasil, Anda sering kali dapat menemukan informasi yang Anda cari dengan melakukan sedikit pencarian di internet. Mulailah dengan situs web perusahaan dan cari personel yang terdaftar. Anda akan sering melihat kontak HR di halaman personalia atau direktori perusahaan.
Jika itu tidak membuahkan hasil, saatnya membuka LinkedIn dan melakukan pencarian lanjutan untuk jabatan dan nama perusahaan. Dalam prosesnya, Anda bahkan mungkin menemukan koneksi lain dengan orang yang Anda cari. Itu bukanlah hal yang buruk ketika Anda mencoba membuat orang melihat resume Anda.
Contoh Surat Dengan Contact Person
Nama depan Nama Belakang
Alamat Anda
Kota Anda, Kode Pos Negara Bagian
Nomor telepon Anda
Email mu
Tanggal
Nama Kontak
Judul
Nama perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Bapak/Ibu yang terhormat. Nama keluarga,
Saya menulis tentang acara jejaring karir mahasiswa universitas Anda yang akan datang. Saya tertarik untuk memesan stan karena kami sedang mencari dua desainer baru.
Nama perusahaan kami adalah Blue Fox Designs, dan saya ingin terhubung dengan beberapa mahasiswa desain dan seni Anda yang akan lulus tahun ini. Kami fokus pada desain dan dekorasi interior rumah kontemporer.
Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki ruang di acara Anda. Anda dapat mengirim email kepada saya di [email protected] atau menghubungi ponsel saya di 555-555-5555.
Sungguh-sungguh,
Tanda tangan (untuk surat hardcopy)
Nama yang Anda Ketik
Ketika Anda Tidak Memiliki Kontak Person
Jika Anda tidak memiliki penghubung di perusahaan, hilangkan salam dari surat lamaran Anda dan mulai dengan paragraf pertama atau gunakan a. salam umum. Misalnya:
- Untuk Perhatian
- kepada manajer perekrutan
- Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
- Tuan atau Nyonya yang terhormat (hati-hati dalam menggunakan yang ini, mungkin terdengar kuno)
Ikuti salam umum dengan titik dua, seperti ini:
Kepada manajer perekrutan:
Paragraf pertama surat itu.
Contoh Surat Tanpa Kontak Person
Nama depan Nama Belakang
Alamat Anda
Kota Anda, Kode Pos Negara Bagian
Nomor telepon Anda
Email mu
Tanggal
Kepada manajer perekrutan:
Saya menulis untuk menanyakan kemungkinan adanya lowongan pekerjaan di Woodlynn Publishing. Secara khusus, saya sedang mencari posisi sebagai asisten administrasi. Saya memiliki pengalaman enam tahun sebagai asisten administrasi di Wedgewood Realty di North Grove, tapi saya akan pindah ke wilayah Anda bulan depan jadi saya sedang mencari posisi baru.
Jika Anda memiliki peluang, beri tahu saya. Saya telah melampirkan resume saya untuk pertimbangan Anda. Manajer saya saat ini, John Anderson, dan dua rekan saya sangat bersedia memberikan referensi untuk membuktikan kualifikasi saya.
Anda dapat menghubungi saya di [email protected] atau melalui telepon di 555-555-5555. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.
Sungguh-sungguh,
Tanda tangan (untuk surat hardcopy)
Nama yang Anda Ketik
Cara Mengatasi Amplop
Gunakan amplop berukuran bisnis (#10) untuk semua korespondensi yang dikirimkan, lipat surat Anda menjadi tiga.
- Alamat pengirim Anda (nama, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) harus berada di kiri atas amplop.
- Pastikan nama dan alamat penerima (contact person, perusahaan, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) berada di tengah amplop.
- Tempelkan prangko di pojok kanan atas amplop.
Keterampilan Komunikasi Profesional
Menyikapi dengan benar a surat bisnis atau profesional bukanlah keterampilan yang hanya Anda perlukan saat sedang mencari pekerjaan. Setelah Anda bekerja, akan ada saatnya Anda harus menulis surat yang memerlukannya alamat resmi dan salam.
