Siapapun yang bekerja pada suatu program pendidikan menyadari pentingnya mengembangkan formulir evaluasi pembicara untuk mengukur efektivitas keseluruhan program atau individu sesi istirahat. Ini merupakan tantangan bagi sebagian besar perencana pertemuan dan acara, dan merupakan langkah yang ingin diabaikan oleh banyak orang.
Bentuk evaluasi pembicara yang baik dapat digunakan sebagai alat penting untuk mengukur efektivitas suatu hal program, dan dapat digunakan sebagai alat untuk mengukur kontribusi pertemuan terhadap organisasi tujuan.
Tantangan
Mungkin tantangan terbesar formulir evaluasi pembicara adalah membuatnya mudah untuk diisi. Meskipun sebagian besar peserta berharap untuk menyelesaikan evaluasi, perlu diingat bahwa mereka biasanya lebih tertarik untuk segera meninggalkan sesi daripada mengisi formulir evaluasi yang panjang.
Menyadari tantangan ini, beberapa perencana memberikan insentif bagi peserta untuk melengkapi formulir. Ini adalah kesempatan bagi perencana untuk bersenang-senang dan memperkuat perusahaan dan dapat mencakup barang-barang promosi dari organisasi atau bahkan sertifikat hadiah.
Elemen
Hal terpenting yang harus diingat oleh perencana pertemuan adalah menjaga formulir evaluasi tetap singkat (satu halaman). Kiat lainnya meliputi:
- Berikan instruksi yang jelas dan singkat.
- Cantumkan nama sesi dan pembicara.
- Ukur efektivitas dalam maksimal lima pilihan.
- Tanyakan apakah tujuan sesi telah tercapai.
- Tanyakan apakah sesi tersebut dianggap berharga.
- Ajukan pertanyaan terbuka untuk informasi lebih lanjut.
- Jaga agar formulir tetap anonim jika diinginkan.
- Tanyakan apakah ada minat untuk menghubungi tindak lanjut.
Yang pasti, umpan balik pada formulir evaluasi akan bersifat subyektif, karena komentar tersebut didasarkan pada banyak faktor pribadi dari orang yang memberikan tanggapan.
Misalnya, mereka yang menghadiri program tertentu kemungkinan besar memiliki tingkat pengalaman profesional yang berbeda dengan topik tertentu, dan hal itu akan memengaruhi cara mereka merespons. Masukan mereka mungkin juga berbeda-beda berdasarkan ekspektasi berbeda terhadap suatu program sebelum hadir.
Contoh Formulir Evaluasi Pembicara
Itu Asosiasi Pembicara Nasional (NSA), Tempe, AZ, telah mengembangkan templat formulir evaluasi pembicara yang digunakan pada pertemuan untuk mengevaluasi sesi pendidikannya sendiri.
“Kami meminta semua pembicara kami untuk memberikan kami hasil pembelajaran dari sesi mereka, yang kami cetak dalam program bersama deskripsi sesi kami,” jelas Marsha Mardock, juru bicara NSA. “Kemudian kami meminta peserta kami untuk mengukur keberhasilan sesi terhadap hasil pembelajaran.”
Pertanyaan khusus meliputi:
- Silakan menilai seberapa baik tujuan pembelajaran sesi ini tercapai.
- Nilai apa yang Anda terima dari sesi ini?
- Apa ide terbaik yang Anda dengar di sesi ini dan ingin Anda gunakan?
NSA didirikan pada tahun 1973 dan merupakan organisasi terkemuka bagi pembicara profesional, menyediakan sumber daya dan pendidikan yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan, integritas, dan nilai profesi pembicara.
Ringkaslah Hasil
Setelah formulir evaluasi dikumpulkan, penyelenggara acara harus mengkompilasi hasilnya menjadi laporan yang merangkum semua hasil. Ini mencakup informasi tentang penilaian pembicara dalam berbagai kategori yang diukur, serta komentar itu sendiri.
Laporan tersebut digunakan untuk mengukur seberapa efektif sesi seminar atau konferensi memenuhi kebutuhan audiens, dan apa yang dapat ditingkatkan di masa depan. Pembicara motivasi Pegine Echevarria dari Tim Pegine Inc., Pantai Ponte Vedra, FL, menyarankan agar penghitungan perencana pertemuan menghasilkan laporan yang disebut Laporan Setelah Tindakan.
Laporan Setelah Tindakan memberikan lebih banyak informasi daripada evaluasi sesi pembicara. Ini adalah evaluasi terhadap program itu sendiri, termasuk proses perencanaannya. Pegine memberikan Laporan Setelah Tindakan setelah setiap ceramah. “Klien saya mengetahui laporan tersebut sebelum setiap acara, dan mereka senang menerimanya setelahnya, ini merupakan nilai tambah bagi mereka.” Dia menjawab pertanyaan untuk perencana pertemuan, termasuk:
- Apa yang mereka lakukan dengan baik?
- Apa yang bisa dilakukan secara berbeda?
- Ide apa yang saya miliki untuk acara mendatang?
“Kami mempelajari hal ini dari militer,” jelas Pegine. “Semua orang di Angkatan Darat menulis Laporan Setelah Tindakan untuk dibagikan kepada atasan mereka, termasuk apa yang berhasil, apa yang tidak, dan solusi untuk perbaikan setelah setiap proyek atau tugas. Kami menyediakan hal yang sama. Laporan tersebut tidak hanya mencakup hasil audiensi tetapi juga informasi dari pengalaman berbicara dan konsultasi saya.”
Pusat Medis Angkatan Darat Walter Reed menguraikan pedoman Laporan Setelah Tindakan untuk merencanakan program pendidikan dengan pembicara. Informasi disajikan dalam format laporan/tabel, dan ringkasannya mencakup unsur-unsur berikut:
- Ikhtisar aktivitas
- Konten aktivitas
- Pembicara tamu
- Proses perencanaan
- Materi kegiatan
- Formulir evaluasi
- Administrasi kegiatan
- data anggaran
