Perencana acara profesional mempunyai banyak jabatan dan memikul berbagai tanggung jawab, tergantung pada keadaan masing-masing acara. Profesi ini membutuhkan keahlian yang unik — Anda mungkin perlu menjadi ahli multitasking dalam satu menit dan pada saat berikutnya menjadi ahli pemecah masalah yang dapat menyelesaikan situasi dengan mudah dan efisien.
Seperti Apa Seharusnya Proposal Bisnis
Proposal bisnis perencanaan acara adalah dokumen komprehensif yang menguraikan layanan yang akan Anda berikan untuk sebuah acara. Ini adalah brosur perusahaan Anda, kampanye pemasaran Anda, dan promosi penjualan Anda, semuanya dikemas menjadi satu. Proposal bisnis acara ini harus menampilkan Anda sebagai seorang profesional berpengalaman dan terampil yang memiliki kualifikasi unik untuk menyelenggarakan acara ini. Ini harus membedakan Anda dari perencana acara lainnya dan menjadikan Anda sebagai seseorang yang dapat dipercaya oleh klien.
Proposal bisnis perencanaan acara harus ditulis dengan baik, memuat secara spesifik mengenai layanan apa saja yang termasuk dalam proposal (dan yang mana tidak), dan ilustrasikan bagaimana Anda akan melaksanakan acara tersebut, dengan memberikan rincian yang diperlukan sehingga klien dapat dengan mudah membayangkan siapa Anda melamar.
7 Hal yang Perlu Disertakan dalam Proposal Bisnis Perencanaan Acara
Langkah integral dalam perencanaan acara adalah menyusun proposal bisnis perencanaan acara yang solid, mengetahui apa yang harus disertakan untuk memasarkan layanan Anda dan mengamankan bisnis klien.
- Pengenalan Bisnis: Perkenalkan secara singkat bisnis perencanaan acara Anda. Diskusikan latar belakang Anda, sertifikasi profesional apa pun, dan lamanya waktu dalam bisnis, pengalaman yang relevan, dan niche khusus Anda jika ada.
- Deskripsi Acara: Berikan cakupan acara secara keseluruhan, termasuk detail yang telah dibahas pada awal acara Anda pertemuan klien, seperti tujuan acara, kemungkinan tanggal, tempat yang perlu dipertimbangkan, jumlah tamu, dll.
- Layanan Perencanaan Acara yang Akan Disediakan: Jadilah sangat spesifik di bagian ini, cantumkan semua layanan yang akan Anda berikan untuk acara ini. Mencantumkan item dengan poin-poin atau subjudul sangat efektif karena merupakan cara mudah bagi klien untuk melihat jangkauan layanan yang disertakan. Cantumkan vendor mana pun yang akan Anda gunakan dan layanan apa pun yang opsional dengan biaya tambahan. Penting untuk menjelaskan secara rinci bagian ini sehingga klien memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang disertakan dan apa yang tambahan.
- Contoh Pekerjaan Anda: Jika Anda telah merencanakan acara serupa dengan yang Anda usulkan kepada klien ini, maka inilah kesempatan Anda untuk memamerkan keahlian tersebut. Sertakan foto, sketsa, kliping berita, atau visual lainnya yang akan membantu memberikan gambaran di benak klien tentang apa yang dapat Anda lakukan. Ini adalah cara yang bagus untuk memasarkan bisnis perencanaan acara Anda.
- Biaya yang Diusulkan: Artikulasikan dengan cermat semua biaya yang terkait dengan perencanaan dan pelaksanaan acara ini. Memformat bagian ini sebagai serangkaian langkah akan memandu klien Anda melalui semua fase acara, membantu mereka memvisualisasikan setiap aspek yang terjadi. Bersikaplah spesifik dalam kategori biaya umum. Misalnya, jika Anda memiliki item baris untuk katering, bagilah biaya-biaya individual untuk makanan yang menunjukkan jumlah per orang, jumlah server yang dibutuhkan dan tarif per jam, biaya sewa meja, linen dan segera. Daripada menyiapkan proposal dengan satu label harga besar di bagian bawah, tulislah proposal yang terperinci sehingga klien Anda dapat memahami biaya individual. Hal ini berguna karena dua alasan: hal ini menggagalkan “kejutan stiker” yang tidak dapat dihindari ketika semua item telah dihitung dan terdapat label harga yang besar. di bagian bawah, dan ini memberi klien Anda kesempatan untuk memutuskan apakah biaya untuk jam koktail tambahan itu sepadan pengeluaran.
- Langkah selanjutnya: Di bagian bawah proposal bisnis acara Anda, sertakan rincian mengenai waktu atau langkah selanjutnya. Jika acara mempunyai tanggal pasti, pastikan Anda menyatakan bahwa kontrak yang ditandatangani harus diterima pada tanggal tertentu agar Anda dapat merencanakan dan melaksanakan acara tersebut. Tentukan setoran yang diperlukan dan tanggal penerimaannya.
- Kontak informasi: Pastikan untuk menyertakan informasi kontak bisnis Anda di bagian bawah proposal bisnis acara. Cantumkan situs web Anda, alamat email, nomor telepon, nomor faks, dan alamat surat. Lampirkan juga kartu nama ke proposal Anda untuk memudahkan referensi.
Bagaimana Tindak Lanjutnya
Setelah mengirimkan proposal bisnis perencanaan acara Anda kepada klien, hubungi mereka untuk memberi tahu mereka bahwa proposal tersebut sedang dalam proses. Beri tahu mereka bahwa Anda akan menindaklanjutinya dalam beberapa hari untuk mengetahui apakah mereka memiliki pertanyaan. Jaga jalur komunikasi tetap terbuka. Bersikaplah responsif dan berikan perhatian pribadi. Ini adalah indikator bagaimana Anda menjalankan bisnis dan akan membantu Anda mencapai kesepakatan secara profesional.
